Quản lý thời gian là một chủ đề không mới nhưng lại có nhiều quan điểm khác nhau về lĩnh vực này qua từng năm tháng. Nếu ở thời đại cách mạng công nghiệp, quản lý thời gian đồng nghĩa với việc làm nhiều hơn và liên tục hơn trong một khoảng thời gian cụ thể; hay đến thời đại Internet bắt đầu bùng nổ thì quản lý thời gian nghĩa là có một danh sách việc phải làm (to-do list) trong một ngày; và đến bây giờ thì quản lý thời gian đồng nghĩa với việc ưu tiên cho những điều quan trọng và mối quan hệ quan trọng nhất của mình.
Bản thân tôi là một người có tính cách thích mọi thứ linh hoạt, không thích vào khuôn khổ và cấu trúc. Chính vì vậy, khi bắt đầu đi làm tôi gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình sao cho có thể cân bằng được giữa công việc và cuộc sống. Trong khoảng hơn ba năm trở lại đây (từ năm 2014), tôi bắt đầu nghiên cứu nhiều về chủ đề này và tích cực áp dụng những gì mà tôi nghiên cứu được. Trong quá trình nghiên cứu, tôi phát hiện ra rằng quản lý thời gian trong thế kỷ hiện nay không chỉ dừng lại ở yếu tố “thời gian” nữa mà còn được mở rộng hơn thế. Suy cho cùng, tại sao ta lại cần quản lý thời gian? Câu trả lời là để có thể làm tốt công việc của mình và hoàn thành các vai trò của mình một cách chu toàn nhất. Nếu hiểu theo góc nhìn này và đặc biệt là với tính chất của xã hội bây giờ thì chỉ quản lý tốt “thời gian” thôi là chưa đủ mà theo tôi còn hai yếu tố nữa đó là “sự tập trung” và “năng lượng” của một người nữa. Giả sử ta có hai người A và B cùng làm việc trong một khoảng thời gian là 1 tiếng đồng hồ thì khả năng hoàn thành công việc của hai người này sẽ ra sao nếu:
- Người A: Khả năng tập trung 50% + Mức năng lượng 50%
- Người B: Khả năng tập trung 100% + Mức năng lượng 100%
Câu trả lời đó chính là người B vì anh ta đã tận dụng được tối đa một tiếng đồng hồ mình có được bằng cách tập trung cao độ và duy trì mức năng lượng của mình ở mức tối ưu nhất. Chúng ta giả sử thêm nếu đây không phải là công việc mà là một mối quan hệ nào đó thì ai sẽ có mối quan hệ tốt đẹp hơn? Một lần nữa chắc chắn là người B vì anh ta dành toàn bộ thời gian của mình để tập trung cho người đối diện với tất cả sức lực của mình.
Từ trường hợp này, tôi đề ra một công thức cho bản thân mình như sau:
Chất lượng công việc / mối quan hệ =
Số lượng thời gian x Cường độ tập trung x Mức năng lượng
Trong khuôn khổ bài viết này, tôi sẽ trình bày theo một logic đi từ tư duy (mindset), kỹ năng (skillset) và cuối cùng là công cụ (toolset) mà tôi sử dụng để quản lý tốt ba yếu tố trên. Cuối cùng, tôi sẽ trình bày một ngày điển hình của mình khi áp dụng những điều tôi đã trình bày ở trên.
I. TƯ DUY (MINDSET):
Với sự bùng nổ của Internet vào đầu thế kỷ 21, và cho đến bây giờ là sự phát triển của A.I. và hàng trăm các phần mềm được ra đời mỗi ngày, thì người lao động trí óc ngày nay đang gặp phải các thách thức lớn sau:
- Quá nhiều sự lựa chọn cần phải đưa ra trong một ngày.
- Quá nhiều sự xao nhãng khiến họ mất tập trung.
- Quá nhiều lần kiệt sức khi phải làm việc trong một thời gian dài.
Sau một thời gian nghiên cứu, tôi cho rằng mô hình The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity của tổ chức FranklinCovey là một mô hình khá toàn diện để giải quyết ba thử thách trên. Mô hình này cho rằng để giải quyết ba thách thức này đòi hỏi một người cần phải có: (1) Khả năng phán đoán tốt để biết đâu là những lựa chọn quan trọng nhất mà mình cần ưu tiên thời gian; (2) Khả năng lên kế hoạch và làm chủ công nghệ để giảm tối đa sự xao nhãng và (3) Khả năng tái tạo năng lượng của mình thay vì làm đến kiệt sức. Cụ thể hơn, họ cần phải đưa ra 5 Lựa Chọn dưới đây mỗi ngày để làm chủ thời gian, sự tập trung và năng lượng của mình.
- Lựa chọn 1: Ưu tiên cho điều quan trọng thay vì phản ứng với những việc khẩn cấp.
- Lựa chọn 2: Hướng đến sự xuất sắc thay vì chấp nhận sự tầm thường.
- Lựa chọn 3: Đặt lịch cho những “hòn đá lớn” thay vì phân loại những hòn sỏi nhỏ.
- Lựa chọn 4: Làm chủ công nghệ thay vì để nó làm chủ mình.
- Lựa chọn 5: Tái tạo năng lượng thay vì đốt cháy cạn kiệt “nguồn nhiên liệu” của mình.
Biểu đồ này tóm tắt 5 lựa chọn ứng với mỗi thành tố thời gian, sự tập trung và năng lượng:
Sau đây, tôi sẽ phân tích cụ thể hơn từng lựa chọn này.
Lựa chọn 1 – Ưu tiên cho điều quan trọng thay vì phản ứng với những việc khẩn cấp:
Lựa chọn này chính là Thói quen số 3 trong mô hình 7 Thói quen hiệu quả của Stephen Covey.
Nền tảng của việc ra quyết định sẽ được dựa trên Ma Trận Quản Trị Thời Gian với sự tương tác giữa hai yếu tố Khẩn cấp và Quan trọng.
Theo mô hình này thì hầu hết chúng ta đều vướng vào cái bẫy của việc “nghiện tính khẩn cấp”. Chúng ta có xu hướng liên kết những việc có tính khẩn cấp đồng nghĩa với nó quan trọng và khi ta hoàn thành một việc khẩn cấp nào đó, não bộ lại tiết ra chất dopamine để làm ta cảm thấy sảng khoái. Vòng lặp này cứ lặp đi lặp lại nhiều lần dẫn đến việc ta luôn đi tìm những việc khẩn cấp chỉ để thỏa mãn cơn nghiện này.
Để chứng minh cho việc này, Chris Bailey, tác giả quyển sách The Productivity Project đã thực hiện một thí nghiệm như sau: anh thử nghiệm giữa tuần làm việc 20 giờ và tuần làm việc 90 giờ trong vòng một tháng để xem hiệu quả của mình như thế nào. Kết quả mà anh quan sát được khá bất ngờ, đó là tuần làm việc 90 giờ chỉ mang lại kết quả nhiều hơn một chút so với tuần làm việc 20 giờ. Chris cho biết: “Dù về mặt kết quả thì khối lượng đạt được là gần như nhau, nhưng tôi lại cảm thấy như mình hiệu quả gấp đôi khi làm nhiều giờ hơn.” Lý do mà Chris “cảm thấy như mình hiệu quả gấp đôi” là bởi vì trong tuần làm việc 90 giờ, anh luôn bận rộn giải quyết hết việc này đến việc khác và cứ mỗi lần hoàn thành một việc gì đó, anh cảm thấy rất hài lòng. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ, có rất nhiều việc mà anh hoàn thành lại không hề quan trọng và không hề đóng góp gì cho công việc của anh cả.
Trong một nghiên cứu độc lập của FranklinCovey trong vòng 6 năm với 351,613 phiếu trả lời từ kháp nơi như Châu Phi, Châu Á Thái Bình Dương, Châu Âu, Mỹ Latinh, Trung Đông, và Bắc Mỹ, họ phát hiện ra rằng 60% thời gian mọi người dành cho những việc quan trọng và 40% thời gian dành cho những việc quan trọng. Thoạt nhiên, ta có thể thấy cũng không quá tệ, nhưng khi FranklinCovey chia nhỏ chúng vào các ô trong Ma Trận Quản Trị Thời Gian thì đây là kết quả họ nhận được:
Nếu phân tích một cách kĩ lưỡng, ta sẽ thấy rằng vùng Q1 + Q3 = 51.2% cao hơn rất nhiều so với vùng Q2. Như vậy có nghĩa là trên thực tế chúng ta dành tới hơn 50% để làm những việc khẩn cấp và chỉ có khoảng 30% thời gian là để làm những thứ thực sự có ý nghĩa trong công việc và cuộc sống của mình. Như vậy ta thấy rằng để quản lý thời gian hiệu quả, cần phải giảm đi thời gian ở Q1 và Q3 nhiều nhất có thể và tăng thời lượng tập trung vào những việc quan trọng ở Q2 lên.
Tuy nhiên, Lựa chọn 1 chỉ mới cho ta một nhận thức rằng ta cần phải ưu tiên cho điều quan trọng, vấn đề đặt ra đó là làm thế nào để phân định đâu là những lựa chọn quan trọng? Tiêu chí nào để dựa trên đó ta đưa ra quyết định của mình? Lựa chọn 2 sẽ giúp ta giải quyết vấn đề này.
Lựa chọn 2: Hướng đến sự xuất sắc thay vì chấp nhận sự tầm thường.
Khái niệm xuất sắc ở đây được hiểu theo nghĩa đó là xuất sắc trong những vai trò quan trọng hiện tại của mình. Trong cuộc sống, chúng ta thường định nghĩa bản thân mình bằng những vai trò. Khi chúng ta hỏi người khác hoặc được hỏi: “Bạn làm nghề gì?” thì câu trả lời thường là “Tôi là một CEO”, “Tôi là một Marketer”, “Tôi làm mẹ toàn thời gian”, “Tôi là một người thầy giáo”. Chúng ta có rất nhiều vai trò khác nhau trong cuộc sống và trong mỗi vai trò này, chúng ta đều có những mục tiêu và viễn kiến cá nhân của vai trò đó:
- Một người là CEO sẽ muốn mình phải xây dựng được đội ngũ mạnh, sản phẩm xuất sắc và kiếm được nhiều tiền chẳng hạn.
- Người làm mẹ toàn thời gian thì muốn cho con cái tình yêu thương và nền giáo dục tốt đẹp nhất.
- Người thầy giáo thì muốn truyền cho học trò tình yêu học tập và lý do cần phải quan tâm đến học vấn tự thân.
Như vậy để quản lý thời gian tốt đồng nghĩa với việc biết được những mục tiêu mình đang có trong từng vai trò này, viễn kiến (vision) của mình về vai trò đó là gì, và biết được mình có đang làm tốt hay không trong vai trò đó. Lựa chọn 2 này nói cách khác chính là Thói quen 2 của 7 Thói quen hiệu quả.
Để bắt đầu xác định các vai trò và viết nên viễn kiến của mình, chúng ta sẽ làm theo những bước sau (theo hướng dẫn của sách The 5 Choices):
Bước 1: Xác định vai trò quan trọng trong hiện tại
Đầu tiên ta cần biết được những vai trò quan trọng nhất trong cuộc đời của mình ngay ở hiện tại là những vai trò nào. Thường thì ta có khoảng từ 5-7 vai trò như vậy.
Ví dụ như những vai trò quan trọng hiện tại của tôi là:
- Một người Coach
- Một người Cha
- Một người Chồng
- Một người Học trò trong chương trình IPL
- Một người với mối quan hệ với chính Bản thân mình
Bước 2: Đánh giá hiệu quả của mỗi vai trò
Ở bước này ta cần tự hỏi mình: “Tôi đang làm tốt những vai trò này đến mức độ nào?”
Chúng ta cần thành thật cho điểm ở mỗi vai trò từ 1-10 với 1 là tệ nhất và 10 là xuất sắc. Chúng ta cũng có thể hỏi xin phản hồi của những người xung quanh để có một cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả của mình.
Bước 3: Đặt lại tên cho vai trò của bạn để mang lại cảm xúc tích cực và động lực
Ngôn từ tích cực có thể tạo nên cảm xúc và động lực cho chúng ta. Cùng một ý nghĩa nhưng cách dùng từ sẽ khơi gợi lên những cảm xúc hoàn toàn khác nhau.
Lấy ví dụ các vai trò của tôi được đặt tên lại như sau:
- Coach => The Lighthouse
- Người học trò ==> A Life-long learner
Chúng ta có thể dùng bất cứ ngôn ngữ nào cũng được, miễn là ngôn ngữ đấy khơi gợi cho chúng ta một ý nghĩa đặc biệt với bản thân mà mỗi khi nhắc đến cụm từ đó nó thúc đẩy chúng ta phải nỗ lực cho vai trò của mình.
Bước 4: Viết một tuyên ngôn cho vai trò của bạn
Ở mỗi vai trò chúng ta cần xác định viễn kiến của mình cho vai trò đó, đích đến cuối cùng của mình là gì, điều gì khi mình đạt được sẽ làm cho mình cảm thấy hài lòng rằng mình đã hoàn thành tốt vai trò đó. Công thức viết bản tuyên ngôn vai trò này rất cụ thể và rõ ràng như sau:
Là một (vai trò)… Tôi sẽ (kết quả hướng đến)… Bằng cách (những hoạt động để đạt đến kết quả đó).
Ví dụ với vai trò là A Life-long Learner của tôi, tôi sẽ viết như sau:
| Là một | Tôi sẽ | Bằng cách |
| Life-long Learner (Người học tập suốt đời) | Sống với 3 tinh thần “Thực học, Khai phóng, Chuyên sâu” và 3 giá trị “Tự do, Trách nhiệm, Ưu tú” của IPL | Sống dấn thân và thực học thay vì sống làng nhàng và hư học; luôn tự nhắc nhở mình về những “điểm mù” của bản thân bằng cách phản tỉnh và phản tư chính mình; nỗ lực mở rộng góc nhìn của mình bằng cách liên tục học hỏi từ trong sách vở và trong thực tế; chấp nhận những quan điểm khác biệt của người khác để học hỏi và phát triển. |
Bước 5: Đặt mục tiêu cụ thể cho từng vai trò
Sau khi đã xác định vai trò và đích đến mình muốn hướng tới trong từng vai trò, tôi sẽ xác định những mục tiêu cụ thể trong năm nay để giúp tôi tiến gần hơn đến cái đích mà tôi đã chọn. Phương pháp đặt mục tiêu thông dụng nhất sẽ là dùng SMART Goals, hoặc theo như trong The 5 Choices thì là công thức Từ X đến Y vào lúc Z. Ví dụ:
- Giảm từ 90 cân xuống 70 cân vào 25/12/2018
- Nâng cao thu nhập từ 15 triệu lên 30 triệu vào 23/4/2018
Ngay cả những thứ khó định lượng như mối quan hệ thì ta cũng có thể đưa nó về được định lượng bằng cách trước tiên xác định từ 1-10 thì điểm số hiện tại là bao nhiêu, sau đó xác định mình muốn hướng đến điểm số bao nhiêu. Ví dụ:
- Nâng cao mối quan hệ với vợ / chồng từ 4 điểm lên 8 điểm vào 20/10/2018
- Tăng khả năng thuyết trình từ 6 điểm lên 7 điểm sau một tháng nữa
Tiếp tục lấy ví dụ ở trên, tôi sẽ đặt ra những mục tiêu sau:
| Là một | Tôi sẽ | Bằng cách | Mục tiêu 2018 |
| Life-long Learner (Người học tập suốt đời) | Sống với 3 tinh thần “Thực học, Khai phóng, Chuyên sâu” và 3 giá trị “Tự do, Trách nhiệm, Ưu tú” của IPL | Sống dấn thân và thực học thay vì sống làng nhàng và hư học; luôn tự nhắc nhở mình về những “điểm mù” của bản thân bằng cách phản tỉnh và phản tư chính mình; nỗ lực mở rộng góc nhìn của mình bằng cách liên tục học hỏi từ trong sách vở và trong thực tế; chấp nhận những quan điểm khác biệt của người khác để học hỏi và phát triển. | 1. Hoàn thành một năm học tại IPL với điểm số xuất sắc (> 9) bằng tinh thần dấn thân và thực học. |
Quy trình này lập lại tương tự như vậy cho các vai trò quan trọng khác. Tuy nhiên, sách khuyến khích mỗi người chỉ nên xác định từ 3-6 vai trò quan trọng nhất trong giai đoạn hiện tại để tránh bị quá tải.
Sau khi đã có được một bản tuyên ngôn vai trò với các mục tiêu cụ thể, lúc này ta đã có được tiêu chí để phân định việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc không quan trọng, việc nào là gấp hay không gấp để sắp xếp chúng vào đúng góc phần tư tương ứng.
Lựa chọn 3: Đặt lịch cho những “hòn đá lớn” thay vì phân loại những hòn sỏi nhỏ.
Ở lựa chọn này câu hỏi quan trọng nhất được đặt ra đó là: “Một đến hai việc quan trọng nhất mà tôi muốn đạt được trong tuần này trong vai trò này là gì?”
Khi đã có danh sách những điều quan trọng, ta sẽ lên lịch thực hiện cho những việc này trước tiên. Sau khi đã lên lịch ưu tiên thì lúc này ta mới bắt đầu sắp xếp cho những việc ít quan trọng khác trong các khung giờ còn trống.
Ở hình trên có một khoảng thời gian từ 8:00 – 9:00 sáng thứ Hai mỗi tuần mà tôi gọi là “Strategic Weekly Planning” (Lập kế hoạch chiến lược tuần). Đây là lúc tôi xem lại toàn bộ một tuần vừa qua và bắt đầu lên kế hoạch cho một tuần sắp tới. Khoảng thời gian này rất quan trọng với tôi và tôi rất hạn chế để cho bất kỳ việc gì xen ngang vào khoảng thời gian này.
Quay lại mô hình tổng quan 5 Lựa Chọn ở đầu bài, ta có thể thấy rằng việc đặt lịch cho những “Hòn đá lớn” này sẽ giúp ta nâng cao khả năng tập trung của mình hơn rất nhiều so với khi ta không có một lịch trình với những việc quan trọng đã được ưu tiên. Để hình dung rõ hơn, tôi muốn dùng hình ảnh của một trận chiến. Trước khi bước ra cuộc chiến, vị tướng lãnh đạo phải luôn có một kế hoạch hành động đã được vạch sẵn từ trước đó để đảm bảo rằng quân đội sẽ tập trung thực hiện theo đúng kế hoạch này nhất có thể. Dĩ nhiên khi cuộc chiến thật sự diễn ra sẽ có sai lệch so với kế hoạch, nhưng lúc này việc điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc không có bất kỳ kế hoạch nào cả.
Lựa chọn 4: Làm chủ công nghệ thay vì để công nghệ làm chủ mình
Tôi sẽ chia sẻ về Lựa chọn này ở phần thứ IV. Một ngày điển hình của tôi bằng video để thể hiện trực quan hơn suy nghĩ của mình.
Lựa chọn 5: Tái tạo năng lượng thay vì đốt cháy cạn kiệt “nguồn nhiên liệu” của mình.
Cơ thể chúng ta cũng giống như một chiếc xe vậy, nếu chúng ta liên tục chạy xe mà không đổ xăng / bảo trì cho xe thì đến một lúc nào đó chiếc xe sẽ không tiếp tục vận hành được nữa. Tương tự, cơ thể nếu chỉ làm việc liên tục mà không có những hoạt động / phương pháp để tái tạo năng lượng thì đến một lúc sẽ không còn khả năng để tiếp tục hoạt động một cách tối ưu nhất.
Về mặt năng lượng, tôi dựa trên ba mô hình năng lượng của “The 5 Choices”, “The Power of Full Engagement” của tác giả Tony Schwartz và Jim Loehr, “Are You Fully Charged?” của Tom Rath rồi sau đó cải biến lại theo suy nghĩ của mình. Qua kinh nghiệm áp dụng cá nhân, tôi cho rằng chúng ta có ba nguồn năng lượng chính đó là: Thể chất (Physical), Cảm xúc (Emotional) và Tinh thần (Spiritual).
Về mặt thể chất bao gồm ba điều đó là ăn đúng (ăn các loại thức ăn cung cấp đủ dưỡng chất), ngủ đủ (trung bình 7 tiếng một ngày) và di chuyển nhiều (có ít nhất 30 phút một ngày để tập thể dục). Nếu áp dụng đúng ba điều này sẽ mang lại cho chúng ta nguồn năng lượng thể chất dồi dào. Đây cũng là nguồn năng lượng dễ dàng nâng cao nhất trong ba nguồn năng lượng ở mô hình trên.
Về mặt cảm xúc thì bao gồm mối quan hệ với con người bên trong mình và mối quan hệ sâu sắc với những người khác. Tiến sĩ Chérie Carter-Scott từng nói rằng: “Mối quan hệ quan trọng nhất mà bạn có trong cuộc đời này là mối quan hệ với chính bản thân bạn.” Mối quan hệ với bản thân mình nghĩa là tôn trọng cảm xúc của mình, mong muốn của mình và dành thời gian cho chính mình. Một vài hoạt động tôi thường làm đó là viết nhật ký, nghe những bản nhạc sâu lắng, dành thời gian đọc sách để chiêm nghiệm v.v. Mối quan hệ với những người khác nghĩa là có một nhóm bạn cùng hệ giá trị và mục đích chung. Có một nghiên cứu kéo dài 75 năm của Robert Waldinger – một giáo sư tại Đại Học Y Harvard – nhằm tìm ra điều gì khiến cho con người hạnh phúc và khỏe mạnh. Trong suốt 75 năm, nhóm nghiên cứu theo dõi 724 người đàn ông từ khi họ còn là thiếu niên cho đến bây giờ (hầu hết người tham dự nay đã ở tuổi 90). Những người này được chia thành hai nhóm, một nhóm là các sinh viên năm nhất tại Đại học Harvard và nhóm thứ hai là một nhóm các chàng trai ở khu vực nghèo khổ nhất của Boston. Các chàng trai này sau đó trưởng thành và gia nhập vào đủ mọi tầng lớp trong cuộc sống. Có người là công nhân nhà máy, người thì là bác sĩ, người thì là luật sư. Một người trong đó thậm chí trở thành Tổng thống Mỹ. Một số bị nghiện rượu. Một số ít khác thì bị tâm thần phân liệt. Rất nhiều người leo lên đỉnh cao của nấc thang thành đạt, trong khi một số khác thì nằm ở dưới đáy xã hội. Tuy nhiên, nghiên cứu phát hiện ra rằng dù là ở địa vị nào đi nữa thì chỉ có một thứ duy nhất khiến con người cảm thấy hạnh phúc, đó chính là: Những mối quan hệ tốt đẹp và sâu sắc. Chính vì vậy, nếu ta muốn có một nguồn năng lượng cảm xúc dồi dào thì chúng ta chắc chắn phải có mối quan hệ tốt đẹp với chính mình và với người khác.
Về mặt tinh thần đó là việc kết nối với sứ mệnh của mình và cảm giác phụng sự cho một điều gì đó lớn hơn chính mình. Đây là nguồn năng lượng khó đạt được nhất nhưng cũng là nguồn năng lượng dồi dào nhất nếu có được nó. Nhắc đến nguồn năng lượng này, tôi nhớ ngay đến Giáo sư Stephen Hawking, người vừa qua đời gần đây. Dù thân thể ông không được như người bình thường, nhưng tôi tin rằng ông có nguồn năng lượng to lớn hơn bất cứ người khỏe mạnh nào, bởi một lẽ ông biết được sứ mệnh của mình và tại sao mình phải sống với sứ mệnh đó. Nhờ vậy, ông đã đạt được những kết quả phi thường khiến bao người kính phục.
Mô hình 5 Lựa Chọn này chính là tư duy bao trùm lấy việc quản lý thời gian, tập trung và năng lượng của tôi. Tuy nhiên, nếu chỉ có tư duy thôi thì bức tranh này theo tôi vẫn chưa hoàn chỉnh. Lý do là khi một ngày diễn ra sẽ có rất nhiều điều không theo được dự trù của mình. Chính vì vậy, tôi rèn luyện cho mình kỹ năng để quản lý công việc theo mô hình Getting Things Done (GTD) của David Allen.
II. KỸ NĂNG (SKILLSET)
GTD là một trong những phương pháp để quản lý công việc nổi tiếng nhất được phát minh bởi David Allen.
Nguyên tắc căn bản của GTD đó là “Não bộ không được dùng để chứa ý tưởng, mà là để sáng tạo ý tưởng” và “Hầu hết căng thẳng của chúng ta đến từ việc không quản lý tốt những cam kết trong cuộc đời mình”.
Để có thể giải phóng bộ não khỏi việc chứa ý tưởng và để quản lý tốt cam kết của mình, chúng ta cần có:
- Một hệ thống quản lý công việc mà chúng ta tin tưởng.
- Một nơi để ta có thể thu thập tất cả mọi thứ đang diễn ra.
- Năng lực làm rõ và đưa ra quyết định với các hạng mục mình đã thu thập.
- Một hệ thống gợi nhắc ta hành động.
- Liên tục cập nhật thường xuyên hệ thống đó để đảm bảo các cam kết được quản lý tốt.
Để làm được điều này, GTD trình bày cho chúng ta năm bước sau:
| Tạm dịch: 1. Thu thập những gì khiến bạn lưu tâm: Sử dụng khay hồ sơ, sổ tay, sổ tay điện tử, hoặc một thiết bị ghi ấm để thu thập tất cả những gì khiến bạn lưu tâm. Những việc cần làm, các dự án, vấn đề cần giải quyết, dù lớn hay nhỏ, cá nhân hay trong công việc. 2. Làm rõ hạng mục này có ý nghĩa gì: Với mọi thứ bạn đã thu thập, hãy tự hỏi: Có hành động được hay không? Nếu không, hãy loại bỏ nó, “ấp” nó, hoặc lưu trữ làm thông tin tham khảo. Nếu hành động được, hãy quyết định hành động tiếp theo là gì. Nếu ít hơn hai phút, hãy làm ngày. Nếu không, hãy ủy thác nếu có thể; hoặc đưa nó vào một danh sách việc phải làm.3. Sắp xếp các hạng mục vào đúng chỗ của nó: Đặt các gợi nhắc hành động vào danh sách tương ứng. Ví dụ, tạo các danh sách cho những hạng mục phù hợp – cuộc gọi, việc lặt vặt, emails cần gửi v.v. 4. Xem lại thường xuyên: Xem lại danh sách của bạn thường xuyên nhất có thể để tin tưởng vào lựa chọn của mình về việc phải làm tiếp theo. Thực hiện một buổi đánh giá hàng tuần để cập nhật hệ thống của mình.5. Hành động: Sử dụng hệ thống của bạn để thực hiện hành động với sự tự tin. |
Dưới đây là mô hình luồng làm việc GTD do tôi tự vẽ lại và điều chỉnh cho phù hợp với phong cách làm việc của mình.
Về cách thức ứng dụng GTD vào công việc tôi sẽ chia sẻ trong phần IV. Một ngày điển hình để có một cái nhìn trực quan hơn.
Phần tiếp theo, tôi sẽ liệt kê một số công cụ hỗ trợ cho tôi trong quá trình quản lý một ngày của mình.
III. CÔNG CỤ (TOOLSET) / PHƯƠNG PHÁP (TECHNIQUES):
| Quản lý thời gian | 1. Toggl: Đây là công cụ để giúp tôi quản lý xem mình đã sử dụng bao nhiều thời gian cho một việc nào đó. Trước khi bắt đầu làm một việc gì, tôi sẽ khởi động chương trình và đến khi hoàn thành công việc chương trình sẽ cho tôi biết mình đã mất bao nhiêu thời gian. Công cụ này có tích hợp cả phương pháp Pomodoro (làm việc 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút) giúp tập trung hơn trong công việc rất hữu ích. 2. Rescuetime: Công cụ này sẽ theo dõi thời lượng mà tôi sử dụng một phần mềm hay theo dõi một trang web nào đó trong ngày. Ví dụ nếu tôi sử dụng Facebook trong 45 phút thì phần mềm sẽ có nơi thể hiện cho tôi thấy rằng tôi đã dùng Facebook được 45 phút.3. Google Calendar: Lịch làm việc của tôi và được đồng bộ hóa xuyên suốt các thiết bị điện tử mà tôi sử dụng (smartphone, laptop và tablet). Nhờ vậy tôi có thể truy cập vào lịch này ở bất kỳ đâu mà tôi muốn và thực hiện những điều chỉnh khi cần một cách dễ dàng. |
| Quản lý sự tập trung / công việc / tài liệu | 1. Todoist: Todoist là trợ thủ đắc lực nhất của tôi trong việc quản lý các công việc của mình. Tôi sử dụng nó mỗi ngày và áp dụng nguyên lý GTD một cách sát sao khi sử dụng Todoist. Bạn có thể dùng link đăng ký này để được miễn phí 2 tháng Premium của Todoist. 2. Evernote: Evernote là công cụ giúp tôi lưu trữ các loại tài liệu, ý tưởng, văn bản và giúp tôi tra xuất lại chúng một cách nhanh chóng. Rất nhiều người không tổ chức văn bản một cách khoa học, dẫn đến việc mất rất nhiều thời gian để tìm lại một văn bản nào đó. Evernote giúp tôi có thể dùng não bộ của mình để sáng tạo ý tưởng thay vì chứa ý tưởng.3. Cold Turkey: Phần mềm này giúp tôi chặn những trang web mà tôi chỉ định trong một khoảng thời gian mà tôi mong muốn, từ đó giúp tôi tập trung hơn trong lúc mình làm việc. 3. Pomodoro: Đây là phương pháp được phát minh bởi Francesco Cirillo với mục đích ban đầu là giúp cho ông tập trung hơn trong quá trình còn là sinh viên của mình. Phương pháp này quy định rằng cứ mỗi 1 Pomodoro (25 phút) cực kỳ tập trung không để bất kỳ điều gì khiến mình xao lãng, thì chúng ta sẽ nghỉ ngơi trong vòng 5 phút để thư giãn. Sau 5 phút lại tiếp tục 1 Pomodoro nữa và cứ tiếp tục vòng lặp như vậy cho đến khi hoàn thành xong công việc của mình. Lý tưởng nhất là mỗi ngày có ít nhất 8 Pomodoro hoàn hảo (khoảng 4 tiếng cực kỳ tập trung) là có thể giải quyết một khối lượng lớn công việc của mình. |
| Quản lý năng lượng | 1. Thời Gian Vàng Sinh Học (Biological Prime Time): Khái niệm này được giới thiệu trong quyển sách Work the System của Sam Capenter. Đây là khoảng thời gian vàng mà mỗi người tự nhiên có nhiều năng lượng, sự sáng tạo và tập trung hơn các khoảng thời gian khác mà không cần nhờ bất kỳ một chất kích thích nào. Khoảng thời gian vàng này của tôi là vào buổi sáng, từ 8h – 11h và đây sẽ là lúc tôi đặt lịch thực hiện những việc quan trọng nhất của mình trong khoảng thời gian này.
2. Tôi sử dụng thêm vòng đeo tay thông minh để quản lý quá trình tập luyện và ngủ nghỉ của mình. Dựa trên các dữ liệu thu thập được, tôi có thể đưa ra những điều chỉnh để thích ứng với hoàn cảnh hiện tại của mình. |
IV. MỘT NGÀY ĐIỂN HÌNH
Đây là video mô tả một ngày điển hình của tôi để các bạn tham khảo.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi, chúc các bạn đạt được hiệu quả trong công việc và có thêm nhiều thời gian giá trị hơn cho chính mình.
Trân trọng,
Đinh Hải Đăng
V. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Cal Newport (2016), Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing.
- Chris Bailey (2017), The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy, Crown Business.
- David Allen (2015), Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books.
- Francesco Cirillo (2018), The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time Management System That Has Transformed How We Work, Currency.
- Jim Loehr, Tony Schwartz (2005), The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal, Free Press.
- Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne (2016), The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity, Simon & Schuster.
- Sam Capenter (2011), Work the System: The Simple Mechanics of Making More and Working Less, Greenleaf Book Group Press.
- Stephen R. Covey (2013), The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change (Anniversary Edition), Simon & Schuster.
- Tom Rath (2015), Are You Fully Charged? The 3 Keys to Energizing Your Work and Life, Silicon Guild.
- Cal Newport, Work Accomplished = Time Spent x Intensity, ngày tiếp cận 16/03/2018, http://calnewport.com/blog/2014/04/08/work-accomplished-time-spent-x-intensity/
- Carl R. W. Pullein (2017), Working with Todoist series, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.youtube.com/watch?v=DhP7SJKiQ20&list=PLAzfmm1gS2_UIsnCtmVq52bljDw8Am2VH
- Carl R. W. Pullein, Working with Evernote series, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.youtube.com/watch?v=UMayVLAKAvU&list=PLAzfmm1gS2_XNMhxQJoomJLKc-GG-1Ux6
- Michael Hyatt, How I Organize Evernote, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://michaelhyatt.com/evernote-tags/
- Neil Vidyarthi, A Quick and Easy Guide to Completing Any Project in Todoist, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://blog.doist.com/a-quick-and-easy-guide-to-completing-any-project-in-todoist-a40221971000
- Robert Waldinger, What makes a good life? Lessons from the longest study on happiness, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.ted.com/talks/robert_waldinger_what_makes_a_good_life_lessons_from_the_longest_study_on_happiness
No responses yet