Tổng Hợp Bài Viết

Toàn Tập Về Quản Lý Thời Gian

Quản lý thời gian là một chủ đề không mới nhưng lại có nhiều quan điểm khác nhau về lĩnh vực này qua từng năm tháng. Nếu ở thời đại cách mạng công nghiệp, quản lý thời gian đồng nghĩa với việc làm nhiều hơn và liên tục hơn trong một khoảng thời gian cụ thể; hay đến thời đại Internet bắt đầu bùng nổ thì quản lý thời gian nghĩa là có một danh sách việc phải làm (to-do list) trong một ngày; và đến bây giờ thì quản lý thời gian đồng nghĩa với việc ưu tiên cho những điều quan trọng và mối quan hệ quan trọng nhất của mình.

Bản thân tôi là một người có tính cách thích mọi thứ linh hoạt, không thích vào khuôn khổ và cấu trúc. Chính vì vậy, khi bắt đầu đi làm tôi gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình sao cho có thể cân bằng được giữa công việc và cuộc sống. Trong khoảng hơn ba năm trở lại đây (từ năm 2014), tôi bắt đầu nghiên cứu nhiều về chủ đề này và tích cực áp dụng những gì mà tôi nghiên cứu được. Trong quá trình nghiên cứu, tôi phát hiện ra rằng quản lý thời gian trong thế kỷ hiện nay không chỉ dừng lại ở yếu tố “thời gian” nữa mà còn được mở rộng hơn thế. Suy cho cùng, tại sao ta lại cần quản lý thời gian? Câu trả lời là để có thể làm tốt công việc của mình và hoàn thành các vai trò của mình một cách chu toàn nhất. Nếu hiểu theo góc nhìn này và đặc biệt là với tính chất của xã hội bây giờ thì chỉ quản lý tốt “thời gian” thôi là chưa đủ mà theo tôi còn hai yếu tố nữa đó là “sự tập trung” và “năng lượng” của một người nữa. Giả sử ta có hai người A và B cùng làm việc trong một khoảng thời gian là 1 tiếng đồng hồ thì khả năng hoàn thành công việc của hai người này sẽ ra sao nếu:

  • Người A: Khả năng tập trung 50% + Mức năng lượng 50%
  • Người B: Khả năng tập trung 100% + Mức năng lượng 100%

Câu trả lời đó chính là người B vì anh ta đã tận dụng được tối đa một tiếng đồng hồ mình có được bằng cách tập trung cao độ và duy trì mức năng lượng của mình ở mức tối ưu nhất. Chúng ta giả sử thêm nếu đây không phải là công việc mà là một mối quan hệ nào đó thì ai sẽ có mối quan hệ tốt đẹp hơn? Một lần nữa chắc chắn là người B vì anh ta dành toàn bộ thời gian của mình để tập trung cho người đối diện với tất cả sức lực của mình.

Từ trường hợp này, tôi đề ra một công thức cho bản thân mình như sau:

Chất lượng công việc / mối quan hệ =
Số lượng thời gian x Cường độ tập trung x Mức năng lượng

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi sẽ trình bày theo một logic đi từ tư duy (mindset), kỹ năng (skillset) và cuối cùng là công cụ (toolset) mà tôi sử dụng để quản lý tốt ba yếu tố trên. Cuối cùng, tôi sẽ trình bày một ngày điển hình của mình khi áp dụng những điều tôi đã trình bày ở trên.

I. TƯ DUY (MINDSET):

Với sự bùng nổ của Internet vào đầu thế kỷ 21, và cho đến bây giờ là sự phát triển của A.I. và hàng trăm các phần mềm được ra đời mỗi ngày, thì người lao động trí óc ngày nay đang gặp phải các thách thức lớn sau:

  1. Quá nhiều sự lựa chọn cần phải đưa ra trong một ngày.
  2. Quá nhiều sự xao nhãng khiến họ mất tập trung.
  3. Quá nhiều lần kiệt sức khi phải làm việc trong một thời gian dài.

Sau một thời gian nghiên cứu, tôi cho rằng mô hình The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity của tổ chức FranklinCovey là một mô hình khá toàn diện để giải quyết ba thử thách trên. Mô hình này cho rằng để giải quyết ba thách thức này đòi hỏi một người cần phải có: (1) Khả năng phán đoán tốt để biết đâu là những lựa chọn quan trọng nhất mà mình cần ưu tiên thời gian; (2) Khả năng lên kế hoạch và làm chủ công nghệ để giảm tối đa sự xao nhãng và (3) Khả năng tái tạo năng lượng của mình thay vì làm đến kiệt sức. Cụ thể hơn, họ cần phải đưa ra 5 Lựa Chọn dưới đây mỗi ngày để làm chủ thời gian, sự tập trung và năng lượng của mình.

  1. Lựa chọn 1: Ưu tiên cho điều quan trọng thay vì phản ứng với những việc khẩn cấp.
  2. Lựa chọn 2: Hướng đến sự xuất sắc thay vì chấp nhận sự tầm thường.
  3. Lựa chọn 3: Đặt lịch cho những “hòn đá lớn” thay vì phân loại những hòn sỏi nhỏ.
  4. Lựa chọn 4: Làm chủ công nghệ thay vì để nó làm chủ mình.
  5. Lựa chọn 5: Tái tạo năng lượng thay vì đốt cháy cạn kiệt “nguồn nhiên liệu” của mình.

Biểu đồ này tóm tắt 5 lựa chọn ứng với mỗi thành tố thời gian, sự tập trung và năng lượng:

5 Choices
Mô hình 5 Lựa Chọn Để Đạt Hiệu Suất Vượt Trội

Sau đây, tôi sẽ phân tích cụ thể hơn từng lựa chọn này.

Lựa chọn 1 – Ưu tiên cho điều quan trọng thay vì phản ứng với những việc khẩn cấp:

Lựa chọn này chính là Thói quen số 3 trong mô hình 7 Thói quen hiệu quả của Stephen Covey.

Nền tảng của việc ra quyết định sẽ được dựa trên Ma Trận Quản Trị Thời Gian với sự tương tác giữa hai yếu tố Khẩn cấpQuan trọng.

Ma trận quản lý thời gian
Mô Hình Ma Trận Quản Trị Thời Gian

Theo mô hình này thì hầu hết chúng ta đều vướng vào cái bẫy của việc “nghiện tính khẩn cấp”. Chúng ta có xu hướng liên kết những việc có tính khẩn cấp đồng nghĩa với nó quan trọng và khi ta hoàn thành một việc khẩn cấp nào đó, não bộ lại tiết ra chất dopamine để làm ta cảm thấy sảng khoái. Vòng lặp này cứ lặp đi lặp lại nhiều lần dẫn đến việc ta luôn đi tìm những việc khẩn cấp chỉ để thỏa mãn cơn nghiện này.

Để chứng minh cho việc này, Chris Bailey, tác giả quyển sách The Productivity Project đã thực hiện một thí nghiệm như sau: anh thử nghiệm giữa tuần làm việc 20 giờ và tuần làm việc 90 giờ trong vòng một tháng để xem hiệu quả của mình như thế nào. Kết quả mà anh quan sát được khá bất ngờ, đó là tuần làm việc 90 giờ chỉ mang lại kết quả nhiều hơn một chút so với tuần làm việc 20 giờ. Chris cho biết: “Dù về mặt kết quả thì khối lượng đạt được là gần như nhau, nhưng tôi lại cảm thấy như mình hiệu quả gấp đôi khi làm nhiều giờ hơn.” Lý do mà Chris “cảm thấy như mình hiệu quả gấp đôi” là bởi vì trong tuần làm việc 90 giờ, anh luôn bận rộn giải quyết hết việc này đến việc khác và cứ mỗi lần hoàn thành một việc gì đó, anh cảm thấy rất hài lòng. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ, có rất nhiều việc mà anh hoàn thành lại không hề quan trọng và không hề đóng góp gì cho công việc của anh cả.

Trong một nghiên cứu độc lập của FranklinCovey trong vòng 6 năm với 351,613 phiếu trả lời từ kháp nơi như Châu Phi, Châu Á Thái Bình Dương, Châu Âu, Mỹ Latinh, Trung Đông, và Bắc Mỹ, họ phát hiện ra rằng 60% thời gian mọi người dành cho những việc quan trọng và 40% thời gian dành cho những việc quan trọng. Thoạt nhiên, ta có thể thấy cũng không quá tệ, nhưng khi FranklinCovey chia nhỏ chúng vào các ô trong Ma Trận Quản Trị Thời Gian thì đây là kết quả họ nhận được:

Time %
Thời Gian Dành Cho Từng Góc Phần Tư

Nếu phân tích một cách kĩ lưỡng, ta sẽ thấy rằng vùng Q1 + Q3 = 51.2% cao hơn rất nhiều so với vùng Q2. Như vậy có nghĩa là trên thực tế chúng ta dành tới hơn 50% để làm những việc khẩn cấp và chỉ có khoảng 30% thời gian là để làm những thứ thực sự có ý nghĩa trong công việc và cuộc sống của mình. Như vậy ta thấy rằng để quản lý thời gian hiệu quả, cần phải giảm đi thời gian ở Q1 và Q3 nhiều nhất có thể và tăng thời lượng tập trung vào những việc quan trọng ở Q2 lên.

Tuy nhiên, Lựa chọn 1 chỉ mới cho ta một nhận thức rằng ta cần phải ưu tiên cho điều quan trọng, vấn đề đặt ra đó là làm thế nào để phân định đâu là những lựa chọn quan trọng? Tiêu chí nào để dựa trên đó ta đưa ra quyết định của mình? Lựa chọn 2 sẽ giúp ta giải quyết vấn đề này.

Lựa chọn 2: Hướng đến sự xuất sắc thay vì chấp nhận sự tầm thường.

Khái niệm xuất sắc ở đây được hiểu theo nghĩa đó là xuất sắc trong những vai trò quan trọng hiện tại của mình. Trong cuộc sống, chúng ta thường định nghĩa bản thân mình bằng những vai trò. Khi chúng ta hỏi người khác hoặc được hỏi: “Bạn làm nghề gì?” thì câu trả lời thường là “Tôi là một CEO”, “Tôi là một Marketer”, “Tôi làm mẹ toàn thời gian”, “Tôi là một người thầy giáo”. Chúng ta có rất nhiều vai trò khác nhau trong cuộc sống và trong mỗi vai trò này, chúng ta đều có những mục tiêu và viễn kiến cá nhân của vai trò đó:

  • Một người là CEO sẽ muốn mình phải xây dựng được đội ngũ mạnh, sản phẩm xuất sắc và kiếm được nhiều tiền chẳng hạn.
  • Người làm mẹ toàn thời gian thì muốn cho con cái tình yêu thương và nền giáo dục tốt đẹp nhất.
  • Người thầy giáo thì muốn truyền cho học trò tình yêu học tập và lý do cần phải quan tâm đến học vấn tự thân.

Như vậy để quản lý thời gian tốt đồng nghĩa với việc biết được những mục tiêu mình đang có trong từng vai trò này, viễn kiến (vision) của mình về vai trò đó là gì, và biết được mình có đang làm tốt hay không trong vai trò đó. Lựa chọn 2 này nói cách khác chính là Thói quen 2 của 7 Thói quen hiệu quả.

Để bắt đầu xác định các vai trò và viết nên viễn kiến của mình, chúng ta sẽ làm theo những bước sau (theo hướng dẫn của sách The 5 Choices):

Bước 1: Xác định vai trò quan trọng trong hiện tại

Đầu tiên ta cần biết được những vai trò quan trọng nhất trong cuộc đời của mình ngay ở hiện tại là những vai trò nào. Thường thì ta có khoảng từ 5-7 vai trò như vậy.

Ví dụ như những vai trò quan trọng hiện tại của tôi là:

  • Một người Coach
  • Một người Cha
  • Một người Chồng
  • Một người Học trò trong chương trình IPL
  • Một người với mối quan hệ với chính Bản thân mình

Bước 2: Đánh giá hiệu quả của mỗi vai trò

Ở bước này ta cần tự hỏi mình: “Tôi đang làm tốt những vai trò này đến mức độ nào?”

Chúng ta cần thành thật cho điểm ở mỗi vai trò từ 1-10 với 1 là tệ nhất và 10 là xuất sắc. Chúng ta cũng có thể hỏi xin phản hồi của những người xung quanh để có một cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả của mình.

Bước 3: Đặt lại tên cho vai trò của bạn để mang lại cảm xúc tích cực và động lực

Ngôn từ tích cực có thể tạo nên cảm xúc và động lực cho chúng ta. Cùng một ý nghĩa nhưng cách dùng từ sẽ khơi gợi lên những cảm xúc hoàn toàn khác nhau.

Lấy ví dụ các vai trò của tôi được đặt tên lại như sau:

  • Coach => The Lighthouse
  • Người học trò ==> A Life-long learner

Chúng ta có thể dùng bất cứ ngôn ngữ nào cũng được, miễn là ngôn ngữ đấy khơi gợi cho chúng ta một ý nghĩa đặc biệt với bản thân mà mỗi khi nhắc đến cụm từ đó nó thúc đẩy chúng ta phải nỗ lực cho vai trò của mình.

Bước 4: Viết một tuyên ngôn cho vai trò của bạn

Ở mỗi vai trò chúng ta cần xác định viễn kiến của mình cho vai trò đó, đích đến cuối cùng của mình là gì, điều gì khi mình đạt được sẽ làm cho mình cảm thấy hài lòng rằng mình đã hoàn thành tốt vai trò đó. Công thức viết bản tuyên ngôn vai trò này rất cụ thể và rõ ràng như sau:

Là một (vai trò)… Tôi sẽ (kết quả hướng đến)… Bằng cách (những hoạt động để đạt đến kết quả đó).

Ví dụ với vai trò là A Life-long Learner của tôi, tôi sẽ viết như sau:

Là một Tôi sẽ Bằng cách
Life-long Learner (Người học tập suốt đời) Sống với 3 tinh thần “Thực học, Khai phóng, Chuyên sâu” và 3 giá trị “Tự do, Trách nhiệm, Ưu tú” của IPL Sống dấn thân và thực học thay vì sống làng nhàng và hư học; luôn tự nhắc nhở mình về những “điểm mù” của bản thân bằng cách phản tỉnh và phản tư chính mình; nỗ lực mở rộng góc nhìn của mình bằng cách liên tục học hỏi từ trong sách vở và trong thực tế; chấp nhận những quan điểm khác biệt của người khác để học hỏi và phát triển.

Bước 5: Đặt mục tiêu cụ thể cho từng vai trò

Sau khi đã xác định vai trò và đích đến mình muốn hướng tới trong từng vai trò, tôi sẽ xác định những mục tiêu cụ thể trong năm nay để giúp tôi tiến gần hơn đến cái đích mà tôi đã chọn. Phương pháp đặt mục tiêu thông dụng nhất sẽ là dùng SMART Goals, hoặc theo như trong The 5 Choices thì là công thức Từ X đến Y vào lúc Z. Ví dụ:

  • Giảm từ 90 cân xuống 70 cân vào 25/12/2018
  • Nâng cao thu nhập từ 15 triệu lên 30 triệu vào 23/4/2018

Ngay cả những thứ khó định lượng như mối quan hệ thì ta cũng có thể đưa nó về được định lượng bằng cách trước tiên xác định từ 1-10 thì điểm số hiện tại là bao nhiêu, sau đó xác định mình muốn hướng đến điểm số bao nhiêu. Ví dụ:

  • Nâng cao mối quan hệ với vợ / chồng từ 4 điểm lên 8 điểm vào 20/10/2018
  • Tăng khả năng thuyết trình từ 6 điểm lên 7 điểm sau một tháng nữa

Tiếp tục lấy ví dụ ở trên, tôi sẽ đặt ra những mục tiêu sau:

Là một Tôi sẽ Bằng cách Mục tiêu 2018
Life-long Learner (Người học tập suốt đời) Sống với 3 tinh thần “Thực học, Khai phóng, Chuyên sâu” và 3 giá trị “Tự do, Trách nhiệm, Ưu tú” của IPL Sống dấn thân và thực học thay vì sống làng nhàng và hư học; luôn tự nhắc nhở mình về những “điểm mù” của bản thân bằng cách phản tỉnh và phản tư chính mình; nỗ lực mở rộng góc nhìn của mình bằng cách liên tục học hỏi từ trong sách vở và trong thực tế; chấp nhận những quan điểm khác biệt của người khác để học hỏi và phát triển. 1. Hoàn thành một năm học tại IPL với điểm số xuất sắc (> 9) bằng tinh thần dấn thân và thực học.

Quy trình này lập lại tương tự như vậy cho các vai trò quan trọng khác. Tuy nhiên, sách khuyến khích mỗi người chỉ nên xác định từ 3-6 vai trò quan trọng nhất trong giai đoạn hiện tại để tránh bị quá tải.

Sau khi đã có được một bản tuyên ngôn vai trò với các mục tiêu cụ thể, lúc này ta đã có được tiêu chí để phân định việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc không quan trọng, việc nào là gấp hay không gấp để sắp xếp chúng vào đúng góc phần tư tương ứng.

Lựa chọn 3: Đặt lịch cho những “hòn đá lớn” thay vì phân loại những hòn sỏi nhỏ.

Ở lựa chọn này câu hỏi quan trọng nhất được đặt ra đó là: “Một đến hai việc quan trọng nhất mà tôi muốn đạt được trong tuần này trong vai trò này là gì?”

Khi đã có danh sách những điều quan trọng, ta sẽ lên lịch thực hiện cho những việc này trước tiên. Sau khi đã lên lịch ưu tiên thì lúc này ta mới bắt đầu sắp xếp cho những việc ít quan trọng khác trong các khung giờ còn trống.

Typical Week

Ở hình trên có một khoảng thời gian từ 8:00 – 9:00 sáng thứ Hai mỗi tuần mà tôi gọi là “Strategic Weekly Planning” (Lập kế hoạch chiến lược tuần). Đây là lúc tôi xem lại toàn bộ một tuần vừa qua và bắt đầu lên kế hoạch cho một tuần sắp tới. Khoảng thời gian này rất quan trọng với tôi và tôi rất hạn chế để cho bất kỳ việc gì xen ngang vào khoảng thời gian này.

Quay lại mô hình tổng quan 5 Lựa Chọn ở đầu bài, ta có thể thấy rằng việc đặt lịch cho những “Hòn đá lớn” này sẽ giúp ta nâng cao khả năng tập trung của mình hơn rất nhiều so với khi ta không có một lịch trình với những việc quan trọng đã được ưu tiên. Để hình dung rõ hơn, tôi muốn dùng hình ảnh của một trận chiến. Trước khi bước ra cuộc chiến, vị tướng lãnh đạo phải luôn có một kế hoạch hành động đã được vạch sẵn từ trước đó để đảm bảo rằng quân đội sẽ tập trung thực hiện theo đúng kế hoạch này nhất có thể. Dĩ nhiên khi cuộc chiến thật sự diễn ra sẽ có sai lệch so với kế hoạch, nhưng lúc này việc điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc không có bất kỳ kế hoạch nào cả.

Lựa chọn 4: Làm chủ công nghệ thay vì để công nghệ làm chủ mình

Tôi sẽ chia sẻ về Lựa chọn này ở phần thứ IV. Một ngày điển hình của tôi bằng video để thể hiện trực quan hơn suy nghĩ của mình.

Lựa chọn 5: Tái tạo năng lượng thay vì đốt cháy cạn kiệt “nguồn nhiên liệu” của mình.

Cơ thể chúng ta cũng giống như một chiếc xe vậy, nếu chúng ta liên tục chạy xe mà không đổ xăng / bảo trì cho xe thì đến một lúc nào đó chiếc xe sẽ không tiếp tục vận hành được nữa. Tương tự, cơ thể nếu chỉ làm việc liên tục mà không có những hoạt động / phương pháp để tái tạo năng lượng thì đến một lúc sẽ không còn khả năng để tiếp tục hoạt động một cách tối ưu nhất.

Về mặt năng lượng, tôi dựa trên ba mô hình năng lượng của “The 5 Choices”, “The Power of Full Engagement” của tác giả Tony Schwartz và Jim Loehr, “Are You Fully Charged?” của Tom Rath rồi sau đó cải biến lại theo suy nghĩ của mình. Qua kinh nghiệm áp dụng cá nhân, tôi cho rằng chúng ta có ba nguồn năng lượng chính đó là: Thể chất (Physical), Cảm xúc (Emotional) Tinh thần (Spiritual).

Về mặt thể chất bao gồm ba điều đó là ăn đúng (ăn các loại thức ăn cung cấp đủ dưỡng chất), ngủ đủ (trung bình 7 tiếng một ngày) và di chuyển nhiều (có ít nhất 30 phút một ngày để tập thể dục). Nếu áp dụng đúng ba điều này sẽ mang lại cho chúng ta nguồn năng lượng thể chất dồi dào. Đây cũng là nguồn năng lượng dễ dàng nâng cao nhất trong ba nguồn năng lượng ở mô hình trên.

Về mặt cảm xúc thì bao gồm mối quan hệ với con người bên trong mìnhmối quan hệ sâu sắc với những người khác. Tiến sĩ Chérie Carter-Scott từng nói rằng: “Mối quan hệ quan trọng nhất mà bạn có trong cuộc đời này là mối quan hệ với chính bản thân bạn.” Mối quan hệ với bản thân mình nghĩa là tôn trọng cảm xúc của mình, mong muốn của mình và dành thời gian cho chính mình. Một vài hoạt động tôi thường làm đó là viết nhật ký, nghe những bản nhạc sâu lắng, dành thời gian đọc sách để chiêm nghiệm v.v. Mối quan hệ với những người khác nghĩa là có một nhóm bạn cùng hệ giá trị và mục đích chung. Có một nghiên cứu kéo dài 75 năm của Robert Waldinger – một giáo sư tại Đại Học Y Harvard – nhằm tìm ra điều gì khiến cho con người hạnh phúc và khỏe mạnh. Trong suốt 75 năm, nhóm nghiên cứu theo dõi 724 người đàn ông từ khi họ còn là thiếu niên cho đến bây giờ (hầu hết người tham dự nay đã ở tuổi 90). Những người này được chia thành hai nhóm, một nhóm là các sinh viên năm nhất tại Đại học Harvard và nhóm thứ hai là một nhóm các chàng trai ở khu vực nghèo khổ nhất của Boston. Các chàng trai này sau đó trưởng thành và gia nhập vào đủ mọi tầng lớp trong cuộc sống. Có người là công nhân nhà máy, người thì là bác sĩ, người thì là luật sư. Một người trong đó thậm chí trở thành Tổng thống Mỹ. Một số bị nghiện rượu. Một số ít khác thì bị tâm thần phân liệt. Rất nhiều người leo lên đỉnh cao của nấc thang thành đạt, trong khi một số khác thì nằm ở dưới đáy xã hội. Tuy nhiên, nghiên cứu phát hiện ra rằng dù là ở địa vị nào đi nữa thì chỉ có một thứ duy nhất khiến con người cảm thấy hạnh phúc, đó chính là: Những mối quan hệ tốt đẹp và sâu sắc. Chính vì vậy, nếu ta muốn có một nguồn năng lượng cảm xúc dồi dào thì chúng ta chắc chắn phải có mối quan hệ tốt đẹp với chính mình và với người khác.

Về mặt tinh thần đó là việc kết nối với sứ mệnh của mình cảm giác phụng sự cho một điều gì đó lớn hơn chính mình. Đây là nguồn năng lượng khó đạt được nhất nhưng cũng là nguồn năng lượng dồi dào nhất nếu có được nó. Nhắc đến nguồn năng lượng này, tôi nhớ ngay đến Giáo sư Stephen Hawking, người vừa qua đời gần đây. Dù thân thể ông không được như người bình thường, nhưng tôi tin rằng ông có nguồn năng lượng to lớn hơn bất cứ người khỏe mạnh nào, bởi một lẽ ông biết được sứ mệnh của mình và tại sao mình phải sống với sứ mệnh đó. Nhờ vậy, ông đã đạt được những kết quả phi thường khiến bao người kính phục.

Mô hình 5 Lựa Chọn này chính là tư duy bao trùm lấy việc quản lý thời gian, tập trung và năng lượng của tôi. Tuy nhiên, nếu chỉ có tư duy thôi thì bức tranh này theo tôi vẫn chưa hoàn chỉnh. Lý do là khi một ngày diễn ra sẽ có rất nhiều điều không theo được dự trù của mình. Chính vì vậy, tôi rèn luyện cho mình kỹ năng để quản lý công việc theo mô hình Getting Things Done (GTD) của David Allen.

II. KỸ NĂNG (SKILLSET)

GTD là một trong những phương pháp để quản lý công việc nổi tiếng nhất được phát minh bởi David Allen.

Nguyên tắc căn bản của GTD đó là “Não bộ không được dùng để chứa ý tưởng, mà là để sáng tạo ý tưởng”“Hầu hết căng thẳng của chúng ta đến từ việc không quản lý tốt những cam kết trong cuộc đời mình”.

Để có thể giải phóng bộ não khỏi việc chứa ý tưởng và để quản lý tốt cam kết của mình, chúng ta cần có:

  • Một hệ thống quản lý công việc mà chúng ta tin tưởng.
  • Một nơi để ta có thể thu thập tất cả mọi thứ đang diễn ra.
  • Năng lực làm rõ và đưa ra quyết định với các hạng mục mình đã thu thập.
  • Một hệ thống gợi nhắc ta hành động.
  • Liên tục cập nhật thường xuyên hệ thống đó để đảm bảo các cam kết được quản lý tốt.

Để làm được điều này, GTD trình bày cho chúng ta năm bước sau:

GTD
Mô Hình 5 Bước GTD – Nguồn: www.gettingthingsdone.com
Tạm dịch:

1.     Thu thập những gì khiến bạn lưu tâm: Sử dụng khay hồ sơ, sổ tay, sổ tay điện tử, hoặc một thiết bị ghi ấm để thu thập tất cả những gì khiến bạn lưu tâm. Những việc cần làm, các dự án, vấn đề cần giải quyết, dù lớn hay nhỏ, cá nhân hay trong công việc.

2.     Làm rõ hạng mục này có ý nghĩa gì: Với mọi thứ bạn đã thu thập, hãy tự hỏi: Có hành động được hay không? Nếu không, hãy loại bỏ nó, “ấp” nó, hoặc lưu trữ làm thông tin tham khảo. Nếu hành động được, hãy quyết định hành động tiếp theo là gì. Nếu ít hơn hai phút, hãy làm ngày. Nếu không, hãy ủy thác nếu có thể; hoặc đưa nó vào một danh sách việc phải làm.

3.     Sắp xếp các hạng mục vào đúng chỗ của nó: Đặt các gợi nhắc hành động vào danh sách tương ứng. Ví dụ, tạo các danh sách cho những hạng mục phù hợp – cuộc gọi, việc lặt vặt, emails cần gửi v.v.

4.     Xem lại thường xuyên: Xem lại danh sách của bạn thường xuyên nhất có thể để tin tưởng vào lựa chọn của mình về việc phải làm tiếp theo. Thực hiện một buổi đánh giá hàng tuần để cập nhật hệ thống của mình.

5.     Hành động: Sử dụng hệ thống của bạn để thực hiện hành động với sự tự tin.

 Dưới đây là mô hình luồng làm việc GTD do tôi tự vẽ lại và điều chỉnh cho phù hợp với phong cách làm việc của mình.

GTD Workflow

Về cách thức ứng dụng GTD vào công việc tôi sẽ chia sẻ trong phần IV. Một ngày điển hình để có một cái nhìn trực quan hơn.

Phần tiếp theo, tôi sẽ liệt kê một số công cụ hỗ trợ cho tôi trong quá trình quản lý một ngày của mình.

III. CÔNG CỤ (TOOLSET) / PHƯƠNG PHÁP (TECHNIQUES):

Quản lý thời gian 1. Toggl: Đây là công cụ để giúp tôi quản lý xem mình đã sử dụng bao nhiều thời gian cho một việc nào đó. Trước khi bắt đầu làm một việc gì, tôi sẽ khởi động chương trình và đến khi hoàn thành công việc chương trình sẽ cho tôi biết mình đã mất bao nhiêu thời gian. Công cụ này có tích hợp cả phương pháp Pomodoro (làm việc 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút) giúp tập trung hơn trong công việc rất hữu ích.

2. Rescuetime: Công cụ này sẽ theo dõi thời lượng mà tôi sử dụng một phần mềm hay theo dõi một trang web nào đó trong ngày. Ví dụ nếu tôi sử dụng Facebook trong 45 phút thì phần mềm sẽ có nơi thể hiện cho tôi thấy rằng tôi đã dùng Facebook được 45 phút.

3. Google Calendar: Lịch làm việc của tôi và được đồng bộ hóa xuyên suốt các thiết bị điện tử mà tôi sử dụng (smartphone, laptop và tablet). Nhờ vậy tôi có thể truy cập vào lịch này ở bất kỳ đâu mà tôi muốn và thực hiện những điều chỉnh khi cần một cách dễ dàng.

Quản lý sự tập trung / công việc / tài liệu 1. Todoist: Todoist là trợ thủ đắc lực nhất của tôi trong việc quản lý các công việc của mình. Tôi sử dụng nó mỗi ngày và áp dụng nguyên lý GTD một cách sát sao khi sử dụng Todoist.

2. Evernote: Evernote là công cụ giúp tôi lưu trữ các loại tài liệu, ý tưởng, văn bản và giúp tôi tra xuất lại chúng một cách nhanh chóng. Rất nhiều người không tổ chức văn bản một cách khoa học, dẫn đến việc mất rất nhiều thời gian để tìm lại một văn bản nào đó. Evernote giúp tôi có thể dùng não bộ của mình để sáng tạo ý tưởng thay vì chứa ý tưởng.

3. Cold Turkey: Phần mềm này giúp tôi chặn những trang web mà tôi chỉ định trong một khoảng thời gian mà tôi mong muốn, từ đó giúp tôi tập trung hơn trong lúc mình làm việc.

4. Pomodoro: Đây là phương pháp được phát minh bởi Francesco Cirillo với mục đích ban đầu là giúp cho ông tập trung hơn trong quá trình còn là sinh viên của mình. Phương pháp này quy định rằng cứ mỗi 1 Pomodoro (25 phút) cực kỳ tập trung không để bất kỳ điều gì khiến mình xao lãng, thì chúng ta sẽ nghỉ ngơi trong vòng 5 phút để thư giãn. Sau 5 phút lại tiếp tục 1 Pomodoro nữa và cứ tiếp tục vòng lặp như vậy cho đến khi hoàn thành xong công việc của mình. Lý tưởng nhất là mỗi ngày có ít nhất 8 Pomodoro hoàn hảo (khoảng 4 tiếng cực kỳ tập trung) là có thể giải quyết một khối lượng lớn công việc của mình.

Quản lý năng lượng 1. Thời Gian Vàng Sinh Học (Biological Prime Time): Khái niệm này được giới thiệu trong quyển sách Work the System của Sam Capenter. Đây là khoảng thời gian vàng mà mỗi người tự nhiên có nhiều năng lượng, sự sáng tạo và tập trung hơn các khoảng thời gian khác mà không cần nhờ bất kỳ một chất kích thích nào. Khoảng thời gian vàng này của tôi là vào buổi sáng, từ 8h – 11h và đây sẽ là lúc tôi đặt lịch thực hiện những việc quan trọng nhất của mình trong khoảng thời gian này.

2. Tôi sử dụng thêm vòng đeo tay thông minh để quản lý quá trình tập luyện và ngủ nghỉ của mình. Dựa trên các dữ liệu thu thập được, tôi có thể đưa ra những điều chỉnh để thích ứng với hoàn cảnh hiện tại của mình.

IV. MỘT NGÀY ĐIỂN HÌNH

Đây là video mô tả một ngày điển hình của tôi, có thể xem được online ở đây.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. Cal Newport (2016), Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing.
  2. Chris Bailey (2017), The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy, Crown Business.
  3. David Allen (2015), Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books.
  4. Francesco Cirillo (2018), The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time Management System That Has Transformed How We Work, Currency.
  5. Jim Loehr, Tony Schwartz (2005), The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal, Free Press.
  6. Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne (2016), The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity, Simon & Schuster.
  7. Sam Capenter (2011), Work the System: The Simple Mechanics of Making More and Working Less, Greenleaf Book Group Press.
  8. Stephen R. Covey (2013), The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change (Anniversary Edition), Simon & Schuster.
  9. Tom Rath (2015), Are You Fully Charged? The 3 Keys to Energizing Your Work and Life, Silicon Guild.
  10. Cal Newport, Work Accomplished = Time Spent x Intensity, ngày tiếp cận 16/03/2018, http://calnewport.com/blog/2014/04/08/work-accomplished-time-spent-x-intensity/
  11. Carl R. W. Pullein (2017), Working with Todoist series, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.youtube.com/watch?v=DhP7SJKiQ20&list=PLAzfmm1gS2_UIsnCtmVq52bljDw8Am2VH
  12. Carl R. W. Pullein, Working with Evernote series, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.youtube.com/watch?v=UMayVLAKAvU&list=PLAzfmm1gS2_XNMhxQJoomJLKc-GG-1Ux6
  13. Michael Hyatt, How I Organize Evernote, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://michaelhyatt.com/evernote-tags/
  14. Neil Vidyarthi, A Quick and Easy Guide to Completing Any Project in Todoist, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://blog.doist.com/a-quick-and-easy-guide-to-completing-any-project-in-todoist-a40221971000
  15. Robert Waldinger, What makes a good life? Lessons from the longest study on happiness, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.ted.com/talks/robert_waldinger_what_makes_a_good_life_lessons_from_the_longest_study_on_happiness

 

Nói “Không” Để Giành Lại Thời Gian Của Bạn

Chào bạn,

Mỗi người chúng ta đều có 24 giờ trong ngày nhưng mình gặp nhiều người thì lúc nào cũng nghe than thở là “Không đủ thời gian” hết. Mà đặc biệt là số lượng này là những bạn trẻ mới đi làm hay các bạn sinh viên. Nhưng mình nghĩ, các bạn có bận mấy thì cũng không thể bận bằng các vị thủ tướng, tổng thống, CEO các kiểu được. Các vị ấy trăm công nghìn việc mà cũng chỉ có một quỹ thời gian 24 giờ như tất cả mọi người thôi. Vậy thì chúng ta, những người không phải gánh vác nhiều trách nhiệm bằng các vị ấy, sao có thể nói là mình “Không đủ thời gian” được?

Theo quan điểm cá nhân của mình, thật ra khi ta nói “Không đủ thời gian” thì đó là ta đang nói rút gọn đi thôi. Trên thực tế, khi ta nói như vậy thì ý của ta là “Không đủ thời gian cho những việc quan trọng với mình” thì đúng hơn. Khi ta không làm những việc quan trọng với mình, thì một lẽ dễ hiểu là ta luôn cảm thấy một ngày của mình thời gian cứ trôi đi đâu mất. Mới tỉnh dậy quanh qua quẩn lại một chút mà đã thấy hết ngày. Mà ngồi nhìn lại một ngày thì lại thấy mình chẳng làm được gì cả.

Vậy vấn đề ở đây là ta cần phải xác định rõ đâu là những việc quan trọng với mình, với cuộc đời mình. Và ta cũng cần biết rõ là thời gian của ta đang dành để làm những việc đó hay không? Mình nhận thấy có hai lý do lớn sau khiến ta không ưu tiên cho những việc quan trọng với mình.

1. Không dám từ chối

Một trong những lý do lớn nhất khiến mình thấy nhiều bạn chẳng có thời gian làm việc quan trọng của mình là vì bạn không dám từ chối người khác. Khi có người nhờ làm điều gì đó, bạn biết là không quan trọng với mình, nhưng bạn không từ chối được. Đồng nghiệp yếu kém, ngại việc nên đẩy việc cho bạn, bạn biết thừa nhưng lại không đủ can đảm từ chối vì sợ người ta nói bạn không hòa đồng. Làm việc nhóm với nhau thì có những thành viên lười biếng, chỉ chăm chăm “hưởng sái” kết quả của nhóm, thành thử bạn phải một tay thầu hết trong khi không dám phản hồi cho kẻ lười biếng kia nhận lấy trách nhiệm của hắn ta.

Mình vẫn hay nói với các bạn học viên trong khóa học “Làm Việc Hiệu Quả Không Hề Khó” của mình đó là: “Khi bạn nói ‘Có’ với một số việc, nghĩa là bạn đang nói ‘Không’ với một số việc khác.” Nếu bạn nói “Có” với những yêu cầu của người khác, nghĩa là bạn đang nói “Không” với những việc quan trọng mình cần làm.

Một ví dụ cụ thể là vừa rồi một người bạn của mình có nhờ mình cùng với bạn thực hiện một buổi chuyên đề về hướng nghiệp cho các em học sinh ở Đồng Nai. Đây là một hoạt động mình đã từng làm với bạn mình năm ngoái và trên thực tế thì mình cũng rất muốn tham dự năm nay. Nhưng nghĩ cho thật kỹ, thì việc tổ chức chuyên đề này có tính quan trọng với bạn mình hơn là với mình. Song song với đó thì sau ngày tổ chức chuyên đề 2 ngày sẽ là buổi học đầu tiên của chương trình hạt giống lãnh đạo IPL mà mình đang theo học. Và mình thì muốn giữ cho tinh thần và sức khỏe ở mức cao nhất để tham gia buổi đầu tiên này hiệu quả. Vậy là dù rất tiếc nhưng mình vẫn phải từ chối bạn mình cho buổi chuyên đề năm nay. Một điều đặc biệt xảy ra là đầu tuần này, mình nhận được yêu cầu phải làm một bài tiểu luận để chuẩn bị cho buổi học đầu tiên của chương trình và phải nộp vào cuối tuần này. Khi ngẫm nghĩ lại, mình mới thấy rõ ý nghĩa của “Nói ‘Không’ với một số việc để nói ‘Có’ với một số việc.” Nếu mình nhận lời làm chuyên đề cho bạn mình (quan trọng với bạn), hẳn nhiên mình sẽ còn rất ít thời gian để thực hiện bài tiểu luận (quan trọng với mình).

(Mình không nói bạn phải trở thành một người ích kỷ, máy móc luôn từ chối người khác. Mình đang nêu ví dụ ở trên để bạn hiểu rằng có đôi khi bạn cần ưu tiên thời gian cho những điều quan trọng với bạn trước, rồi mới đến ưu tiên cho người khác.)

2. Không biết mình muốn gì

Mình nhận thấy rằng thường khi bạn không từ chối được là do bạn không biết mình muốn gì cho cuộc đời mình cả. Bạn không biết ưu tiên của bạn ở đâu và cái gì là quan trọng với bạn. Thành thử, một ngày của bạn sẽ rất trống rỗng. Chính vì sự trống rỗng này dẫn đến việc sợ cảm giác mình là người vô dụng. Vì vậy, bạn phải hướng ra bên ngoài để xem có gì cho mình làm hay không để không thấy mình lãng phí thời gian. Thế nên người khác nhờ là bạn nhận ngay. Vì chí ít, lúc này bạn còn thấy mình có ích.

Mình không cực đoan đến độ nói điều này là không tốt. Thật ra ở một số giai đoạn cuộc đời, việc này tốt vì nó là một cơ hội để bạn dấn thân và tìm ra chính mình. Nhưng nó cũng chỉ nên là một giai đoạn thôi, không thể kéo dài cả đời sống vì mục tiêu hay đòi hỏi của người khác được. Bạn cần phải xác định cái mình muốn là cái gì.

Mình có viết một bài là “Quản Lý Thời Gian Bằng Vai Trò” để giúp bạn làm rõ hơn cái bạn muốn. Đây là phương pháp mình thấy đơn giản nhưng rất hiệu quả.

Khi bạn đã biết mình muốn gì. Khi bạn đã biết một tuần của mình cần làm gì, tháng tiếp theo mình muốn đạt được gì v…v… thì việc từ chối sẽ rất dễ. Có thể ban đầu bạn chưa quen, nhưng chỉ cần lần đầu tiên bạn can đảm từ chối, thì những lần sau sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Chúc cho bạn học được cách “Nói Không để nói Có”.

Thân mến,

Đinh Hải Đăng

Xác Định Thời Gian Vàng Sinh Học Để Làm Việc Hiệu Quả Hơn

Chào các bạn,

Hôm nay mình chia sẻ thêm với các bạn một phương pháp khác để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, đó là “Xác Định Thời Gian Vàng Sinh Học” của bạn.

Mỗi người chúng ta, về mặt sinh học, sẽ có một thời gian vàng khác nhau. Và trong khoảng thời gian này mọi người sẽ đạt hiệu suất cao nhất, sáng tạo nhất, tập trung nhất, nhiều năng lượng nhất. Và mình nhắc lại, không ai giống ai về mặt thời gian sinh học vàng cả. Để mình ví dụ sự khác biệt cho các bạn thấy:

  • Với bản thân mình thì như sau: Thường thức dậy vào lúc 6h30 sáng. Và thời gian sinh học vàng của mình thường sẽ bắt đầu lúc 8h cho đến tầm 11h trưa. Sau đó thì năng lượng của mình giảm dần và buổi chiều thường là lúc thấp nhất. Đến tầm tối khoảng 8h thì khoảng thời gian vàng này lại xuất hiện và kéo dài đến khoảng 10h tối.
  • Với sếp cũ của mình thì ngược lại: Thường không dậy sớm vào buổi sáng. Sau khi dậy thì lang thang đọc cái này cái kia, cho đến trưa gần 12h mới vào công ty. Ăn uống chém gió các kiểu thì tầm 2h trưa mới tập trung làm việc đến khoảng 7h tối. Sau đó thì đến tối tầm 11h sẽ lại làm việc tới khoảng 1-2h đêm gì đó thì mới đi ngủ.

Bạn thấy đấy, thời gian vàng sinh học cực kỳ khác nhau ở mỗi người. Vậy việc biết được thời gian vàng của mình quan trọng như thế nào? Theo mình có một vài ý sau:

1. Thường khi đọc báo, ta hay thấy những bài viết như “Người thành công dậy sớm làm 5 điều sau vào buổi sáng”; hay “Muốn thành công, hãy dậy sớm và làm những điều sau” v…v… Tuy nhiên, ở ví dụ trên mình đã chỉ ra cho bạn thấy mỗi người rất khác nhau, và cả hai đều có những thành công nhất định. Nếu không muốn nói, sếp mình cực kỳ thành công trong mảng sự nghiệp của anh (mà ảnh đâu có dậy sớm đâu). Nếu bạn không làm việc hiệu quả vào buổi sáng, mắc gì cứ phải dậy sớm để làm khổ mình?

2. Thời gian vàng sinh học là khoảng thời gian hiệu quả nhất của bạn, vậy nên bạn cần phải bảo vệ nó tối đa. Trong khoảng thời gian này chỉ nên tập trung làm những việc quan trọng nhất, thử thách nhất và đòi hỏi đến sự sáng tạo, trí tuệ của mình nhất. Đừng dùng nó vào những việc phí phạm như: trả lời mail, họp hành, làm việc ít giá trị, việc hành chính – giấy tờ, lướt web, facebook v…v…

Có một câu nói của Jim Rohn mà mình rất thích là: “Hãy học cách phân định giữa cái gì là chính, cái gì là phụ. Rất nhiều người không thành công đơn giản vì họ dành thời gian chính cho việc phụ, và dành thời gian phụ cho việc chính.” 

Đừng dùng thời gian vàng của mình vào những việc lặt vặt bạn nhé.

3. Những khoảng thời gian mà năng lượng của bạn thấp hơn, bạn có thể dùng nó để làm những việc ít đòi hỏi tư duy và sáng tạo hơn. Hoặc nếu bạn biết đó là thời gian thấp điểm của mình thì có thể sắp xếp các hoạt động giúp lấy lại năng lượng như tập thể dục thể thao, ăn uống lấy lại sức, ngồi thiền, yoga, giao tiếp với đồng nghiệp (dành cho người hướng ngoại). Như vậy, bạn vừa hiệu quả mà lại tận dụng tối đa thời gian mình có trong một ngày.

Làm Thế Nào Để Xác Định Thời Gian Vàng?

Dễ nhất là tự quan sát bản thân. Bạn hãy thử nghiệm trong một tuần tới như sau:

  • Nếu không có chất kích thích, caffein thì bạn thấy mình có nhiều năng lượng nhất vào khoảng thời gian nào?
  • Hãy đi ngủ và thức dậy một cách tự nhiên nhất, không dùng báo thức, không dùng điện thoại trước khi ngủ để xem mình là người “cú đêm” hay “chim sớm”.

Sau một tuần, bạn sẽ bắt đầu thấy được mô thức tự nhiên của mình thôi. Rất đơn giản.

Còn hai cách khác nữa đó là làm một bài trắc nghiệm và ghi chú vào bảng theo dõi năng lượng. Tuy nhiên, hai cách này mình xin phép không được share vì nó độc quyền dành riêng cho các bạn nào học khóa học “Làm Việc Hiệu Quả Thật Dễ Dàng” mà mình đang tổ chức. Bạn nào muốn biết thêm thì hãy cân nhắc tham gia khóa học nhé.

Chúc các bạn sớm xác định thời gian vàng của mình.

Thân mến,

Đinh Hải Đăng

Công Việc Quan Trọng Nhất (Most Important Tasks – MIT) Của Bạn Là Gì?

Chào bạn,

Hôm nay mình muốn chia sẻ với các bạn một phương pháp đơn giản đã giúp cho mình nâng cao hiệu quả làm việc của mình lên rất nhiều.

Một trong những điều mình nhận ra ở nhiều người đó là mặc dù chúng ta có danh sách việc phải làm hàng ngày, nhưng chúng ta lại cho rằng mỗi việc chúng ta đưa vào danh sách này có mức độ quan trọng ngang nhau.

Điều này dẫn đến một xu hướng chúng ta cứ thường bắt đầu bằng những công việc đơn giản, dễ dàng trước vì nghĩ rằng nó quan trọng. Đến khi xong hết những việc này rồi thì chúng ta lại không đủ thời gian để làm những việc “quan trọng nhất” (Most Important Tasks – MIT) với ta.

MIT là những việc mà mình “phải hoàn thành” trong ngày hôm đó. Nghĩa là nếu có 10 việc phải làm, thì thà rằng mình tập trung hoàn thành 3 việc quan trọng nhất và để lại 7 việc còn hơn là làm 7 việc không quan trọng và để lại 3 việc đáng lẽ “phải hoàn thành” trong ngày.

MIT mà mình chọn thường là phải có liên quan đến mục tiêu, dự án mà mình đang theo đuổi. Mỗi MIT hoàn thành sẽ giúp cho mục tiêu / dự án đó tiến gần hơn đến việc kết thúc. Ví dụ như bạn có mục tiêu là đạt được 7.0 IELTS chẳng hạn, thì mỗi MIT mà bạn chọn mỗi ngày cần giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu 7.0 này như: hoàn thành một bài thi nghe 60 phút; nghe 3 bài TED Talk; tìm gặp và nói chuyện với ít nhất 3 người nước ngoài v…v…

Bạn thấy đấy, khi bạn chọn ra MIT và hoàn thành nó rồi, thì kể cả có không đạt được những thứ khác trong danh sách công việc hàng ngày của bạn thì chí ít bạn cũng yên tâm rằng mục tiêu / dự án của mình đang tiến gần hơn đến việc kết thúc.

Cách mình dùng MIT trong cuộc sống

Một trong những kỷ luật trong khi làm việc với mình đó là mỗi ngày, mình luôn chọn ra 3 MITs trong công việc và 3 MITs trong cuộc sống cá nhân để thực hiện.

Thường thì mình sẽ bắt đầu chọn MIT vào buổi sáng, khi đã ngồi tại nơi làm việc quen thuộc của mình. Khi đó mình sẽ dành thời gian xem qua một lượt những dự án đang chạy, và xác định 3 MITs cần phải thực hiện ngày hôm đó.

Một kỷ luật tiếp theo mà mình áp dụng vào đó là “bắt buộc phải hoàn thành ít nhất 1 MIT vào buổi sáng trước khi làm việc khác”. Rất nhiều người đã chọn ra MIT, nhưng khi bắt tay vào làm thì họ lại không làm mà chọn con đường dễ dàng hơn là kiểm tra email, hay ngồi check Facebook, hay đọc tin tức này kia. Điều này dẫn đến là đã chọn MIT, nhưng lại không có thời gian hay sự tập trung để mà thực hiện nó. Hành động này còn nguy hiểm hơn nữa vì giống như ta hứa với bản thân mà lại không làm vậy.

Quay lại, chính hai kỷ luật trên giúp cho mình nhận thấy rằng mình thường chỉ cần một buổi sáng (từ 2-3 tiếng) là có thể giải quyết khối lượng công việc của gần cả một ngày nếu mình thật sự tập trung để giải quyết MIT của mình. Dĩ nhiên để cho hiệu quả hơn nữa, mình áp dụng kèm với phương pháp Pomodoro trong bài viết này để tăng năng suất hơn.

Nói chung phương pháp này rất giản dị và dễ dùng. Quan trọng nhất mà mình nhắc đi nhắc lại là “kỷ luật”. Bạn phải rất kỷ luật trong một thời gian dài để tạo thành thói quen thì mới thấy sự hiệu quả của phương pháp này.

(Nếu bạn cần thêm nhiều phương pháp và cách tư duy khác để hiệu quả hơn, mình giới thiệu với bạn khóa học “Làm Việc Hiệu Quả Thật Dễ Dàng” mà mình đang tổ chức.)

Chúc bạn đạt được hiệu quả trong công việc và cuộc sống của mình.

Thân mến,

Hải Đăng

 

Quản Lý Thời Gian Bằng Vai Trò

Chào các bạn,

Nhiều bạn vẫn hay nhờ mình tư vấn về quản lý thời gian, đặc biệt là các bạn trẻ. Hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn cách mình quản lý thời gian bằng việc phân định các vai trò trong đời của mình. Nhưng trước hết ta cần hiểu tại sao ta không quản lý thời gian được tốt.

Nguyên nhân khiến ta không quản lý thời gian

Chúng ta đều sống cùng trên một Trái Đất, vậy nên mỗi người đều chỉ có thể có 24 tiếng / ngày. Vậy thì ta phải tự hỏi vì sao những người thành công và có chức vị hơn ta vẫn có thể quản lý thời gian được, trong khi nếu nghĩ kĩ thì hẳn là họ nhiều việc hơn ta chứ?

Theo quan điểm cá nhân của mình thì chúng ta không quản lý thời gian được là vì không có một mục tiêu cụ thể, không biết mình muốn gì trong cuộc đời của mình. Chính vì xuất phát từ việc không biết đó, nên ta cứ thoải mái cho phép người khác lấy đi thời gian của ta / hoặc ta thoải mái dùng thời gian của mình để làm gì đó cho người khác.

Mình cho rằng vấn đề khác biệt nằm ở chỗ những người quản lý thời gian tốt là người biết được mình muốn gì trong cuộc đời, và họ đã phân định được những vai trò quan trọng của mình để dành sự tập trung cho nó.

Quản lý thời gian bằng vai trò

Trong cuộc sống, chúng ta thường định nghĩa bản thân mình bằng những vai trò. Khi chúng ta hỏi người khác hoặc được hỏi: “Bạn làm nghề gì?” thì câu trả lời thường là “Tôi là một CEO”, “Tôi là một Marketer”, “Tôi làm mẹ toàn thời gian”, “Tôi là một người thầy giáo”.

Bạn thấy đấy, chúng ta có rất nhiều vai trò khác nhau trong cuộc sống. Và trong mỗi vai trò này, chúng ta đều có những mục tiêu và viễn kiến cá nhân của vai trò đó.

Một người là CEO sẽ muốn mình phải xây dựng được đội ngũ mạnh, sản phẩm xuất sắc và kiếm được nhiều tiền chẳng hạn.

Người làm mẹ toàn thời gian thì muốn cho con cái tình yêu thương và nền giáo dục tốt đẹp nhất.

Người thầy giáo thì muốn truyền cho học trò tình yêu học tập và lý do cần phải quan tâm đến học vấn tự thân.

Điều quan trọng là cần phải đảm bảo những vai trò của bạn được cân bằng trong cuộc sống. Bởi vì vai trò nào cũng quan trọng như nhau, nên chỉ cần một sự thiếu cân bằng thì những vai trò khác của bạn cũng bị ảnh hưởng theo.

Vì vậy, cách quản lý thời gian hiệu quả nhất, và gốc rễ nhất đó là quản lý thời gian bằng vai trò.

Làm sao để làm được điều này? Có những bước sau:

Bước 1: Xác định vai trò của bạn

Đầu tiên bạn cần biết được những vai trò quan trọng nhất trong cuộc đời của mình ngay ở hiện tại là những vai trò nào. Thường thì ta có khoảng từ 5-7 vai trò như vậy.

Hãy bắt đầu liệt kê xuống những vai trò mà bạn đã xác định ra.

Ví dụ như những vai trò quan trọng hiện tại của mình là:

  • Coach
  • Trainer
  • Cha
  • Chồng
  • Bản thân
  • Sự học

Hãy dành thời gian viết xuống những vai trò này của bạn ngay bây giờ trước khi sang bước 2.

Bước 2: Đánh giá hiệu quả của mỗi vai trò

Ở bước này bạn cần tự hỏi mình: “Mình đang làm tốt những vai trò này đến mức độ nào?”

Hãy thành thật cho điểm ở mỗi vai trò từ 1-10 với 1 là tệ nhất và 10 là xuất sắc. Sự thành thật này sẽ rất quan trọng trong việc tạo nên sự thay đổi của bạn.

Nếu bạn băn khoăn không biết nên cho mình bao nhiêu điểm, bạn có thể hỏi thăm những người xung quanh để xin đánh giá của họ.

Bước 3: Đặt lại tên cho vai trò của bạn để mang lại cảm xúc tích cực và động lực

Ngôn từ tạo nên cảm xúc và động lực. Cùng một ý nghĩa nhưng cách dùng từ sẽ khơi gợi lên những cảm xúc hoàn toàn khác nhau cho bạn. Lấy ví dụ:

  • Phát triển kinh tế ==> Chấn hưng kinh tế
  • Thay đổi bản thân ==> Tự lực khai phóng
  • Kinh doanh ==> Khởi nghiệp kiến quốc

Hoặc lấy ví dụ các vai trò của mình ở trên sẽ được đặt lại như sau:

  • Coach ==> Supercoach
  • Trainer ==> The Inspirer (Người Truyền Cảm Hứng)
  • Sự học ==> Life-long Learner (Người Học Tập Suốt Đời)

Bạn dùng tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Tàu hay tiếng gì cũng được. Miễn là từ đấy khơi gợi cho bạn một ý nghĩa riêng đặc biệt với bạn mà mỗi khi nhắc đến cụm từ đó nó thúc đẩy bạn phải nỗ lực cho vai trò của mình.

Bước 4: Viết một tuyên ngôn cho vai trò của bạn

Ở mỗi vai trò, bạn cần phải biết mình muốn nhắm đến điều gì và để đạt được điều đó, bạn sẽ làm những hoạt động nào. Khi biết đích đến mình muốn hướng đến ở mỗi vai trò, bạn sẽ nỗ lực để làm hết khả năng của mình trong khoảng thời gian mình định ra.

Công thức viết tuyên ngôn mà mình thấy khá đơn giản, dễ sử dụng như sau: Là một (vai trò của bạn)… Tôi sẽ (kết quả bạn muốn hướng đến)… Bằng cách (những hoạt động để bạn đạt đến kết quả đó).

Ví dụ của mình với vai trò là Supercoach: Là một Supercoach, tôi sẽ dành cuộc đời mình để giúp đỡ mọi người trở thành phiên-bản-tốt-đẹp-nhất của chính họ, bằng cách sống đời người khai vấn, theo đuổi tiếng lòng của mình, không ngừng cải thiện bản thân, sống với một trái tim linh thiêng, yêu người, khiêm tốn, thành thật và tĩnh lặng.

Bước 5: Đặt mục tiêu cụ thể cho từng vai trò

Ở bước này bạn bắt đầu đặt mục tiêu mà mình muốn đạt được trong vai trò mà mình đã liệt kê ở trên. Mỗi mục tiêu cụ thể này cần phải giúp bạn hướng đến kết quả cuối cùng mà bạn muốn trong tuyên ngôn mình đã viết ra.

Một trong những phương pháp đặt mục tiêu phổ biến nhất là SMART, bạn có thể google sẽ ra rất nhiều nội dung nói về phương pháp này.

Một phương pháp đơn giản hơn đó là theo công thức sau: Từ X đến Y vào lúc Z. Ví dụ:

  • Giảm từ 90 cân xuống 70 cân vào 25/12/2018
  • Nâng cao thu nhập từ 15 triệu lên 30 triệu vào 23/4/2018

Ngay cả những thứ khó định lượng như mối quan hệ thì bạn cũng có thể đưa nó về được định lượng bằng cách trước tiên xác định từ 1-10 thì điểm số hiện tại là bao nhiêu, sau đó bạn xác định mình muốn hướng đến điểm số bao nhiêu. Ví dụ:

  • Nâng cao mối quan hệ với người yêu từ 4 điểm lên 8 điểm vào 20/10/2018

Bước 6: Lên kế hoạch mỗi tuần và mỗi ngày

Vậy là bạn đã có một bảng danh sách mục tiêu mà mình muốn đạt được trong thời gian sắp tới rồi đấy. Chúng ta chỉ quản lý thời gian được khi biết mình muốn gì mà thôi.

Bây giờ mỗi tuần khi lên kế hoạch, bạn cần xem lại tuyên ngôn và vai trò của mình, sau đó xem lại danh sách mục tiêu mình muốn đạt được trong năm nay để cân nhắc tuần tiếp theo bạn cần phải làm những gì để giúp mình tiến gần hơn đến mục tiêu mình muốn đạt được.

Luôn luôn nhớ phải ưu tiên cho những việc này đầu tiên trước khi bạn bị cuộc sống bộn bề cuốn mình đi bạn nhé.

Chúc bạn có sự tiến bộ trong quản lý thời gian.

Thân mến,

Hải Đăng


Giới Thiệu Khóa Học Làm Việc Hiệu Quả Không Hề Khó

Đây là khóa học mà tôi dày công nghiên cứu, phát triển sau 3 năm thực nghiệm với việc nâng cao hiệu quả của bản thân. Khóa học này hướng đến mục tiêu giúp cho người học có được:

  • Những phương pháp hiệu quả nhất để quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng của bản thân
  • Một hệ thống logic, khoa học, tự động hóa để có thể quản lý công việc và quản lý thông tin
  • Các phương pháp làm chủ công nghệ để tiết kiệm thời gian, nỗ lực trong công việc của mình
  • Hệ tư duy mới, kỹ năng mới, và công cụ mới để tăng khả năng làm việc hiệu quả lên gấp nhiều lần

Điểm đặc biệt nhất của khóa học này đó là sự thực tiễn. Tôi không dạy bạn “thành công”, tôi cũng không dạy bạn “làm giàu”. Tôi dạy bạn cách “tổ chức công việc và cuộc sống sao cho hiệu quả”. Khi bạn làm việc / học tập hiệu quả, bạn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn, khi bạn có kết quả tốt hơn thì nhiều khả năng bạn sẽ có nhiều thu nhập hoặc thành công hơn. Đơn giản là như vậy.

Nếu bạn quan tâm đến việc nâng cao hiệu suất của bản thân, hãy tìm hiểu khóa học bằng cách nhấn vào nút phía dưới nhé.

Nguyên Lý Cải Thiện 1%

Chào các bạn,

Sự thay đổi thường xảy ra trong một hoặc hai hình thức: 1) Thay đổi đột phá hoặc 2) Thay đổi tịnh tiến.

Cách thứ 1 rất khó, đòi hỏi bạn phải là người rất có ý chí, quyết tâm và nghị lực để thực hiện một cuộc cách mạng thật sự. Kinh nghiệm cá nhân của mình cho thấy muốn thay đổi đột phá trước hết phải có sự thay đổi về mặt tư duy. Bởi vì tư duy định hướng hành động, và hành động sẽ mang lại kết quả. Mình sẽ bàn về sự thay đổi này ở một bài sau nhé. Hôm nay chúng ta nói đến cách thứ 2, đó là thay đổi tịnh tiến.

Câu chuyện của Dave Brailsford

Năm 2010, Dave Brailsford phải đối mặt với một thử thách rất khó khăn.

Đội tuyển xe đạp Anh chưa bao giờ đạt được một giải Tour de France nào cả và nhiệm vụ của Dave là phải thay đổi tình trạng này.

Dave là một người rất tin vào một khái niệm có tên là “sự tiến bộ cộng gộp”. Ông giải thích rằng khái niệm này có ý nghĩa là “cải thiện 1% trong tất cả mọi thứ bạn làm.”

Với suy nghĩ đó, ông bắt đầu tìm kiếm mọi khía cạnh để cải thiện 1% cho đội tuyển như: loại gel mát-xa nào mang lại hiệu quả cao nhất; loại gối ngủ nào cho chất lượng ngủ tốt nhất để tuyển thủ mang đi du đấu; trọng lượng của bánh xe như thế nào là tối ưu nhất; dinh dưỡng như thế nào là tốt nhất v.v.

Dave và nhóm của ông đã tìm kiếm mọi thứ mà họ có thể cải thiện 1% được, dù chỉ là nhỏ nhất.

Dave dự kiến rằng nếu thực thi chiến lược này đến hoàn hảo thì trong vòng 5 năm, đội tuyển Sky Team sẽ có chiến thắng tại giải Tour de France.

Dave đã lầm. Bởi vì họ chỉ cần 3 năm để làm chuyện đó.

Đội tuyển Anh đã lập được những kỳ tích tại giải Tour de France, và tất cả là nhờ vào cách tiếp cận đầy sáng tạo của Dave.

Vậy câu hỏi ở đây là làm thế nào chúng ta có thể áp dụng cách tiếp cận “cải thiện 1%” này vào cuộc đời mình?

Sự tiến bộ cộng gộp – Nguyên lý cải thiện 1%

Đừng bao giờ đánh giá thấp sự tiến bộ qua thời gian, dù chỉ là nhỏ nhất.

Hãy nhớ lại câu chuyện ngụ ngôn Rùa và Thỏ. Con rùa chiến thắng thỏ không vì rùa chạy nhanh nhất. Mà nó chiến thắng thỏ vì sự kiên trì bền bỉ, cố gắng từng chút, từng chút một cho đến khi đạt được thành quả cuối cùng.

Dù chỉ là cải thiện 1% nhỏ, nhưng khi cộng gộp chúng lại với nhau thì sức mạnh của nó sẽ rất khổng lồ.

Và ngược lại, chỉ cần 1% thụt lùi ở nhiều mặt cộng gộp lại cũng khiến bạn bị bỏ lại rất xa (như chú Thỏ của chúng ta).

Jim Rohn từng nói: “Thành công là sự lập đi lập lại của một vài kỷ luật, mỗi ngày; trong khi thất bại là một vài sai sót trong việc ra quyết định, mỗi ngày.”

Cải Thiện 1%

Nếu bạn muốn chạy 5km mỗi ngày, bạn có thể bắt đầu với việc chạy 5 phút mỗi ngày.

Nếu bạn muốn ngồi thiền 10 phút mỗi ngày, bạn có thể bắt đầu với việc ngồi 1 phút mỗi ngày.

Nếu bạn muốn tập trung liên tục trong vòng 60 phút, bạn có thể bắt đầu với việc tập trung trong vòng 5 phút liên tục.

Đó chính là sự tiến bộ cộng gộp. Chỉ cần cải thiện 1% liên tục, mỗi ngày. Bạn sẽ không thấy kết quả thay đổi đột ngột như bạn kỳ vọng giống trong phim ảnh đâu. Nhưng đến một thời điểm bạn sẽ thấy rằng thì ra mình đã đi được rất xa và đang ở rất gần đích đến của mình (như chú Rùa của chúng ta).

Tóm lại

Thành công chỉ là hệ quả của những gì bạn đã làm trong quá khứ. Đừng kỳ vọng cuộc đời của bạn sẽ một cách thần kỳ có được thành công.

Thay vào đó, hãy bắt đầu thay đổi ngay lúc này.

Đâu là 1% mà bạn có thể cải thiện ngay bây giờ?

Quá Già Hay Quá Trẻ Để Làm Gì?

Đinh Hải Đăng

*Update: thật trùng hợp ngày hôm nay (23/4) là sinh nhật 26 tuổi của tôi. Thật là một cách thú vị để ghi lại dấu ấn cho mình 🙂

Bài viết này là cảm hứng từ một buổi coaching (khai vấn) với một khách hàng gần đây của tôi. Trong buổi coaching này, chúng tôi có trao đổi với nhau về việc thực hiện mục tiêu của bạn và độ tuổi mà bạn muốn thực hiện mục tiêu của mình.

Bạn chia sẻ với tôi nỗi lo của mình khi có nhiều con đường lựa chọn để đến mục tiêu của mình. Trong đó có một lựa chọn mà bạn đang cân nhắc, tuy nhiên một trong những cản trở đối với bạn là bạn khá lo lắng về độ tuổi của mình vào thời điểm ấy. Bạn sợ rằng mình đã không còn trẻ để bắt đầu thực hiện mục tiêu của mình.

Tôi hoàn toàn hiểu được nỗi lo của bạn vì tôi cũng đã từng trải qua cảm xúc như bạn nhưng ở chiều hướng ngược lại. Tôi đã từng rất băn khoăn về việc theo đuổi con đường làm chuyên gia khai vấn (coach) của mình. Vào thời điểm ấy, tôi chỉ mới là một chàng trai 20 tuổi và vẫn còn đang rất băn khoăn cho con đường sự nghiệp của mình. Khi ấy tôi đã nghĩ rằng: “Mình có quá trẻ để làm việc này không?”

Ở bài viết trước tôi có chia sẻ với bạn về câu hỏi trao quyền và câu hỏi tước quyền. Và thật khôi hài khi tôi lại đặt cho chính mình câu hỏi như vậy. Tôi cảm thấy bất lực mỗi khi đặt cho mình câu hỏi ấy. Tôi sợ hãi và không dám làm gì nữa. Cho đến một thời điểm tôi chọn tạm ngừng lại một thời gian với lời biện hộ rằng: “Mình còn trẻ, còn thời gian mà. Khi nào có tài chính vững vàng hơn, có kinh nghiệm sống hơn, có mối quan hệ nhiều hơn rồi quay lại cũng không muộn.”

Nhưng vấn đề là “Khi nào?”

Tôi không trả lời được. Tôi cố gắng đưa ra một độ tuổi mà nghe có vẻ hợp lý. Nhưng thật sự thì tôi cũng không biết liệu độ tuổi ấy đã đủ chưa?

Tôi bám víu vào lời biện hộ này trong một thời gian dài để trì hoãn việc theo đuổi con đường của mình.

Quá Trẻ Hay Quá Già Để Làm Gì?

Cho đến một ngày cơ duyên đưa tôi gặp lại một người bạn đồng nghiệp cũ. Cậu đặt ra cho tôi câu hỏi làm thay đổi toàn bộ mọi tư duy của tôi về thời gian và tuổi tác.

Nguyên văn câu hỏi của cậu bạn tôi nói đó là: “Too young to do what? Too old to do what?” (Tạm dịch: Quá trẻ để làm gì? Quá già để làm gì?)

Bỗng nhiên mọi thứ bừng sáng trong tôi.

Đúng rồi. Quá trẻ để làm gì? Quá già để làm gì? Có luật lệ nào đặt ra rằng mình cần phải đạt đến độ tuổi nhất định nào đó trước khi làm một việc gì không? (Trừ việc pháp luật quy định bạn phải đạt đến tuổi vị thành niên.)

Đây quả thật là sức mạnh của một câu hỏi đúng (đó là lý do vì sao khai vấn cực kỳ hiệu quả cho sự thay đổi của cá nhân). Tôi cảm nhận được rõ rệt niềm tin của mình đã thay đổi hoàn toàn sau câu hỏi của bạn mình. Đó cũng là lúc tôi quyết định sẽ không để cho niềm tin giới hạn về độ tuổi của tôi ảnh hưởng đến con đường tôi lựa chọn nữa.

Còn bạn thì sao? Bạn có đang tự hỏi: “Liệu mình có quá trẻ/quá già để làm [x] không?”

Nếu câu trả lời là có, hãy nhìn sâu thẳm vào bên trong mình và đánh giá xem liệu có thật sự là vấn đề tuổi tác hay chỉ là một lý do để bạn trì hoãn. Và nếu đây là một lý do thôi, thì “khi nào” bạn sẽ thực hiện mơ ước của mình?

“Phần lớn mọi người đã chết ở tuổi 25, chỉ có điểu đến 75 tuổi mới chôn mà thôi” – Benjamin Franklin

Tôi mong rằng bạn sẽ không thuộc kiểu người trong câu nói trên.

Thời gian trôi nhanh lắm và không chờ ai cả. Chớp mắt một cái đã thấy mình hơn 25 rồi.

Còn bao nhiêu cái chớp mắt nữa thì ta mới nhận ra là đã trễ rồi?

Mến,

Hải Đăng

P/s: Nếu bạn không muốn phí hoài thời gian của mình và có những mục tiêu mình đang khao khát thực hiện, và nếu bạn cần một người bạn đồng hành chia sẻ cùng bạn, lắng nghe bạn và đặt cho bạn những câu hỏi để giúp bạn tìm ra câu trả lời cho mình, hãy cho bạn một cơ hội trải nghiệm khai vấn (coaching) nhé.

Tìm Hiểu Về Khai Vấn (Coaching)