Toàn Tập Về Quản Lý Thời Gian

Quản lý thời gian là một chủ đề không mới nhưng lại có nhiều quan điểm khác nhau về lĩnh vực này qua từng năm tháng. Nếu ở thời đại cách mạng công nghiệp, quản lý thời gian đồng nghĩa với việc làm nhiều hơn và liên tục hơn trong một khoảng thời gian cụ thể; hay đến thời đại Internet bắt đầu bùng nổ thì quản lý thời gian nghĩa là có một danh sách việc phải làm (to-do list) trong một ngày; và đến bây giờ thì quản lý thời gian đồng nghĩa với việc ưu tiên cho những điều quan trọng và mối quan hệ quan trọng nhất của mình.

Bản thân tôi là một người có tính cách thích mọi thứ linh hoạt, không thích vào khuôn khổ và cấu trúc. Chính vì vậy, khi bắt đầu đi làm tôi gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình sao cho có thể cân bằng được giữa công việc và cuộc sống. Trong khoảng hơn ba năm trở lại đây (từ năm 2014), tôi bắt đầu nghiên cứu nhiều về chủ đề này và tích cực áp dụng những gì mà tôi nghiên cứu được. Trong quá trình nghiên cứu, tôi phát hiện ra rằng quản lý thời gian trong thế kỷ hiện nay không chỉ dừng lại ở yếu tố “thời gian” nữa mà còn được mở rộng hơn thế. Suy cho cùng, tại sao ta lại cần quản lý thời gian? Câu trả lời là để có thể làm tốt công việc của mình và hoàn thành các vai trò của mình một cách chu toàn nhất. Nếu hiểu theo góc nhìn này và đặc biệt là với tính chất của xã hội bây giờ thì chỉ quản lý tốt “thời gian” thôi là chưa đủ mà theo tôi còn hai yếu tố nữa đó là “sự tập trung” và “năng lượng” của một người nữa. Giả sử ta có hai người A và B cùng làm việc trong một khoảng thời gian là 1 tiếng đồng hồ thì khả năng hoàn thành công việc của hai người này sẽ ra sao nếu:

  • Người A: Khả năng tập trung 50% + Mức năng lượng 50%
  • Người B: Khả năng tập trung 100% + Mức năng lượng 100%

Câu trả lời đó chính là người B vì anh ta đã tận dụng được tối đa một tiếng đồng hồ mình có được bằng cách tập trung cao độ và duy trì mức năng lượng của mình ở mức tối ưu nhất. Chúng ta giả sử thêm nếu đây không phải là công việc mà là một mối quan hệ nào đó thì ai sẽ có mối quan hệ tốt đẹp hơn? Một lần nữa chắc chắn là người B vì anh ta dành toàn bộ thời gian của mình để tập trung cho người đối diện với tất cả sức lực của mình.

Từ trường hợp này, tôi đề ra một công thức cho bản thân mình như sau:

Chất lượng công việc / mối quan hệ =
Số lượng thời gian x Cường độ tập trung x Mức năng lượng

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi sẽ trình bày theo một logic đi từ tư duy (mindset), kỹ năng (skillset) và cuối cùng là công cụ (toolset) mà tôi sử dụng để quản lý tốt ba yếu tố trên. Cuối cùng, tôi sẽ trình bày một ngày điển hình của mình khi áp dụng những điều tôi đã trình bày ở trên.

I. TƯ DUY (MINDSET):

Với sự bùng nổ của Internet vào đầu thế kỷ 21, và cho đến bây giờ là sự phát triển của A.I. và hàng trăm các phần mềm được ra đời mỗi ngày, thì người lao động trí óc ngày nay đang gặp phải các thách thức lớn sau:

  1. Quá nhiều sự lựa chọn cần phải đưa ra trong một ngày.
  2. Quá nhiều sự xao nhãng khiến họ mất tập trung.
  3. Quá nhiều lần kiệt sức khi phải làm việc trong một thời gian dài.

Sau một thời gian nghiên cứu, tôi cho rằng mô hình The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity của tổ chức FranklinCovey là một mô hình khá toàn diện để giải quyết ba thử thách trên. Mô hình này cho rằng để giải quyết ba thách thức này đòi hỏi một người cần phải có: (1) Khả năng phán đoán tốt để biết đâu là những lựa chọn quan trọng nhất mà mình cần ưu tiên thời gian; (2) Khả năng lên kế hoạch và làm chủ công nghệ để giảm tối đa sự xao nhãng và (3) Khả năng tái tạo năng lượng của mình thay vì làm đến kiệt sức. Cụ thể hơn, họ cần phải đưa ra 5 Lựa Chọn dưới đây mỗi ngày để làm chủ thời gian, sự tập trung và năng lượng của mình.

  1. Lựa chọn 1: Ưu tiên cho điều quan trọng thay vì phản ứng với những việc khẩn cấp.
  2. Lựa chọn 2: Hướng đến sự xuất sắc thay vì chấp nhận sự tầm thường.
  3. Lựa chọn 3: Đặt lịch cho những “hòn đá lớn” thay vì phân loại những hòn sỏi nhỏ.
  4. Lựa chọn 4: Làm chủ công nghệ thay vì để nó làm chủ mình.
  5. Lựa chọn 5: Tái tạo năng lượng thay vì đốt cháy cạn kiệt “nguồn nhiên liệu” của mình.

Biểu đồ này tóm tắt 5 lựa chọn ứng với mỗi thành tố thời gian, sự tập trung và năng lượng:

5 Choices
Mô hình 5 Lựa Chọn Để Đạt Hiệu Suất Vượt Trội

Sau đây, tôi sẽ phân tích cụ thể hơn từng lựa chọn này.

Lựa chọn 1 – Ưu tiên cho điều quan trọng thay vì phản ứng với những việc khẩn cấp:

Lựa chọn này chính là Thói quen số 3 trong mô hình 7 Thói quen hiệu quả của Stephen Covey.

Nền tảng của việc ra quyết định sẽ được dựa trên Ma Trận Quản Trị Thời Gian với sự tương tác giữa hai yếu tố Khẩn cấpQuan trọng.

Ma trận quản lý thời gian
Mô Hình Ma Trận Quản Trị Thời Gian

Theo mô hình này thì hầu hết chúng ta đều vướng vào cái bẫy của việc “nghiện tính khẩn cấp”. Chúng ta có xu hướng liên kết những việc có tính khẩn cấp đồng nghĩa với nó quan trọng và khi ta hoàn thành một việc khẩn cấp nào đó, não bộ lại tiết ra chất dopamine để làm ta cảm thấy sảng khoái. Vòng lặp này cứ lặp đi lặp lại nhiều lần dẫn đến việc ta luôn đi tìm những việc khẩn cấp chỉ để thỏa mãn cơn nghiện này.

Để chứng minh cho việc này, Chris Bailey, tác giả quyển sách The Productivity Project đã thực hiện một thí nghiệm như sau: anh thử nghiệm giữa tuần làm việc 20 giờ và tuần làm việc 90 giờ trong vòng một tháng để xem hiệu quả của mình như thế nào. Kết quả mà anh quan sát được khá bất ngờ, đó là tuần làm việc 90 giờ chỉ mang lại kết quả nhiều hơn một chút so với tuần làm việc 20 giờ. Chris cho biết: “Dù về mặt kết quả thì khối lượng đạt được là gần như nhau, nhưng tôi lại cảm thấy như mình hiệu quả gấp đôi khi làm nhiều giờ hơn.” Lý do mà Chris “cảm thấy như mình hiệu quả gấp đôi” là bởi vì trong tuần làm việc 90 giờ, anh luôn bận rộn giải quyết hết việc này đến việc khác và cứ mỗi lần hoàn thành một việc gì đó, anh cảm thấy rất hài lòng. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ, có rất nhiều việc mà anh hoàn thành lại không hề quan trọng và không hề đóng góp gì cho công việc của anh cả.

Trong một nghiên cứu độc lập của FranklinCovey trong vòng 6 năm với 351,613 phiếu trả lời từ kháp nơi như Châu Phi, Châu Á Thái Bình Dương, Châu Âu, Mỹ Latinh, Trung Đông, và Bắc Mỹ, họ phát hiện ra rằng 60% thời gian mọi người dành cho những việc quan trọng và 40% thời gian dành cho những việc quan trọng. Thoạt nhiên, ta có thể thấy cũng không quá tệ, nhưng khi FranklinCovey chia nhỏ chúng vào các ô trong Ma Trận Quản Trị Thời Gian thì đây là kết quả họ nhận được:

Time %
Thời Gian Dành Cho Từng Góc Phần Tư

Nếu phân tích một cách kĩ lưỡng, ta sẽ thấy rằng vùng Q1 + Q3 = 51.2% cao hơn rất nhiều so với vùng Q2. Như vậy có nghĩa là trên thực tế chúng ta dành tới hơn 50% để làm những việc khẩn cấp và chỉ có khoảng 30% thời gian là để làm những thứ thực sự có ý nghĩa trong công việc và cuộc sống của mình. Như vậy ta thấy rằng để quản lý thời gian hiệu quả, cần phải giảm đi thời gian ở Q1 và Q3 nhiều nhất có thể và tăng thời lượng tập trung vào những việc quan trọng ở Q2 lên.

Tuy nhiên, Lựa chọn 1 chỉ mới cho ta một nhận thức rằng ta cần phải ưu tiên cho điều quan trọng, vấn đề đặt ra đó là làm thế nào để phân định đâu là những lựa chọn quan trọng? Tiêu chí nào để dựa trên đó ta đưa ra quyết định của mình? Lựa chọn 2 sẽ giúp ta giải quyết vấn đề này.

Lựa chọn 2: Hướng đến sự xuất sắc thay vì chấp nhận sự tầm thường.

Khái niệm xuất sắc ở đây được hiểu theo nghĩa đó là xuất sắc trong những vai trò quan trọng hiện tại của mình. Trong cuộc sống, chúng ta thường định nghĩa bản thân mình bằng những vai trò. Khi chúng ta hỏi người khác hoặc được hỏi: “Bạn làm nghề gì?” thì câu trả lời thường là “Tôi là một CEO”, “Tôi là một Marketer”, “Tôi làm mẹ toàn thời gian”, “Tôi là một người thầy giáo”. Chúng ta có rất nhiều vai trò khác nhau trong cuộc sống và trong mỗi vai trò này, chúng ta đều có những mục tiêu và viễn kiến cá nhân của vai trò đó:

  • Một người là CEO sẽ muốn mình phải xây dựng được đội ngũ mạnh, sản phẩm xuất sắc và kiếm được nhiều tiền chẳng hạn.
  • Người làm mẹ toàn thời gian thì muốn cho con cái tình yêu thương và nền giáo dục tốt đẹp nhất.
  • Người thầy giáo thì muốn truyền cho học trò tình yêu học tập và lý do cần phải quan tâm đến học vấn tự thân.

Như vậy để quản lý thời gian tốt đồng nghĩa với việc biết được những mục tiêu mình đang có trong từng vai trò này, viễn kiến (vision) của mình về vai trò đó là gì, và biết được mình có đang làm tốt hay không trong vai trò đó. Lựa chọn 2 này nói cách khác chính là Thói quen 2 của 7 Thói quen hiệu quả.

Để bắt đầu xác định các vai trò và viết nên viễn kiến của mình, chúng ta sẽ làm theo những bước sau (theo hướng dẫn của sách The 5 Choices):

Bước 1: Xác định vai trò quan trọng trong hiện tại

Đầu tiên ta cần biết được những vai trò quan trọng nhất trong cuộc đời của mình ngay ở hiện tại là những vai trò nào. Thường thì ta có khoảng từ 5-7 vai trò như vậy.

Ví dụ như những vai trò quan trọng hiện tại của tôi là:

  • Một người Coach
  • Một người Cha
  • Một người Chồng
  • Một người Học trò trong chương trình IPL
  • Một người với mối quan hệ với chính Bản thân mình

Bước 2: Đánh giá hiệu quả của mỗi vai trò

Ở bước này ta cần tự hỏi mình: “Tôi đang làm tốt những vai trò này đến mức độ nào?”

Chúng ta cần thành thật cho điểm ở mỗi vai trò từ 1-10 với 1 là tệ nhất và 10 là xuất sắc. Chúng ta cũng có thể hỏi xin phản hồi của những người xung quanh để có một cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả của mình.

Bước 3: Đặt lại tên cho vai trò của bạn để mang lại cảm xúc tích cực và động lực

Ngôn từ tích cực có thể tạo nên cảm xúc và động lực cho chúng ta. Cùng một ý nghĩa nhưng cách dùng từ sẽ khơi gợi lên những cảm xúc hoàn toàn khác nhau.

Lấy ví dụ các vai trò của tôi được đặt tên lại như sau:

  • Coach => The Lighthouse
  • Người học trò ==> A Life-long learner

Chúng ta có thể dùng bất cứ ngôn ngữ nào cũng được, miễn là ngôn ngữ đấy khơi gợi cho chúng ta một ý nghĩa đặc biệt với bản thân mà mỗi khi nhắc đến cụm từ đó nó thúc đẩy chúng ta phải nỗ lực cho vai trò của mình.

Bước 4: Viết một tuyên ngôn cho vai trò của bạn

Ở mỗi vai trò chúng ta cần xác định viễn kiến của mình cho vai trò đó, đích đến cuối cùng của mình là gì, điều gì khi mình đạt được sẽ làm cho mình cảm thấy hài lòng rằng mình đã hoàn thành tốt vai trò đó. Công thức viết bản tuyên ngôn vai trò này rất cụ thể và rõ ràng như sau:

Là một (vai trò)… Tôi sẽ (kết quả hướng đến)… Bằng cách (những hoạt động để đạt đến kết quả đó).

Ví dụ với vai trò là A Life-long Learner của tôi, tôi sẽ viết như sau:

Là mộtTôi sẽBằng cách
Life-long Learner (Người học tập suốt đời)Sống với 3 tinh thần “Thực học, Khai phóng, Chuyên sâu” và 3 giá trị “Tự do, Trách nhiệm, Ưu tú” của IPLSống dấn thân và thực học thay vì sống làng nhàng và hư học; luôn tự nhắc nhở mình về những “điểm mù” của bản thân bằng cách phản tỉnh và phản tư chính mình; nỗ lực mở rộng góc nhìn của mình bằng cách liên tục học hỏi từ trong sách vở và trong thực tế; chấp nhận những quan điểm khác biệt của người khác để học hỏi và phát triển.

Bước 5: Đặt mục tiêu cụ thể cho từng vai trò

Sau khi đã xác định vai trò và đích đến mình muốn hướng tới trong từng vai trò, tôi sẽ xác định những mục tiêu cụ thể trong năm nay để giúp tôi tiến gần hơn đến cái đích mà tôi đã chọn. Phương pháp đặt mục tiêu thông dụng nhất sẽ là dùng SMART Goals, hoặc theo như trong The 5 Choices thì là công thức Từ X đến Y vào lúc Z. Ví dụ:

  • Giảm từ 90 cân xuống 70 cân vào 25/12/2018
  • Nâng cao thu nhập từ 15 triệu lên 30 triệu vào 23/4/2018

Ngay cả những thứ khó định lượng như mối quan hệ thì ta cũng có thể đưa nó về được định lượng bằng cách trước tiên xác định từ 1-10 thì điểm số hiện tại là bao nhiêu, sau đó xác định mình muốn hướng đến điểm số bao nhiêu. Ví dụ:

  • Nâng cao mối quan hệ với vợ / chồng từ 4 điểm lên 8 điểm vào 20/10/2018
  • Tăng khả năng thuyết trình từ 6 điểm lên 7 điểm sau một tháng nữa

Tiếp tục lấy ví dụ ở trên, tôi sẽ đặt ra những mục tiêu sau:

Là mộtTôi sẽBằng cáchMục tiêu 2018
Life-long Learner (Người học tập suốt đời)Sống với 3 tinh thần “Thực học, Khai phóng, Chuyên sâu” và 3 giá trị “Tự do, Trách nhiệm, Ưu tú” của IPLSống dấn thân và thực học thay vì sống làng nhàng và hư học; luôn tự nhắc nhở mình về những “điểm mù” của bản thân bằng cách phản tỉnh và phản tư chính mình; nỗ lực mở rộng góc nhìn của mình bằng cách liên tục học hỏi từ trong sách vở và trong thực tế; chấp nhận những quan điểm khác biệt của người khác để học hỏi và phát triển.1. Hoàn thành một năm học tại IPL với điểm số xuất sắc (> 9) bằng tinh thần dấn thân và thực học.

Quy trình này lập lại tương tự như vậy cho các vai trò quan trọng khác. Tuy nhiên, sách khuyến khích mỗi người chỉ nên xác định từ 3-6 vai trò quan trọng nhất trong giai đoạn hiện tại để tránh bị quá tải.

Sau khi đã có được một bản tuyên ngôn vai trò với các mục tiêu cụ thể, lúc này ta đã có được tiêu chí để phân định việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc không quan trọng, việc nào là gấp hay không gấp để sắp xếp chúng vào đúng góc phần tư tương ứng.

Lựa chọn 3: Đặt lịch cho những “hòn đá lớn” thay vì phân loại những hòn sỏi nhỏ.

Ở lựa chọn này câu hỏi quan trọng nhất được đặt ra đó là: “Một đến hai việc quan trọng nhất mà tôi muốn đạt được trong tuần này trong vai trò này là gì?”

Khi đã có danh sách những điều quan trọng, ta sẽ lên lịch thực hiện cho những việc này trước tiên. Sau khi đã lên lịch ưu tiên thì lúc này ta mới bắt đầu sắp xếp cho những việc ít quan trọng khác trong các khung giờ còn trống.

Typical Week

Ở hình trên có một khoảng thời gian từ 8:00 – 9:00 sáng thứ Hai mỗi tuần mà tôi gọi là “Strategic Weekly Planning” (Lập kế hoạch chiến lược tuần). Đây là lúc tôi xem lại toàn bộ một tuần vừa qua và bắt đầu lên kế hoạch cho một tuần sắp tới. Khoảng thời gian này rất quan trọng với tôi và tôi rất hạn chế để cho bất kỳ việc gì xen ngang vào khoảng thời gian này.

Quay lại mô hình tổng quan 5 Lựa Chọn ở đầu bài, ta có thể thấy rằng việc đặt lịch cho những “Hòn đá lớn” này sẽ giúp ta nâng cao khả năng tập trung của mình hơn rất nhiều so với khi ta không có một lịch trình với những việc quan trọng đã được ưu tiên. Để hình dung rõ hơn, tôi muốn dùng hình ảnh của một trận chiến. Trước khi bước ra cuộc chiến, vị tướng lãnh đạo phải luôn có một kế hoạch hành động đã được vạch sẵn từ trước đó để đảm bảo rằng quân đội sẽ tập trung thực hiện theo đúng kế hoạch này nhất có thể. Dĩ nhiên khi cuộc chiến thật sự diễn ra sẽ có sai lệch so với kế hoạch, nhưng lúc này việc điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc không có bất kỳ kế hoạch nào cả.

Lựa chọn 4: Làm chủ công nghệ thay vì để công nghệ làm chủ mình

Tôi sẽ chia sẻ về Lựa chọn này ở phần thứ IV. Một ngày điển hình của tôi bằng video để thể hiện trực quan hơn suy nghĩ của mình.

Lựa chọn 5: Tái tạo năng lượng thay vì đốt cháy cạn kiệt “nguồn nhiên liệu” của mình.

Cơ thể chúng ta cũng giống như một chiếc xe vậy, nếu chúng ta liên tục chạy xe mà không đổ xăng / bảo trì cho xe thì đến một lúc nào đó chiếc xe sẽ không tiếp tục vận hành được nữa. Tương tự, cơ thể nếu chỉ làm việc liên tục mà không có những hoạt động / phương pháp để tái tạo năng lượng thì đến một lúc sẽ không còn khả năng để tiếp tục hoạt động một cách tối ưu nhất.

Về mặt năng lượng, tôi dựa trên ba mô hình năng lượng của “The 5 Choices”, “The Power of Full Engagement” của tác giả Tony Schwartz và Jim Loehr, “Are You Fully Charged?” của Tom Rath rồi sau đó cải biến lại theo suy nghĩ của mình. Qua kinh nghiệm áp dụng cá nhân, tôi cho rằng chúng ta có ba nguồn năng lượng chính đó là: Thể chất (Physical), Cảm xúc (Emotional) Tinh thần (Spiritual).

Về mặt thể chất bao gồm ba điều đó là ăn đúng (ăn các loại thức ăn cung cấp đủ dưỡng chất), ngủ đủ (trung bình 7 tiếng một ngày) và di chuyển nhiều (có ít nhất 30 phút một ngày để tập thể dục). Nếu áp dụng đúng ba điều này sẽ mang lại cho chúng ta nguồn năng lượng thể chất dồi dào. Đây cũng là nguồn năng lượng dễ dàng nâng cao nhất trong ba nguồn năng lượng ở mô hình trên.

Về mặt cảm xúc thì bao gồm mối quan hệ với con người bên trong mìnhmối quan hệ sâu sắc với những người khác. Tiến sĩ Chérie Carter-Scott từng nói rằng: “Mối quan hệ quan trọng nhất mà bạn có trong cuộc đời này là mối quan hệ với chính bản thân bạn.” Mối quan hệ với bản thân mình nghĩa là tôn trọng cảm xúc của mình, mong muốn của mình và dành thời gian cho chính mình. Một vài hoạt động tôi thường làm đó là viết nhật ký, nghe những bản nhạc sâu lắng, dành thời gian đọc sách để chiêm nghiệm v.v. Mối quan hệ với những người khác nghĩa là có một nhóm bạn cùng hệ giá trị và mục đích chung. Có một nghiên cứu kéo dài 75 năm của Robert Waldinger – một giáo sư tại Đại Học Y Harvard – nhằm tìm ra điều gì khiến cho con người hạnh phúc và khỏe mạnh. Trong suốt 75 năm, nhóm nghiên cứu theo dõi 724 người đàn ông từ khi họ còn là thiếu niên cho đến bây giờ (hầu hết người tham dự nay đã ở tuổi 90). Những người này được chia thành hai nhóm, một nhóm là các sinh viên năm nhất tại Đại học Harvard và nhóm thứ hai là một nhóm các chàng trai ở khu vực nghèo khổ nhất của Boston. Các chàng trai này sau đó trưởng thành và gia nhập vào đủ mọi tầng lớp trong cuộc sống. Có người là công nhân nhà máy, người thì là bác sĩ, người thì là luật sư. Một người trong đó thậm chí trở thành Tổng thống Mỹ. Một số bị nghiện rượu. Một số ít khác thì bị tâm thần phân liệt. Rất nhiều người leo lên đỉnh cao của nấc thang thành đạt, trong khi một số khác thì nằm ở dưới đáy xã hội. Tuy nhiên, nghiên cứu phát hiện ra rằng dù là ở địa vị nào đi nữa thì chỉ có một thứ duy nhất khiến con người cảm thấy hạnh phúc, đó chính là: Những mối quan hệ tốt đẹp và sâu sắc. Chính vì vậy, nếu ta muốn có một nguồn năng lượng cảm xúc dồi dào thì chúng ta chắc chắn phải có mối quan hệ tốt đẹp với chính mình và với người khác.

Về mặt tinh thần đó là việc kết nối với sứ mệnh của mình cảm giác phụng sự cho một điều gì đó lớn hơn chính mình. Đây là nguồn năng lượng khó đạt được nhất nhưng cũng là nguồn năng lượng dồi dào nhất nếu có được nó. Nhắc đến nguồn năng lượng này, tôi nhớ ngay đến Giáo sư Stephen Hawking, người vừa qua đời gần đây. Dù thân thể ông không được như người bình thường, nhưng tôi tin rằng ông có nguồn năng lượng to lớn hơn bất cứ người khỏe mạnh nào, bởi một lẽ ông biết được sứ mệnh của mình và tại sao mình phải sống với sứ mệnh đó. Nhờ vậy, ông đã đạt được những kết quả phi thường khiến bao người kính phục.

Mô hình 5 Lựa Chọn này chính là tư duy bao trùm lấy việc quản lý thời gian, tập trung và năng lượng của tôi. Tuy nhiên, nếu chỉ có tư duy thôi thì bức tranh này theo tôi vẫn chưa hoàn chỉnh. Lý do là khi một ngày diễn ra sẽ có rất nhiều điều không theo được dự trù của mình. Chính vì vậy, tôi rèn luyện cho mình kỹ năng để quản lý công việc theo mô hình Getting Things Done (GTD) của David Allen.

II. KỸ NĂNG (SKILLSET)

GTD là một trong những phương pháp để quản lý công việc nổi tiếng nhất được phát minh bởi David Allen.

Nguyên tắc căn bản của GTD đó là “Não bộ không được dùng để chứa ý tưởng, mà là để sáng tạo ý tưởng”“Hầu hết căng thẳng của chúng ta đến từ việc không quản lý tốt những cam kết trong cuộc đời mình”.

Để có thể giải phóng bộ não khỏi việc chứa ý tưởng và để quản lý tốt cam kết của mình, chúng ta cần có:

  • Một hệ thống quản lý công việc mà chúng ta tin tưởng.
  • Một nơi để ta có thể thu thập tất cả mọi thứ đang diễn ra.
  • Năng lực làm rõ và đưa ra quyết định với các hạng mục mình đã thu thập.
  • Một hệ thống gợi nhắc ta hành động.
  • Liên tục cập nhật thường xuyên hệ thống đó để đảm bảo các cam kết được quản lý tốt.

Để làm được điều này, GTD trình bày cho chúng ta năm bước sau:

GTD
Mô Hình 5 Bước GTD – Nguồn: http://www.gettingthingsdone.com
Tạm dịch:

1.     Thu thập những gì khiến bạn lưu tâm: Sử dụng khay hồ sơ, sổ tay, sổ tay điện tử, hoặc một thiết bị ghi ấm để thu thập tất cả những gì khiến bạn lưu tâm. Những việc cần làm, các dự án, vấn đề cần giải quyết, dù lớn hay nhỏ, cá nhân hay trong công việc.

2.     Làm rõ hạng mục này có ý nghĩa gì: Với mọi thứ bạn đã thu thập, hãy tự hỏi: Có hành động được hay không? Nếu không, hãy loại bỏ nó, “ấp” nó, hoặc lưu trữ làm thông tin tham khảo. Nếu hành động được, hãy quyết định hành động tiếp theo là gì. Nếu ít hơn hai phút, hãy làm ngày. Nếu không, hãy ủy thác nếu có thể; hoặc đưa nó vào một danh sách việc phải làm.

3.     Sắp xếp các hạng mục vào đúng chỗ của nó: Đặt các gợi nhắc hành động vào danh sách tương ứng. Ví dụ, tạo các danh sách cho những hạng mục phù hợp – cuộc gọi, việc lặt vặt, emails cần gửi v.v.

4.     Xem lại thường xuyên: Xem lại danh sách của bạn thường xuyên nhất có thể để tin tưởng vào lựa chọn của mình về việc phải làm tiếp theo. Thực hiện một buổi đánh giá hàng tuần để cập nhật hệ thống của mình.

5.     Hành động: Sử dụng hệ thống của bạn để thực hiện hành động với sự tự tin.

 Dưới đây là mô hình luồng làm việc GTD do tôi tự vẽ lại và điều chỉnh cho phù hợp với phong cách làm việc của mình.

GTD Workflow

Về cách thức ứng dụng GTD vào công việc tôi sẽ chia sẻ trong phần IV. Một ngày điển hình để có một cái nhìn trực quan hơn.

Phần tiếp theo, tôi sẽ liệt kê một số công cụ hỗ trợ cho tôi trong quá trình quản lý một ngày của mình.

III. CÔNG CỤ (TOOLSET) / PHƯƠNG PHÁP (TECHNIQUES):

Quản lý thời gian1. Toggl: Đây là công cụ để giúp tôi quản lý xem mình đã sử dụng bao nhiều thời gian cho một việc nào đó. Trước khi bắt đầu làm một việc gì, tôi sẽ khởi động chương trình và đến khi hoàn thành công việc chương trình sẽ cho tôi biết mình đã mất bao nhiêu thời gian. Công cụ này có tích hợp cả phương pháp Pomodoro (làm việc 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút) giúp tập trung hơn trong công việc rất hữu ích.

2. Rescuetime: Công cụ này sẽ theo dõi thời lượng mà tôi sử dụng một phần mềm hay theo dõi một trang web nào đó trong ngày. Ví dụ nếu tôi sử dụng Facebook trong 45 phút thì phần mềm sẽ có nơi thể hiện cho tôi thấy rằng tôi đã dùng Facebook được 45 phút.

3. Google Calendar: Lịch làm việc của tôi và được đồng bộ hóa xuyên suốt các thiết bị điện tử mà tôi sử dụng (smartphone, laptop và tablet). Nhờ vậy tôi có thể truy cập vào lịch này ở bất kỳ đâu mà tôi muốn và thực hiện những điều chỉnh khi cần một cách dễ dàng.

Quản lý sự tập trung / công việc / tài liệu1. Todoist: Todoist là trợ thủ đắc lực nhất của tôi trong việc quản lý các công việc của mình. Tôi sử dụng nó mỗi ngày và áp dụng nguyên lý GTD một cách sát sao khi sử dụng Todoist.

2. Evernote: Evernote là công cụ giúp tôi lưu trữ các loại tài liệu, ý tưởng, văn bản và giúp tôi tra xuất lại chúng một cách nhanh chóng. Rất nhiều người không tổ chức văn bản một cách khoa học, dẫn đến việc mất rất nhiều thời gian để tìm lại một văn bản nào đó. Evernote giúp tôi có thể dùng não bộ của mình để sáng tạo ý tưởng thay vì chứa ý tưởng.

3. Cold Turkey: Phần mềm này giúp tôi chặn những trang web mà tôi chỉ định trong một khoảng thời gian mà tôi mong muốn, từ đó giúp tôi tập trung hơn trong lúc mình làm việc.

4. Pomodoro: Đây là phương pháp được phát minh bởi Francesco Cirillo với mục đích ban đầu là giúp cho ông tập trung hơn trong quá trình còn là sinh viên của mình. Phương pháp này quy định rằng cứ mỗi 1 Pomodoro (25 phút) cực kỳ tập trung không để bất kỳ điều gì khiến mình xao lãng, thì chúng ta sẽ nghỉ ngơi trong vòng 5 phút để thư giãn. Sau 5 phút lại tiếp tục 1 Pomodoro nữa và cứ tiếp tục vòng lặp như vậy cho đến khi hoàn thành xong công việc của mình. Lý tưởng nhất là mỗi ngày có ít nhất 8 Pomodoro hoàn hảo (khoảng 4 tiếng cực kỳ tập trung) là có thể giải quyết một khối lượng lớn công việc của mình.

Quản lý năng lượng1. Thời Gian Vàng Sinh Học (Biological Prime Time): Khái niệm này được giới thiệu trong quyển sách Work the System của Sam Capenter. Đây là khoảng thời gian vàng mà mỗi người tự nhiên có nhiều năng lượng, sự sáng tạo và tập trung hơn các khoảng thời gian khác mà không cần nhờ bất kỳ một chất kích thích nào. Khoảng thời gian vàng này của tôi là vào buổi sáng, từ 8h – 11h và đây sẽ là lúc tôi đặt lịch thực hiện những việc quan trọng nhất của mình trong khoảng thời gian này.

2. Tôi sử dụng thêm vòng đeo tay thông minh để quản lý quá trình tập luyện và ngủ nghỉ của mình. Dựa trên các dữ liệu thu thập được, tôi có thể đưa ra những điều chỉnh để thích ứng với hoàn cảnh hiện tại của mình.

IV. MỘT NGÀY ĐIỂN HÌNH

Đây là video mô tả một ngày điển hình của tôi, có thể xem được online ở đây.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. Cal Newport (2016), Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing.
  2. Chris Bailey (2017), The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy, Crown Business.
  3. David Allen (2015), Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books.
  4. Francesco Cirillo (2018), The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time Management System That Has Transformed How We Work, Currency.
  5. Jim Loehr, Tony Schwartz (2005), The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal, Free Press.
  6. Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne (2016), The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity, Simon & Schuster.
  7. Sam Capenter (2011), Work the System: The Simple Mechanics of Making More and Working Less, Greenleaf Book Group Press.
  8. Stephen R. Covey (2013), The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change (Anniversary Edition), Simon & Schuster.
  9. Tom Rath (2015), Are You Fully Charged? The 3 Keys to Energizing Your Work and Life, Silicon Guild.
  10. Cal Newport, Work Accomplished = Time Spent x Intensity, ngày tiếp cận 16/03/2018, http://calnewport.com/blog/2014/04/08/work-accomplished-time-spent-x-intensity/
  11. Carl R. W. Pullein (2017), Working with Todoist series, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.youtube.com/watch?v=DhP7SJKiQ20&list=PLAzfmm1gS2_UIsnCtmVq52bljDw8Am2VH
  12. Carl R. W. Pullein, Working with Evernote series, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.youtube.com/watch?v=UMayVLAKAvU&list=PLAzfmm1gS2_XNMhxQJoomJLKc-GG-1Ux6
  13. Michael Hyatt, How I Organize Evernote, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://michaelhyatt.com/evernote-tags/
  14. Neil Vidyarthi, A Quick and Easy Guide to Completing Any Project in Todoist, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://blog.doist.com/a-quick-and-easy-guide-to-completing-any-project-in-todoist-a40221971000
  15. Robert Waldinger, What makes a good life? Lessons from the longest study on happiness, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.ted.com/talks/robert_waldinger_what_makes_a_good_life_lessons_from_the_longest_study_on_happiness

Nói “Không” Để Giành Lại Thời Gian Của Bạn

Chào bạn,

Mỗi người chúng ta đều có 24 giờ trong ngày nhưng mình gặp nhiều người thì lúc nào cũng nghe than thở là “Không đủ thời gian” hết. Mà đặc biệt là số lượng này là những bạn trẻ mới đi làm hay các bạn sinh viên. Nhưng mình nghĩ, các bạn có bận mấy thì cũng không thể bận bằng các vị thủ tướng, tổng thống, CEO các kiểu được. Các vị ấy trăm công nghìn việc mà cũng chỉ có một quỹ thời gian 24 giờ như tất cả mọi người thôi. Vậy thì chúng ta, những người không phải gánh vác nhiều trách nhiệm bằng các vị ấy, sao có thể nói là mình “Không đủ thời gian” được?

Theo quan điểm cá nhân của mình, thật ra khi ta nói “Không đủ thời gian” thì đó là ta đang nói rút gọn đi thôi. Trên thực tế, khi ta nói như vậy thì ý của ta là “Không đủ thời gian cho những việc quan trọng với mình” thì đúng hơn. Khi ta không làm những việc quan trọng với mình, thì một lẽ dễ hiểu là ta luôn cảm thấy một ngày của mình thời gian cứ trôi đi đâu mất. Mới tỉnh dậy quanh qua quẩn lại một chút mà đã thấy hết ngày. Mà ngồi nhìn lại một ngày thì lại thấy mình chẳng làm được gì cả.

Vậy vấn đề ở đây là ta cần phải xác định rõ đâu là những việc quan trọng với mình, với cuộc đời mình. Và ta cũng cần biết rõ là thời gian của ta đang dành để làm những việc đó hay không? Mình nhận thấy có hai lý do lớn sau khiến ta không ưu tiên cho những việc quan trọng với mình.

1. Không dám từ chối

Một trong những lý do lớn nhất khiến mình thấy nhiều bạn chẳng có thời gian làm việc quan trọng của mình là vì bạn không dám từ chối người khác. Khi có người nhờ làm điều gì đó, bạn biết là không quan trọng với mình, nhưng bạn không từ chối được. Đồng nghiệp yếu kém, ngại việc nên đẩy việc cho bạn, bạn biết thừa nhưng lại không đủ can đảm từ chối vì sợ người ta nói bạn không hòa đồng. Làm việc nhóm với nhau thì có những thành viên lười biếng, chỉ chăm chăm “hưởng sái” kết quả của nhóm, thành thử bạn phải một tay thầu hết trong khi không dám phản hồi cho kẻ lười biếng kia nhận lấy trách nhiệm của hắn ta.

Mình vẫn hay nói với các bạn học viên trong khóa học “Làm Việc Hiệu Quả Không Hề Khó” của mình đó là: “Khi bạn nói ‘Có’ với một số việc, nghĩa là bạn đang nói ‘Không’ với một số việc khác.” Nếu bạn nói “Có” với những yêu cầu của người khác, nghĩa là bạn đang nói “Không” với những việc quan trọng mình cần làm.

Một ví dụ cụ thể là vừa rồi một người bạn của mình có nhờ mình cùng với bạn thực hiện một buổi chuyên đề về hướng nghiệp cho các em học sinh ở Đồng Nai. Đây là một hoạt động mình đã từng làm với bạn mình năm ngoái và trên thực tế thì mình cũng rất muốn tham dự năm nay. Nhưng nghĩ cho thật kỹ, thì việc tổ chức chuyên đề này có tính quan trọng với bạn mình hơn là với mình. Song song với đó thì sau ngày tổ chức chuyên đề 2 ngày sẽ là buổi học đầu tiên của chương trình hạt giống lãnh đạo IPL mà mình đang theo học. Và mình thì muốn giữ cho tinh thần và sức khỏe ở mức cao nhất để tham gia buổi đầu tiên này hiệu quả. Vậy là dù rất tiếc nhưng mình vẫn phải từ chối bạn mình cho buổi chuyên đề năm nay. Một điều đặc biệt xảy ra là đầu tuần này, mình nhận được yêu cầu phải làm một bài tiểu luận để chuẩn bị cho buổi học đầu tiên của chương trình và phải nộp vào cuối tuần này. Khi ngẫm nghĩ lại, mình mới thấy rõ ý nghĩa của “Nói ‘Không’ với một số việc để nói ‘Có’ với một số việc.” Nếu mình nhận lời làm chuyên đề cho bạn mình (quan trọng với bạn), hẳn nhiên mình sẽ còn rất ít thời gian để thực hiện bài tiểu luận (quan trọng với mình).

(Mình không nói bạn phải trở thành một người ích kỷ, máy móc luôn từ chối người khác. Mình đang nêu ví dụ ở trên để bạn hiểu rằng có đôi khi bạn cần ưu tiên thời gian cho những điều quan trọng với bạn trước, rồi mới đến ưu tiên cho người khác.)

2. Không biết mình muốn gì

Mình nhận thấy rằng thường khi bạn không từ chối được là do bạn không biết mình muốn gì cho cuộc đời mình cả. Bạn không biết ưu tiên của bạn ở đâu và cái gì là quan trọng với bạn. Thành thử, một ngày của bạn sẽ rất trống rỗng. Chính vì sự trống rỗng này dẫn đến việc sợ cảm giác mình là người vô dụng. Vì vậy, bạn phải hướng ra bên ngoài để xem có gì cho mình làm hay không để không thấy mình lãng phí thời gian. Thế nên người khác nhờ là bạn nhận ngay. Vì chí ít, lúc này bạn còn thấy mình có ích.

Mình không cực đoan đến độ nói điều này là không tốt. Thật ra ở một số giai đoạn cuộc đời, việc này tốt vì nó là một cơ hội để bạn dấn thân và tìm ra chính mình. Nhưng nó cũng chỉ nên là một giai đoạn thôi, không thể kéo dài cả đời sống vì mục tiêu hay đòi hỏi của người khác được. Bạn cần phải xác định cái mình muốn là cái gì.

Mình có viết một bài là “Quản Lý Thời Gian Bằng Vai Trò” để giúp bạn làm rõ hơn cái bạn muốn. Đây là phương pháp mình thấy đơn giản nhưng rất hiệu quả.

Khi bạn đã biết mình muốn gì. Khi bạn đã biết một tuần của mình cần làm gì, tháng tiếp theo mình muốn đạt được gì v…v… thì việc từ chối sẽ rất dễ. Có thể ban đầu bạn chưa quen, nhưng chỉ cần lần đầu tiên bạn can đảm từ chối, thì những lần sau sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Chúc cho bạn học được cách “Nói Không để nói Có”.

Thân mến,

Đinh Hải Đăng

Xác Định Thời Gian Vàng Sinh Học Để Làm Việc Hiệu Quả Hơn

Chào các bạn,

Hôm nay mình chia sẻ thêm với các bạn một phương pháp khác để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, đó là “Xác Định Thời Gian Vàng Sinh Học” của bạn.

Mỗi người chúng ta, về mặt sinh học, sẽ có một thời gian vàng khác nhau. Và trong khoảng thời gian này mọi người sẽ đạt hiệu suất cao nhất, sáng tạo nhất, tập trung nhất, nhiều năng lượng nhất. Và mình nhắc lại, không ai giống ai về mặt thời gian sinh học vàng cả. Để mình ví dụ sự khác biệt cho các bạn thấy:

  • Với bản thân mình thì như sau: Thường thức dậy vào lúc 6h30 sáng. Và thời gian sinh học vàng của mình thường sẽ bắt đầu lúc 8h cho đến tầm 11h trưa. Sau đó thì năng lượng của mình giảm dần và buổi chiều thường là lúc thấp nhất. Đến tầm tối khoảng 8h thì khoảng thời gian vàng này lại xuất hiện và kéo dài đến khoảng 10h tối.
  • Với sếp cũ của mình thì ngược lại: Thường không dậy sớm vào buổi sáng. Sau khi dậy thì lang thang đọc cái này cái kia, cho đến trưa gần 12h mới vào công ty. Ăn uống chém gió các kiểu thì tầm 2h trưa mới tập trung làm việc đến khoảng 7h tối. Sau đó thì đến tối tầm 11h sẽ lại làm việc tới khoảng 1-2h đêm gì đó thì mới đi ngủ.

Bạn thấy đấy, thời gian vàng sinh học cực kỳ khác nhau ở mỗi người. Vậy việc biết được thời gian vàng của mình quan trọng như thế nào? Theo mình có một vài ý sau:

1. Thường khi đọc báo, ta hay thấy những bài viết như “Người thành công dậy sớm làm 5 điều sau vào buổi sáng”; hay “Muốn thành công, hãy dậy sớm và làm những điều sau” v…v… Tuy nhiên, ở ví dụ trên mình đã chỉ ra cho bạn thấy mỗi người rất khác nhau, và cả hai đều có những thành công nhất định. Nếu không muốn nói, sếp mình cực kỳ thành công trong mảng sự nghiệp của anh (mà ảnh đâu có dậy sớm đâu). Nếu bạn không làm việc hiệu quả vào buổi sáng, mắc gì cứ phải dậy sớm để làm khổ mình?

2. Thời gian vàng sinh học là khoảng thời gian hiệu quả nhất của bạn, vậy nên bạn cần phải bảo vệ nó tối đa. Trong khoảng thời gian này chỉ nên tập trung làm những việc quan trọng nhất, thử thách nhất và đòi hỏi đến sự sáng tạo, trí tuệ của mình nhất. Đừng dùng nó vào những việc phí phạm như: trả lời mail, họp hành, làm việc ít giá trị, việc hành chính – giấy tờ, lướt web, facebook v…v…

Có một câu nói của Jim Rohn mà mình rất thích là: “Hãy học cách phân định giữa cái gì là chính, cái gì là phụ. Rất nhiều người không thành công đơn giản vì họ dành thời gian chính cho việc phụ, và dành thời gian phụ cho việc chính.” 

Đừng dùng thời gian vàng của mình vào những việc lặt vặt bạn nhé.

3. Những khoảng thời gian mà năng lượng của bạn thấp hơn, bạn có thể dùng nó để làm những việc ít đòi hỏi tư duy và sáng tạo hơn. Hoặc nếu bạn biết đó là thời gian thấp điểm của mình thì có thể sắp xếp các hoạt động giúp lấy lại năng lượng như tập thể dục thể thao, ăn uống lấy lại sức, ngồi thiền, yoga, giao tiếp với đồng nghiệp (dành cho người hướng ngoại). Như vậy, bạn vừa hiệu quả mà lại tận dụng tối đa thời gian mình có trong một ngày.

Làm Thế Nào Để Xác Định Thời Gian Vàng?

Dễ nhất là tự quan sát bản thân. Bạn hãy thử nghiệm trong một tuần tới như sau:

  • Nếu không có chất kích thích, caffein thì bạn thấy mình có nhiều năng lượng nhất vào khoảng thời gian nào?
  • Hãy đi ngủ và thức dậy một cách tự nhiên nhất, không dùng báo thức, không dùng điện thoại trước khi ngủ để xem mình là người “cú đêm” hay “chim sớm”.

Sau một tuần, bạn sẽ bắt đầu thấy được mô thức tự nhiên của mình thôi. Rất đơn giản.

Còn hai cách khác nữa đó là làm một bài trắc nghiệm và ghi chú vào bảng theo dõi năng lượng. Tuy nhiên, hai cách này mình xin phép không được share vì nó độc quyền dành riêng cho các bạn nào học khóa học “Làm Việc Hiệu Quả Thật Dễ Dàng” mà mình đang tổ chức. Bạn nào muốn biết thêm thì hãy cân nhắc tham gia khóa học nhé.

Chúc các bạn sớm xác định thời gian vàng của mình.

Thân mến,

Đinh Hải Đăng

Quản Lý Thời Gian Bằng Vai Trò

Chào các bạn,

Nhiều bạn vẫn hay nhờ mình tư vấn về quản lý thời gian, đặc biệt là các bạn trẻ. Hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn cách mình quản lý thời gian bằng việc phân định các vai trò trong đời của mình. Nhưng trước hết ta cần hiểu tại sao ta không quản lý thời gian được tốt.

Nguyên nhân khiến ta không quản lý thời gian

Chúng ta đều sống cùng trên một Trái Đất, vậy nên mỗi người đều chỉ có thể có 24 tiếng / ngày. Vậy thì ta phải tự hỏi vì sao những người thành công và có chức vị hơn ta vẫn có thể quản lý thời gian được, trong khi nếu nghĩ kĩ thì hẳn là họ nhiều việc hơn ta chứ?

Theo quan điểm cá nhân của mình thì chúng ta không quản lý thời gian được là vì không có một mục tiêu cụ thể, không biết mình muốn gì trong cuộc đời của mình. Chính vì xuất phát từ việc không biết đó, nên ta cứ thoải mái cho phép người khác lấy đi thời gian của ta / hoặc ta thoải mái dùng thời gian của mình để làm gì đó cho người khác.

Mình cho rằng vấn đề khác biệt nằm ở chỗ những người quản lý thời gian tốt là người biết được mình muốn gì trong cuộc đời, và họ đã phân định được những vai trò quan trọng của mình để dành sự tập trung cho nó.

Quản lý thời gian bằng vai trò

Trong cuộc sống, chúng ta thường định nghĩa bản thân mình bằng những vai trò. Khi chúng ta hỏi người khác hoặc được hỏi: “Bạn làm nghề gì?” thì câu trả lời thường là “Tôi là một CEO”, “Tôi là một Marketer”, “Tôi làm mẹ toàn thời gian”, “Tôi là một người thầy giáo”.

Bạn thấy đấy, chúng ta có rất nhiều vai trò khác nhau trong cuộc sống. Và trong mỗi vai trò này, chúng ta đều có những mục tiêu và viễn kiến cá nhân của vai trò đó.

Một người là CEO sẽ muốn mình phải xây dựng được đội ngũ mạnh, sản phẩm xuất sắc và kiếm được nhiều tiền chẳng hạn.

Người làm mẹ toàn thời gian thì muốn cho con cái tình yêu thương và nền giáo dục tốt đẹp nhất.

Người thầy giáo thì muốn truyền cho học trò tình yêu học tập và lý do cần phải quan tâm đến học vấn tự thân.

Điều quan trọng là cần phải đảm bảo những vai trò của bạn được cân bằng trong cuộc sống. Bởi vì vai trò nào cũng quan trọng như nhau, nên chỉ cần một sự thiếu cân bằng thì những vai trò khác của bạn cũng bị ảnh hưởng theo.

Vì vậy, cách quản lý thời gian hiệu quả nhất, và gốc rễ nhất đó là quản lý thời gian bằng vai trò.

Làm sao để làm được điều này? Có những bước sau:

Bước 1: Xác định vai trò của bạn

Đầu tiên bạn cần biết được những vai trò quan trọng nhất trong cuộc đời của mình ngay ở hiện tại là những vai trò nào. Thường thì ta có khoảng từ 5-7 vai trò như vậy.

Hãy bắt đầu liệt kê xuống những vai trò mà bạn đã xác định ra.

Ví dụ như những vai trò quan trọng hiện tại của mình là:

  • Coach
  • Trainer
  • Cha
  • Chồng
  • Bản thân
  • Sự học

Hãy dành thời gian viết xuống những vai trò này của bạn ngay bây giờ trước khi sang bước 2.

Bước 2: Đánh giá hiệu quả của mỗi vai trò

Ở bước này bạn cần tự hỏi mình: “Mình đang làm tốt những vai trò này đến mức độ nào?”

Hãy thành thật cho điểm ở mỗi vai trò từ 1-10 với 1 là tệ nhất và 10 là xuất sắc. Sự thành thật này sẽ rất quan trọng trong việc tạo nên sự thay đổi của bạn.

Nếu bạn băn khoăn không biết nên cho mình bao nhiêu điểm, bạn có thể hỏi thăm những người xung quanh để xin đánh giá của họ.

Bước 3: Đặt lại tên cho vai trò của bạn để mang lại cảm xúc tích cực và động lực

Ngôn từ tạo nên cảm xúc và động lực. Cùng một ý nghĩa nhưng cách dùng từ sẽ khơi gợi lên những cảm xúc hoàn toàn khác nhau cho bạn. Lấy ví dụ:

  • Phát triển kinh tế ==> Chấn hưng kinh tế
  • Thay đổi bản thân ==> Tự lực khai phóng
  • Kinh doanh ==> Khởi nghiệp kiến quốc

Hoặc lấy ví dụ các vai trò của mình ở trên sẽ được đặt lại như sau:

  • Coach ==> Supercoach
  • Trainer ==> The Inspirer (Người Truyền Cảm Hứng)
  • Sự học ==> Life-long Learner (Người Học Tập Suốt Đời)

Bạn dùng tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Tàu hay tiếng gì cũng được. Miễn là từ đấy khơi gợi cho bạn một ý nghĩa riêng đặc biệt với bạn mà mỗi khi nhắc đến cụm từ đó nó thúc đẩy bạn phải nỗ lực cho vai trò của mình.

Bước 4: Viết một tuyên ngôn cho vai trò của bạn

Ở mỗi vai trò, bạn cần phải biết mình muốn nhắm đến điều gì và để đạt được điều đó, bạn sẽ làm những hoạt động nào. Khi biết đích đến mình muốn hướng đến ở mỗi vai trò, bạn sẽ nỗ lực để làm hết khả năng của mình trong khoảng thời gian mình định ra.

Công thức viết tuyên ngôn mà mình thấy khá đơn giản, dễ sử dụng như sau: Là một (vai trò của bạn)… Tôi sẽ (kết quả bạn muốn hướng đến)… Bằng cách (những hoạt động để bạn đạt đến kết quả đó).

Ví dụ của mình với vai trò là Supercoach: Là một Supercoach, tôi sẽ dành cuộc đời mình để giúp đỡ mọi người trở thành phiên-bản-tốt-đẹp-nhất của chính họ, bằng cách sống đời người khai vấn, theo đuổi tiếng lòng của mình, không ngừng cải thiện bản thân, sống với một trái tim linh thiêng, yêu người, khiêm tốn, thành thật và tĩnh lặng.

Bước 5: Đặt mục tiêu cụ thể cho từng vai trò

Ở bước này bạn bắt đầu đặt mục tiêu mà mình muốn đạt được trong vai trò mà mình đã liệt kê ở trên. Mỗi mục tiêu cụ thể này cần phải giúp bạn hướng đến kết quả cuối cùng mà bạn muốn trong tuyên ngôn mình đã viết ra.

Một trong những phương pháp đặt mục tiêu phổ biến nhất là SMART, bạn có thể google sẽ ra rất nhiều nội dung nói về phương pháp này.

Một phương pháp đơn giản hơn đó là theo công thức sau: Từ X đến Y vào lúc Z. Ví dụ:

  • Giảm từ 90 cân xuống 70 cân vào 25/12/2018
  • Nâng cao thu nhập từ 15 triệu lên 30 triệu vào 23/4/2018

Ngay cả những thứ khó định lượng như mối quan hệ thì bạn cũng có thể đưa nó về được định lượng bằng cách trước tiên xác định từ 1-10 thì điểm số hiện tại là bao nhiêu, sau đó bạn xác định mình muốn hướng đến điểm số bao nhiêu. Ví dụ:

  • Nâng cao mối quan hệ với người yêu từ 4 điểm lên 8 điểm vào 20/10/2018

Bước 6: Lên kế hoạch mỗi tuần và mỗi ngày

Vậy là bạn đã có một bảng danh sách mục tiêu mà mình muốn đạt được trong thời gian sắp tới rồi đấy. Chúng ta chỉ quản lý thời gian được khi biết mình muốn gì mà thôi.

Bây giờ mỗi tuần khi lên kế hoạch, bạn cần xem lại tuyên ngôn và vai trò của mình, sau đó xem lại danh sách mục tiêu mình muốn đạt được trong năm nay để cân nhắc tuần tiếp theo bạn cần phải làm những gì để giúp mình tiến gần hơn đến mục tiêu mình muốn đạt được.

Luôn luôn nhớ phải ưu tiên cho những việc này đầu tiên trước khi bạn bị cuộc sống bộn bề cuốn mình đi bạn nhé.

Chúc bạn có sự tiến bộ trong quản lý thời gian.

Thân mến,

Hải Đăng


Giới Thiệu Khóa Học Làm Việc Hiệu Quả Không Hề Khó

Đây là khóa học mà tôi dày công nghiên cứu, phát triển sau 3 năm thực nghiệm với việc nâng cao hiệu quả của bản thân. Khóa học này hướng đến mục tiêu giúp cho người học có được:

  • Những phương pháp hiệu quả nhất để quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng của bản thân
  • Một hệ thống logic, khoa học, tự động hóa để có thể quản lý công việc và quản lý thông tin
  • Các phương pháp làm chủ công nghệ để tiết kiệm thời gian, nỗ lực trong công việc của mình
  • Hệ tư duy mới, kỹ năng mới, và công cụ mới để tăng khả năng làm việc hiệu quả lên gấp nhiều lần

Điểm đặc biệt nhất của khóa học này đó là sự thực tiễn. Tôi không dạy bạn “thành công”, tôi cũng không dạy bạn “làm giàu”. Tôi dạy bạn cách “tổ chức công việc và cuộc sống sao cho hiệu quả”. Khi bạn làm việc / học tập hiệu quả, bạn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn, khi bạn có kết quả tốt hơn thì nhiều khả năng bạn sẽ có nhiều thu nhập hoặc thành công hơn. Đơn giản là như vậy.

Nếu bạn quan tâm đến việc nâng cao hiệu suất của bản thân, hãy tìm hiểu khóa học bằng cách nhấn vào nút phía dưới nhé.

[su_button url=”http://www.dinhhaidang.com/dao-tao-training/lam-viec-hieu-qua-khong-he-kho/” target=”blank” style=”flat” background=”#1fa67a” color=”#ffffff” size=”9″ center=”yes” radius=”round” icon=”icon: check-circle” icon_color=”#ffffff”]TÌM HIỂU KHÓA HỌC LÀM VIỆC HIỆU QUẢ KHÔNG HỀ KHÓ[/su_button]

Coach Wooden – Nguyên Tắc 3: Biến Mỗi Ngày Thành Một Kiệt Tác Nghệ Thuật

Đinh Hải Đăng

Chào các bạn,

Trước khi chúng ta đi vào nguyên tắc thứ 3 của Coach Wooden, các bạn thử dừng lại một chút và tự hỏi mình xem là: “Ngày hôm qua mình có sử dụng thời gian một cách thông minh nhất không?” Mình hỏi các bạn câu này vì nguyên tắc thứ ba của Coach Wooden có liên quan rất lớn đến thời gian. Nguyên tắc này có tên là “Biến mỗi ngày của bạn thành một kiệt tác nghệ thuật” (Make each day a masterpiece). Mình rất rất thích từ kiệt tác nghệ thuật (masterpiece) mà Coach sử dụng. Nó hàm ý rằng chúng ta là người họa sĩ của đời mình và mỗi ngày ta sống, ta có quyền chọn họa nên một kiệt tác nghệ thuật hay chọn họa nên một tác phẩm rẻ tiền.

Tác giả Jim Denney từng nói thế này: “Mọi người nói thời gian là tiền bạc. Tôi cho rằng thời gian là cuộc đời… Bạn đã bao giờ nghe ai đó nói ‘À tôi chỉ đang giết thời gian thôi?’ Bạn có biết điều anh ta đang thực sự nói là gì không? Đó là ‘Tôi đang giết chính mình’ đấy. Bởi vì thời gian là tất cả những gì bạn có, và khi nó mất đi, bạn sẽ chết. Khi bạn giết thời gian, bạn tự giết chính mình, từng khoảnh khắc, từng giây một, từng chút một.”

Coach Wooden là người hiểu rõ nhất sự quý giá trong từng giây phút của một trận đấu bóng rổ. Theo quy định, một trận bóng rổ được chia thành 4 hiệp 12 phút, nghĩa là bạn có 48 phút để ném bóng vào rổ nhiều hơn đối phương. Ngay khi bóng đập xuống sàn, đồng hồ đếm giờ sẽ bắt đầu đếm ngược. Lúc này bạn có chính xác 24 giây để ghi bàn, nếu không thì khi hết giờ bạn sẽ phải trả bóng cho đối phương. Một quy luật khác nữa là cầu thủ khi có bóng ở vị trí dưới rổ thì trong 3 giây bắt buộc phải ném bóng, nếu không bóng sẽ thuộc về đội còn lại. Và bạn phải làm tất cả những điều này trong khi đội bạn làm đủ mọi cách để ngăn cản bạn, huých bạn, lấy tay che chắn trước mặt bạn và tìm cách để cướp bóng từ bạn – còn đồng hồ thì vẫn tiếp tục đếm ngược.

Bạn thấy đấy, từng giây, từng phút đều rất quan trọng trong một trận bóng rổ. Nhưng nếu một trận bóng rổ đã như vậy, thì cuộc đời này mỗi giây mỗi phút có quan trọng không? Chắc chắn là có rồi. Vậy nếu bạn có thể biến mỗi ngày thành một kiệt tác nghệ thuật thì đó quả là một cảm giác thật tuyệt vời.

Bây giờ mình sẽ chia sẻ một số cách mà Coach Wooden biến mỗi ngày thành một kiệt tác nghệ thuật.

1. Dành Một Khoảng Thời Gian Mỗi Ngày Để Chuẩn Bị

Trước đây mình từng đọc được một câu nói đó là “Thất bại trong việc chuẩn bị chính là chuẩn bị cho sự thất bại” (Failure to prepare is preparing to fail). Có lẽ chính vì vậy nên Coach Wooden đặt rất nhiều trọng tâm vào sự chuẩn bị mỗi ngày. Với Coach Wooden thì cách bạn luyện tập cũng chính là cách bạn thi đấu – trong cả thể thao cũng như trong bất kỳ điều gì khác.

Những buổi luyện tập của UCLA trung bình kéo dài hai giờ đồng hồ. Mỗi tuần luyện tập 5 ngày. Một mùa giải thông thường kéo dài 21 tuần. Tính trung bình, Coach có 210 giờ luyện tập để đạt được mục tiêu giảng dạy của mình (105 buổi luyện tập, mỗi buổi hai tiếng đồng hồ). Hay như phóng viên, fan hâm mộ có thể nói rằng “John Wooden có 210 tiếng để chiến thắng giải đấu quốc gia.” Nghĩa là Coach có 12.600 phút trong một mùa giải. Những giây phút đó có thể trôi qua một cách nhanh chóng, hoặc có thể nói là bốc hơi, nếu như bạn không quan tâm đến chúng.

(Mình có viết riêng một bài về chủ đề này, bạn có thể đọc ở đây.)

Nỗ lực làm hết sức mình trong ngày hôm nay

Coach Wooden giải thích ý nghĩa của nguyên tắc biến mỗi ngày thành một kiệt tác nghệ thuật như sau: “Khi huấn luyện các cầu thủ của mình, tôi khuyến khích các em hãy nỗ lực hết sức có thể để cải thiện bản thân trong ngày hôm đó, để biến buổi luyện tập đó thành một kiệt tác nghệ thuật… Điều này cần bắt đầu từ việc cố gắng sống xứng đáng mỗi ngày và biết rằng bạn sẽ không bao giờ có thể làm bù lại một ngày đã mất.”

Một trong những điều Coach Wooden rất hay nói với học trò mình đó là: “Đừng bao giờ nghĩ rằng em có thể làm bù lại bằng cách làm gấp đôi vào hôm sau. Nếu như em có đủ năng lực để làm gấp đôi vào ngày mai, thế thì tại sao không làm nó ngay bây giờ?” Theo mình thì đây là một triết lý rất quan trọng của người thành công, đó là tập trung vào hiện tại. Chỉ có hiện tại mới là giây phút thực sự ở đây, và nếu bạn không nỗ lực hết sức trong ngày hôm nay thì liệu rằng tương lai có thay đổi gì không? Hẳn nhiên là không rồi.

Một cách lý giải khác nữa về điểm này đó là Coach hay dạy học trò rằng “các em không thể cho được 110 phần trăm” (you can’t give 110 percent). “Cho thầy 100 phần trăm nỗ lực của các em. Các em không thể nào bù lại một nỗ lực tồi tệ của ngày hôm nay bằng cách thảy vào 110 phần trăm vào ngày mai. Các em không có 110 phần trăm. Các em chỉ có 100 phần trăm mà thôi, và đó là điều thầy muốn ở tụi em ngay lúc này.”

100%

Đây là một trong những điều mình rất tâm đắc khi đọc về nguyên tắc này. Mỗi ngày nỗ lực hết sức mình chỉ cho ngày hôm đó mà thôi. Đừng để ảo tưởng rằng mình có thể làm bù vào ngày hôm sau khiến cho bạn trì hoãn hay không làm hết khả năng của bản thân. Nếu như bạn có thể thực hiện được đúng nguyên tắc này thì bạn sẽ tỏa sáng trong công việc so với những người khác.

Một trải nghiệm cá nhân của mình là khi bạn tập trung và làm hết khả năng của mình, thì thông thường chúng ta không cần phải tốn quá nhiều thời gian cho một ngày làm việc, mà đôi khi chúng ta có thể giải quyết hết toàn bộ việc chỉ trong vòng một nửa thời gian so với thông thường. Chẳng phải quá tuyệt vời hay sao?

Đúng giờ

Có một luật lệ mà Coach không bao giờ sửa đổi, đó là: ĐI ĐÚNG GIỜ. Chấm hết. Dù là cầu thủ hay trợ lý huấn luyện viên nếu vi phạm luật này đều phải chịu hậu quả.

Với John Wooden, đi trễ nghĩa là thể hiện sự thiếu tôn trọng với huấn luyện viên, thiếu tôn trọng với các thành viên của đội, và có lẽ tệ nhất, đó là thiếu tôn trọng với thời gian.

Một lần nọ, đội bóng phải đi du đấu với đội Mishawaka, một đối thủ truyền kiếp. Và xe buýt theo dự kiến sẽ rời đi lúc 6 giờ chiều. Tất cả mọi cầu thủ đều đã yên vị và sẵn sàng, duy chỉ có hai chiếc ghế còn trống. Và cả hai cầu thủ này lại là đồng đội trưởng của đôi.

Khi Coach Wooden bước lên xe, ông hỏi người tài xế: “Bác tài này, tôi đã nói mấy giờ thì xe buýt sẽ khởi hành  nhỉ?” Người tài xế trả lời: “Sáu giờ chiều, thưa huấn luyện viên. Vẫn như mọi khi.”

Coach hỏi tiếp: “Bây giờ là mấy giờ rồi nhỉ?” Bác tài nhìn đồng hồ của mình và trả lời: “Đúng sáu giờ, thưa huấn luyện viên.” Coach trả lời lại không một chút do dự: “Đồng hồ của tôi cũng chỉ đúng sáu giờ. Vậy nghĩa là bây giờ là sáu giờ chiều rồi.”

Ông quay sang và nhìn xuống hai chiếc ghế trống trên xe buýt, sau đó nói với tài xế: “Đi thôi.” Xe buýt rời đi bỏ lại hai cầu thủ quan trọng nhất của đội.

Quy tắc của Coach đó là đi đúng giờ, nếu không xe buýt sẽ bỏ bạn lại. Kể cả khi hai cầu thủ đó rất quan trọng thì quy tắc vẫn là quy tắc. Và kể cả khi một trong những cầu thủ đó là con trai của phó hiệu trưởng trường đi nữa thì cũng không quan trọng.

Đi đúng giờ. Tôn trọng thời gian của mình và của người khác. Đó là bài học mà tất cả các cầu thủ đều thấm nhuần dưới sự huấn luyện của Coach Wooden.

Cá nhân mình thì thấy rằng đây không chỉ là về việc đúng giờ, mà là về việc học cách tôn trọng thời gian. Rất nhiều người cho rằng trễ 1-2 phút đâu có là gì. Nhưng nếu giả sử như 40 người đang chờ bạn, và bạn trễ 1 phút thì nghĩa là bạn đang làm trễ đến 40 phút đấy. Một người biết tôn trọng thời gian sẽ không cho phép bản thân mình đánh mất đi một khoảng thời gian quý báu như vậy của mình và của những người khác.

Bên cạnh đó, việc đi đúng giờ này còn là thể hiện sự cam kết của chính bản thân mỗi người. Cũng như ta hay định sẵn là tới giờ đó mình sẽ làm việc đó, nhưng rốt cuộc khi thời điểm đó đến, chúng ta lại bị những thú vui khác hấp dẫn hơn khiến cho chúng ta không thực hiện được đúng như cam kết mà mình đã nói ra.

2. Đặt Mục Tiêu Để Biến Mỗi Ngày Thành Một Kiệt Tác Nghệ Thuật

Cựu cầu thủ Jamaal Wilkes của UCLA chia sẻ về nguyên tắc này như sau: “Tất cả những gì bạn có thể kiểm soát là ngày hôm nay. Ngày hôm qua đã trôi đi, và tương lai thì vẫn chưa tới. Khi bạn sống hết mình cho ngày hôm nay, ngày mai sẽ tự động tốt đẹp hơn. Coach sống với triết lý này mỗi ngày tại UCLA.”

Một cựu cầu thủ khác là Ralph Drollinger cho biết: “Thầy Wooden rất thích từ industriousness (sự cần cù/chăm chỉ/siêng năng). Thầy rất chú trọng việc mỗi đêm trước khi đi ngủ, ta biết rằng ta đã làm toàn tâm toàn ý hết khả năng của mình trong ngày hôm ấy. Chúng ta để lại dấu ấn của mình trên thế giới mỗi ngày, và trong quá trình đó, chúng ta tìm thấy sự thỏa mãn trong chuyến hành trình.”

Dưới đây là một số cách để chúng ta có thể biến mỗi ngày thành một kiệt tác nghệ thuật.

1. Biết rõ mình muốn đạt được điều gì trong ngày hôm ấy.

Thường thì mỗi sáng hoặc đêm trước đó mình sẽ xem lại danh sách những việc phải làm của mình. Thêm, bớt hoặc chuyển giao nó cho người khác. Với những mục tiêu hay việc nào quá lớn, mình sẽ chia nhỏ nó thành các bước nhỏ hơn mà mình có thể thực hiện được liền.

Bạn có thể chọn viết ra danh sách này bằng sổ tay hoặc bằng phần mềm tùy bạn. Có người thích dùng sổ tay vì nó giúp họ được có thời gian yên tĩnh và kết nối với bản thân. Có người thì lại dùng phần mềm vì nó nhanh, lẹ và dễ chỉnh sửa trong suốt cả ngày. Cá nhân mình thì dùng phần mềm Todoist (ngoài ra còn nhiều phần mềm khác cũng rất hay như Wunderlist, Any.do, Trello, Google Tasks v…v…) để quản lý công việc.

Chủ đề này thì có thể viết hẳn thành một bài riêng luôn, vậy nên mình sẽ liệt kê ra ở đây một số bài mình đã viết về chủ đề này, cũng như một số bài của các tác giả khác mà mình thấy rất tâm đắc. Các bạn có thể tự tìm hiểu và nghiên cứu thêm nhé. Mình sẽ liệt kê cả bài tiếng Việt lẫn bài tiếng Anh luôn để bạn tự tham khảo. Thời buổi bây giờ kỹ năng tự nghiên cứu và đọc hiểu tiếng Anh cũng rất quan trọng. Vậy nên nếu bạn muốn biến một ngày của mình thành một kiệt tác nghệ thuật thì bạn phải biết tự nâng cấp bản thân mình :). Mình không thích dọn sẵn cỗ cho ai ăn cả, muốn ăn thì lăn vào bếp bạn nhé.

2. Ngừng trì hoãn.

Sự trì hoãn chính là điều sẽ ngăn cản chúng ta có một ngày tuyệt vời. Thông thường chúng ta trì hoãn là vì chúng ta bị cám dỗ bởi những thứ dễ dàng, những thứ mang lại cho ta cảm xúc thỏa mãn (nhưng lại không phải là thứ có ích cho ta).

Vậy làm sao để ngừng trì hoãn? Mình thấy có nhiều trang, blogger, chuyên gia chia sẻ nhiều về chiến lược để không trì hoãn. Nhưng sau khi trải nghiệm qua hết thì mình đúc rút lại bốn từ sau (xin lỗi bạn nếu có hơi bỗ bã một tí): JUST FUCKING DO IT!

  • Nếu bạn muốn viết một quyển sách, hãy bắt đầu bằng việc viết các bài blog nhỏ. Quan trọng là JUST FUCKING DO IT!
  • Nếu bạn muốn tập thể dục, hãy bắt đầu bằng việc đi bộ một ngày 5 phút. Quan trọng là JUST FUCKING DO IT!
  • Nếu bạn muốn thành thạo tiếng Anh, hãy bắt đầu bằng 30 phút luyện tập mỗi ngày. Quan trọng là JUST FUCKING DO IT!

Hãy cứ bắt đầu thôi.

Cứ làm thôi.

Bạn có hiểu ý mình không? Bao nhiêu chiến lược đi nữa cũng không quan trọng bằng việc xắn tay áo lên mà làm. Cứ làm đi, rồi sẽ có đà làm tiếp. Như khi mình đang viết những dòng này đây, thì khoảng 10 phút trước mình còn đang thấy lười chết đi được (vì hôm nay là Chủ Nhật và mình đang rất buồn ngủ). Nhưng khi đã mở chương trình lên rồi và viết vài dòng thì tự nhiên cái đà, cái động lực nó ở đâu tới vậy đó. Nên làm ơn, khuyên thật lòng luôn, JUST FUCKING DO IT!

Bạn đã hiểu nhưng vẫn muốn tìm chiến lược để vượt qua sự trì hoãn? Không sao. Mình không phủ nhận tầm quan trọng của chiến lược và bản thân mình cũng áp dụng khá nhiều chiến lược để vượt qua trì hoãn. Tuy nhiên hãy nhớ là chiến lược không bằng thực thi nha (execution trumps strategies). Dưới đây là đầy đủ bí kíp cho bạn để tham khảo. Nhưng nhớ là JUST FUCKING READ IT! nha.

3. Cẩn thận với những thứ làm ta xao nhãng và tốn thời gian

Có hai dạng khiến ta xao nhãng và mất thời gian:

  • Kiểu chủ động = mình tự làm mình lãng phí thời gian (Lướt Facebook, xem Youtube, xem Pinterest, chat Messenger v…v…)
  • Kiểu bị động = người khác làm lãng phí thời gian của mình (Bạn bè gọi qua tám chuyện mà bạn cũng tát nước theo mương luôn, không chủ động dập máy; Đồng nghiệp làm việc không tốt khiến cho mình phải tốn thời gian xử lý hậu họa v…v…)

Đối với kiểu chủ động, bạn cần phải biết rằng ai là người làm chủ cuộc đời mình? Bạn hay là Facebook, Youtube? Mình đã từng viết một vài bài về cách để không nghiện Facebook, bạn có thể tham khảo qua. Nhìn chung, mình thấy một cách dễ nhất để không nghiện một thứ gì đó là phải có một cái nghiện khác thế vào. Như mình thì nghiện làm việc, nghiện tạo thêm giá trị cho người khác.

Hồi đó mình cũng ham Facebook lắm, nhưng từ hồi mình nghiện mấy cái trên thì một lẽ tự nhiên Facebook chẳng còn giá trị gì với mình nữa. Bạn có thể đọc về nó ở đây và ở đây. Đôi khi sự đơn giản sẽ giải quyết được hết những vấn đề ta đang gặp phải thay vì cứ cố phức tạp phương pháp, chiến lược này nọ.

Kiểu bị động thì sẽ hơi khó hơn một chút nhưng vẫn có thể làm được. Bạn bè gọi điện tám chuyện, đơn giản là chủ động nói họ biết bạn đang bận và cần phải quay lại làm việc. Đồng nghiệp làm không tốt thì việc của bạn không phải hứng giùm mà là bắt họ phải làm cho đạt chuẩn. Quan trọng là bạn phải nhớ rằng bạn có quyền chủ động trong việc này.

Mình từng viết một bài về cách quản lý sự tập trung, bạn có thể tham khảo ở đây.

4. Tập trung vào sự xuất sắc (excellence)

Nếu bạn muốn một ngày của mình là một kiệt tác nghệ thuật, hãy tập trung vào sự xuất sắc (excellence). Đừng chấp nhận mọi thứ ở mức trung bình (mediocre).

Hãy đầu tư thời gian của mình để tạo nên những sản phẩm xuất sắc, để phụng sự người khác một cách xuất sắc, để xây dựng những mối quan hệ xuất sắc với người thân và bạn bè của mình. Đừng bao giờ chấp nhận mắc kẹt ở mức trung bình.

Sue Enquist, người được mệnh danh là John Wooden của bóng mềm, đã đưa ra một quy tắc mà bà gọi là Quy Luật 33 Phần Trăm. Theo quy tắc này, bạn có thể phân mọi người vào ba hạng mục. Một phần ba thấp nhất là những kẻ chỉ biết than phiền và phàn nàn. Một phần ba ở giữa là những người mà thái độ của họ dao động từ tích cực đến tiêu cực tùy thuộc vào hoàn cảnh. Một phần ba trên cùng là những người duy trì thái độ tích cực kể cả khi đối mặt với nghịch cảnh. Những người tích cực này thường là nhà lãnh đạo, những người xuất chúng và những kẻ làm thay đổi cả cuộc chơi.

Những người nằm trong một phần ba trên cùng này luôn luôn nhắm đến sự xuất sắc. Enguist mô tả rằng họ sống trong một cái “bong bóng” của chuẩn mực cao. Thông thường các vận động viên khi được chơi cùng với những đồng đội có kiểu tư duy như vậy không nhận ra rằng đây là một trải nghiệm hết sức hiếm có. Enquist đặt tên cho nó là trải nghiệm “ở trong bong bóng” (inside the bubble).

Bà nói thêm: “Cái ngày mà bạn tốt nghiệp và nhận một công việc, bạn sẽ thấy rằng vây xung quanh bạn là những con người trung bình với những kết quả trung bình. Bạn sẽ trở thành chuẩn mực mà mọi người hướng tới. Bạn sẽ biết được cảm giác đặc biệt như thế nào khi được ở trong bong bóng chuẩn mực.”

Nếu bạn tập trung vào sự xuất sắc ngay từ khoảng khắc mà bạn thức dậy vào lúc buổi sáng cho đến khi bạn ngả giấc vào ban đêm, bạn sẽ thấy rằng mọi ngày trong đời mình đều là một trải nghiệm sự xuất sắc – một kiệt tác nghệ thuật.

3. Mỗi Ngày, Hãy Đầu Tư Vào Người Khác

Bạn còn nhớ Nguyên tắc 2 – Giúp đỡ người khác của Coach Wooden không? Để biến một ngày thành một kiệt tác nghệ thuật, bạn cần phải giúp đỡ người khác, bạn cần phải ở trong tâm thế của người phụng sự (a servant mindset). Điều này nghĩa là sao?

Đơn giản thôi. Nếu bạn là người đi làm, hãy phụng sự đồng đội, sếp, và công ty của mình. Tìm ra cách để làm việc hiệu quả hơn. Tìm ra cách để công việc của đồng đội và sếp mình dễ dàng hơn. Suy nghĩ xem có cách nào để tạo thêm giá trị cho công ty hay không?

Nếu bạn là sinh viên, hãy phụng sự bạn bè của mình, trường lớp của mình. Giúp cho bạn mình học tốt hơn. Cùng mở những chủ đề để thảo luận về môn học hoặc các chủ đề có lợi ích cho bạn bè mình. Rủ bạn bè mình tham gia các hội thảo phát triển bản thân. Nói chung, tâm thế của người phụng sự là: “Làm thế nào để mình giúp người này?”

Swen Nater kể rằng “Triết lý sống của John Wooden đó là bạn chưa bao giờ sống một ngày hoàn hảo cho đến khi bạn đã giúp một ai đó mà họ không thể trả ơn bạn bằng bất kỳ cách nào. Mục tiêu của John Wooden là sống một ngày hoàn hảo – không chỉ một ngày, mà là mỗi ngày. Ông ấy thật sự tập trung vào mục tiêu đó. Tôi nghĩ đó là lý do vì sao mà ông lại rất thoải mái với việc gặp gỡ mọi người tại nhà riêng của mình, không cần biết đó là ai.

“Coach đã dùng cuộc đời của ông để đầu tư vào việc giúp đỡ tôi. Bao giờ thì tôi mới trả hết được món nợ ân tình này? Tôi nghĩ là không thể được! Và đó là cách mà Coach muốn. Đó là cách ông chọn để sống cuộc đời của mình. Ông ấy luôn luôn giúp đỡ người khác, đầu tư cuộc đời mình vào người khác – và đó là cách mà ông biến mỗi ngày của mình thành một kiệt tác nghệ thuật.”

4. Đừng Để Những Thứ Cần Nói Không Được Nói Ra

Có lẽ đây là phần làm cho mình ấn tượng nhất và cảm xúc nhất khi đọc sách.

Andy Hill, một cựu cầu thủ đã từng chơi cho Coach Wooden, kể lại một câu chuyện như sau. “Khi ấy tôi đang lái xe của vợ cùng Coach Wooden. Lúc ấy chúng tôi đang đến một bữa tiệc. Khi chúng tôi đang di chuyển trên xa lộ L.A. thì bỗng nhiên, Coach nói với tôi, ‘Andy này, đã bao giờ thầy nói với em rằng thầy yêu quý em đến mức nào chưa?’

“Tôi hoàn toàn bị bất ngờ. Cổ họng tôi nghẹn lại và tôi nắm chặt tay vào vô lăng, bối rối không biết nói gì. Sau đó Coach nói tiếp, ‘Đã bao giờ thầy nói với em rằng thầy thật sự trân trọng việc em gọi điện cho thầy sau bao nhiêu năm và nối lại tình bạn giữa thầy trò ta chưa?’

“Lúc đó suýt nữa là tôi đã lái xe trật ra khỏi xa lộ. Bây giờ nhớ lại, tôi nhận ra rằng Coach không làm bất kỳ điều gì một cách ngẫu hứng cả. Thầy đã suy nghĩ về điều mà thầy muốn nói. Và thầy đã đưa ra quyết định rằng ngày hôm ấy, thầy sẽ nói cho tôi nghe về cảm nhận của thầy đối với tình bạn giữa hai chúng tôi. Thầy sẽ không để cho bất kỳ điều gì cần nói nhưng không được nói ra.”

Mình nghĩ có lẽ một ngày kiệt tác là một ngày mà chúng ta sống hết mình ở hiện tại. Nói những điều cần phải nói với những người mình yêu quý nhất. Vì chúng ta chẳng bao giờ biết được đâu sẽ là ngày cuối cùng trong cuộc đời của mình cả.

Nếu mỗi ngày bạn sống là một kiệt tác nghệ thuật, đến cuối cùng, bạn sẽ có một cuộc đời kiệt tác, một bức tranh nghệ thuật.

Chúc cho mỗi người chúng ta đều là những người nghệ sĩ tài hoa,

Đinh Hải Đăng

Quản Lý Thời Gian Để Nâng Cao Hiệu Suất Bản Thân (Phần 2)

Chào các bạn,

Hôm nay chúng ta nối tiếp phần đầu tiên của bài viết Quản Lý Năng Lượng Để Nâng Cao Hiệu Suất Bản Thân. Trong bài này tôi sẽ chia sẻ với bạn về thành tố thứ hai để nâng cao hiệu suất bản thân: Thành tố Thời Gian. Trước khi tìm hiểu cách quản lý thời gian, một câu hỏi khác quan trọng hơn bạn cần phải hỏi chính mình đó là:

Bạn dành thời gian của mình vào việc gì?

Chúng ta thường có xu hướng nghĩ rằng quản lý thời  gian nghĩa là cố gắng làm nhiều việc trong một ngày nhất có thể. Nhưng thật ra nếu bạn nghĩ như vậy thì sẽ chẳng bao giờ hết việc trong một ngày cả. Điều bạn phải nên tự hỏi chính mình đó là: Mình sẽ dành thời gian của mình vào những việc gì để tạo nên kết quả hữu ích cho cuộc đời mình?

Bạn hoàn toàn có quyền làm rất nhiều thứ, nhưng nếu những thứ đó không hề có ích cho cuộc đời bạn thì có cố quản lý thời  gian đến cách mấy thì thời gian đó vẫn là thời gian lãng phí mà thôi.

Ví dụ: hai người tạm gọi là A và B

  • Người A: lúc nào cũng cố gắng làm rất nhiều thứ trong một ngày của mình, kể cả khi đó là việc của người khác nhờ thì cũng làm. Anh ta cứ xoay vòng như con thoi và đến cuối ngày khi nhìn lại thì nhận ra mình làm quá nhiều thứ nhưng vẫn cảm thấy trống rỗng ở bên trong.
  • Người B: anh xác định trước đâu là những lĩnh vực quan trọng trong cuộc đời của mình (giả sử bao gồm sức khỏe, gia đình, tài chính, sự nghiệp, phát triển bản thân) và lên kế hoạch mỗi ngày của mình dựa trên những lĩnh vực quan trọng đó. Khi có bất kỳ việc gì xen vào trong một ngày anh đều cân nhắc dựa trên những lĩnh vực quan trọng của mình  và cố gắng hết sức để chỉ giới hạn mình vào những việc thật sự mang lại ý nghĩa trong cuộc đời của mình.

Bạn thấy đó, bởi vì người B xác định trước đâu là các lĩnh vực mình phải tập trung, nên có thể mục tiêu của anh ta ít hơn người A, nhưng những mục tiêu ấy đều có ích với cuộc đời của anh ta. Đến cuối ngày, người cảm thấy mãn nguyện hơn không phải là người hoàn thành nhiều hơn, mà là người hoàn thành những việc khiến cho cuộc đời anh ta hữu ích hơn.

Vậy làm thế nào để chúng ta xác định những lĩnh vực quan trọng của bản thân?

Bánh Xe Cuộc Đời – Xác định các lĩnh vực quan trọng

Rất đơn giản, bạn chỉ cần sử dụng  một công cụ là Bánh Xe Cuộc Đời. Tôi đã từng có chia sẻ về công cụ này trong một bài viết trước đây. Bạn có thể vào bài viết Làm Thế Nào Để Cân Bằng Cuộc Sống Bằng Bánh Xe Cuộc Đời để đọc về nó.

Bạn cần lưu ý rằng nếu bạn không thực hiện bài tập xác định lĩnh vực quan trọng thì tất cả những gì tôi chia sẻ phía sau đây sẽ không còn tác dụng gì nữa, vậy nên nếu bạn chưa thực hiện, hãy ngừng đọc và bắt tay vào làm ngay.

Phương pháp sắp xếp và lên kế hoạch

a. Lên kế hoạch tuần

Mỗi cuối tuần bạn nên dành ra một tiếng để lên kế hoạch cho tuần tiếp theo. Bây giờ khi đã có Bánh Xe Cuộc Đời (BXCĐ), chắc chắn việc lên kế hoạch sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Trước hết, hãy bắt đầu bằng việc tự đánh giá lại BXCĐ của mình trong tuần vừa qua. Có lĩnh vực nào bạn đã làm rất tốt hay không?  Có lĩnh vực nào cần phải cải thiện? Điểm số trong từng lĩnh vực trong tuần này là bao nhiêu? Mục tiêu cùa bạn trong tuần này là gì để cải thiện những lĩnh vực chưa tốt?

Sau khi đã đánh giá và có một danh sách mục tiêu bạn muốn đạt được trong tuần, hãy bắt đầu phân bổ những mục tiêu này vào từng ngày trong tuần. Bạn lưu ý là sẽ có hai loại mục tiêu: 1) Các mục tiêu lặp đi lặp lại trong tuần (tập thể dục, đọc sách v.v.)2) Các mục tiêu tới ngày đó phải thực hiện được.

Ví dụ:

Lĩnh vực Sức khỏe:

  • Tập yoga vào ngày 2-4-6 từ 6h30-7h30 sáng
  • Ngồi thiền 20 phút mỗi ngày vào buổi tối trước khi đi ngủ
  • Nghiên cứu về chế độ ăn dinh dưỡng mới (thứ 2)

Lĩnh vực Tài chính:

  • Kiểm tra lại các khoản thu chi trong tuần (thứ 2)
  • Record các khoản thu chi cuối ngày (mỗi ngày)
  • Dự toán chi phí cho đám cưới (thứ 5)

Lĩnh vực Cảm xúc:

  • Viết 10 điều biết ơn mỗi ngày

Lĩnh vực Mối quan hệ:

  • Review mối quan hệ vào tối thứ 7
  • Lên kế hoạch cho đám cưới vào tối thứ 5

*Đây chỉ là để làm mẫu cho bạn, mỗi người sẽ có nhiều mục tiêu và cách thể hiện khác nhau

b. Lên kế hoạch ngày

Sau khi đã phân bổ các mục tiêu phải hoàn thành vào từng ngày trong tuần, bạn vẫn cần phải lên kế hoạch ngày. Lý do là vì bạn sẽ không biết được chuyện gì sẽ xen ngang vào kế hoạch của bạn, cho nên việc lên kế hoạch ngày rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn có thể phản ứng linh hoạt với các việc xen ngang.

Tôi sử dụng một kỹ thuật gọi là time blocking (đặt lịch/chặn thời gian) của tác giả Cal Newport để lên kế hoạch cho ngày của mình.

Cách sử dụng rất đơn giản, đối với mỗi mục tiêu mà bạn muốn thực hiện, hãy đặt lịch cho chúng.

Ví dụ:

Thứ 2:

  • 6:30 – 7:30: Tập Yoga
  • 9:00 – 10:00: Họp với content team
  • 10:30 – 11:30: Review lại kế hoạch triển khai cho giai đoạn tiếp theo
  • 15:00 – 17:00: Phác thảo giao diện sử dụng mới
  • 20:00 – 21:45: Đọc sách

Chắc chắn nhiều bạn sẽ nói tôi rằng: “Nhưng mà mình cũng đã từng làm thử như vậy nhưng không thể nào theo được thời khóa biểu này?” Tôi hiểu điều đó, vì tôi cũng từng như bạn. Ở phần 3, tôi sẽ chia sẻ với bạn cách hoàn thành những mục tiêu này với thời khóa biểu bạn đã đề ra. Hãy cứ yên tâm bạn nhé.

Còn bây giờ tôi sẽ chia sẻ với bạn lý do tại sao ta phải đặt lịch/chặn thời gian. Đó là vì khi nó nằm ở trên lịch, khả năng bạn thực hiện nó sẽ cao hơn so với khi bạn không đặt lịch cho nó. Bên cạnh đó bạn sẽ không tốn năng lượng để suy nghĩ xem mình nên làm gì vào lúc này, vì nó đã có ở trên lịch của bạn rồi. Ngoài ra, nếu có công việc gấp xen vào bạn sẽ đánh giá xem mình nên làm gì với nó: để nó xen ngang vào, hay từ chối nó vì biết rằng mình đang có việc phải làm.

Để đặt lịch, bạn nên sử dụng Google Calendar hoặc Outlook Calendar để làm điều này. Có thêm smartphone để hỗ trợ bạn thì càng tốt.

Bạn làm việc hiệu quả nhất là khi nào?

Một trong những cách để tận dụng thời gian trong ngày của bạn là xác định xem bạn làm việc hiệu quả nhất là trong khoảng thời gian nào. Một vài nghiên cứu cho thấy chúng ta tỉnh táo và nhiều năng lượng nhất là khoảng từ 1.5 giờ đến 2 giờ sau khi thức dậy. Tuy nhiên cũng có những người làm việc hiệu quả vào buổi khuya khi không có ai làm phiền họ. Mấu chốt ở đây là bạn phải xác định khoảng thời gian đó của mình. Đối với tôi thì khoảng thời gian đó là từ 8h – 10h30 sáng.

Tạo nghi thức làm việc

Nghi thức chính là một chuỗi các hoạt động mà bạn thực hiện lập đi lập lại hết ngày này qua ngày khác. Khi nghi thức được thực hiện, nó sẽ tự động kích hoạt cảm xúc và trạng thái cụ thể được liên kết với nghi thức đó.

Ví dụ như nghi thức làm việc mỗi ngày của tôi theo trình tự như sau:

  • 8h sáng có mặt ở quán café quen thuộc gần công ty
  • Gọi một ly café sữa 20k
  • Rót một ly nước lọc
  • Đến một trong ba chỗ ngồi quen thuộc trong quán
  • Cất điện thoại vào cặp táp
  • Mở laptop lên
  • Cắm headphone
  • Bật playlist bài nhạc làm việc quen thuộc
  • Tập trung làm việc đến 10h hoặc 10h30 sáng
  • Đóng máy và lên công ty tiếp tục làm việc

Chính vì nghi thức này, tôi luôn luôn đặt mình vào trạng thái làm việc cao độ nhất. Các nghiên cứu đối với những vận động viên đẳng cấp quốc tế cũng cho thấy mỗi người đều có những nghi thức trước khi luyện tập (pre-ritual) để đảm bảo rằng mình đạt được 100% tiềm năng của bản thân.

Nghi thức của bạn là gì? Nếu bạn chưa có, hãy ngồi viết xuống chuỗi nghi thức nào mà bạn muốn thực hiện để đặt bản thân mình vào trạng thái cao độ nhất.

Nếu bạn thực hiện theo các phương pháp tôi chia sẻ ở trên, tôi đảm bảo rằng hiệu suất của bạn sẽ tăng lên gấp nhiều lần. Nếu bạn kết hợp nó với các phương pháp để gia tăng năng lượng ở bài viết trong phần 1, thì hiệu suất của bạn sẽ còn gia tăng thêm rất rất nhiều lần.

Ở phần cuối cùng, tôi sẽ chia sẻ với các bạn một số cách để quản lý sự tập trung của bản thân để làm được nhiều hơn trong cùng một khoảng thời gian đề ra.

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, bạn hãy để lại chia sẻ ở phía dưới để chúng ta cùng thảo luận nhé.

Thân mến,

Hải Đăng


Giới Thiệu Khóa Học Làm Việc Hiệu Quả Không Hề Khó

Đây là khóa học mà tôi dày công nghiên cứu, phát triển sau 3 năm thực nghiệm với việc nâng cao hiệu quả của bản thân. Khóa học này hướng đến mục tiêu giúp cho người học có được:

  • Những phương pháp hiệu quả nhất để quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng của bản thân
  • Một hệ thống logic, khoa học, tự động hóa để có thể quản lý công việc và quản lý thông tin
  • Các phương pháp làm chủ công nghệ để tiết kiệm thời gian, nỗ lực trong công việc của mình
  • Hệ tư duy mới, kỹ năng mới, và công cụ mới để tăng khả năng làm việc hiệu quả lên gấp nhiều lần

Điểm đặc biệt nhất của khóa học này đó là sự thực tiễn. Tôi không dạy bạn “thành công”, tôi cũng không dạy bạn “làm giàu”. Tôi dạy bạn cách “tổ chức công việc và cuộc sống sao cho hiệu quả”. Khi bạn làm việc / học tập hiệu quả, bạn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn, khi bạn có kết quả tốt hơn thì nhiều khả năng bạn sẽ có nhiều thu nhập hoặc thành công hơn. Đơn giản là như vậy.

Nếu bạn quan tâm đến việc nâng cao hiệu suất của bản thân, hãy tìm hiểu khóa học bằng cách nhấn vào nút phía dưới nhé.

[su_button url=”http://www.dinhhaidang.com/dao-tao-training/lam-viec-hieu-qua-khong-he-kho/” target=”blank” style=”flat” background=”#1fa67a” color=”#ffffff” size=”9″ center=”yes” radius=”round” icon=”icon: check-circle” icon_color=”#ffffff”]TÌM HIỂU KHÓA HỌC LÀM VIỆC HIỆU QUẢ KHÔNG HỀ KHÓ[/su_button]

Làm Sao Để Không Nghiện Facebook?

Đinh Hải Đăng

Chào các bạn,

Gần một tháng vừa qua, tôi cố tình deactivate tài khoản Facebook của mình để tìm hiểu xem cảm giác sẽ như thế nào nếu như tôi không còn dính dáng gì nữa đến việc tương tác trên mạng xã hội. Bây giờ thì tôi đã activate lại Facebook của mình vì các lý do cá nhân và công việc, nhưng điều ngạc nhiên đó là tôi đã không còn sử dụng Facebook như cách trước kia mình đã từng sử dụng nữa.

Những gì tôi học được trong quá trình bỏ Facebook khá là thú vị, và quan trọng nhất đó chính là tôi tìm thấy một bí quyết cực kỳ hữu ích giúp cho tôi làm chủ bản thân mình, kể cả sau khi đã sử dụng lại Facebook.

Trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ lại cho bạn phương pháp ấy, và một khi bạn đã hiểu được ngọn nguồn vấn đề, bạn không chỉ có một cách nhìn mới với cách bạn sử dụng Facebook, mà còn là cách bạn tương tác với hầu như tất cả mọi thứ bạn sở hữu như smartphone, tablet, laptop, PC, sổ tay, đồng hồ v.v. Nếu thành thạo bí quyết này, bạn sẽ thấy rằng mình có thể làm chủ bản thân dễ dàng hơn và có ý thức hơn rất nhiều. Vậy bí quyết ấy là gì?

Lý Thuyết “Jobs-To-Be-Done” (Việc-Cần-Phải-Hoàn-Thành)

Trong quyển sách Thước Đo Nào Cho Cuộc Đời Bạn (How Will You Measure Your Life) của tác giả Clayton Christensen, ông viết về lý thuyết việc-cần-phải-hoàn-thành của mình. Lý thuyết này nói rằng khi một khách hàng (tôi hoặc bạn) mua/sử dụng một sản phẩm nào đó, họ mua/sử dụng nó để thực hiện một công việc nhất định cho mình.

Cụ thể hơn, bạn có thể tưởng tượng rằng bạn chính là một C.E.O trong cuộc đời mình, và tất cả những sản phẩm hay dịch vụ bạn mua hoặc sử dụng là những nhân viên của bạn, từ Facebook, Twitter, Quora, Snapchat cho đến smartphone, tablet, đồng hồ thông minh, cho đến sổ tay, quyển sách, v.v. Và tất cả những sản phẩm hay dịch vụ này có một chức năng nhất định mà bạn thuê chúng thực hiện cho bạn.

Nào, hãy thử tưởng tượng nếu bạn là C.E.O, liệu bạn có thuê một người nhân viên và rồi đặt sai vị trí hay năng lực của họ không? Liệu bạn có thuê nhân viên mà không viết ra mô tả công việc và yêu cầu năng lực mà chỉ nhắm mắt thuê đại hay không? Liệu bạn có muốn nhân viên của mình làm những việc khác đi so với việc bạn thuê họ làm hay không?

Chắc chắn là không.

Và điều này cũng áp dụng tương tự với các sản phẩm và dịch vụ tôi liệt kê ở trên. Bạn cần phải hiểu và ý thức rất rõ bạn thuê chúng cho mục đích gì? Từ đó bạn mới có thể làm chủ bản thân thay vì là để chúng làm chủ bạn được.

Vận Dụng Vào Thực Tế

Sau đây tôi sẽ đưa một vài ví dụ để bạn hiểu hơn cách tôi vận dụng lý thuyết này vào thực tế.

Bạn thuê mạng xã hội làm điều gì cho bạn?

Trước khi tôi deactivate Facebook của mình, tôi thuê nó với các mục đích sau: kết nối với bạn bè, tán gẫu với bạn thân và cả những người không quen biết, xem ảnh, đọc tin tức, tham gia vào các group nội bộ, giữ kết nối với các fan page tôi thích, chia sẻ suy nghĩ của bản thân mình, chia sẻ các hình ảnh tôi chụp, marketing cho dịch vụ 20somethings Coaching của tôi, v.v.

Phải nói qua một chút về thói quen sử dụng Facebook của tôi ở đây để bạn hiểu rõ hơn. Trước đây khi chưa biết đến lý thuyết này, tôi sử dụng Facebook khá thường xuyên. Một trong những điều đầu tiên tôi hay làm buổi sáng đó là kiểm tra thông báo Facebook. Hoặc lướt qua newsfeed để coi có tin gì hay ho hay không? Và thường tôi sẽ tốn khoảng 1 tiếng đến 1 tiếng rưỡi trong ngày cho mạng xã hội.

Ngay khi tôi biết đến lý thuyết này và nhìn lại danh sách những việc mà tôi thuê Facebook làm, tôi cảm thấy rằng tôi đã thuê nó để làm quá nhiều thứ cho tôi. Và nếu tôi là một C.E.O, khi nhìn thấy nhân viên của mình kiêm nhiệm quá nhiều thứ, tôi biết rằng tôi đã không làm tròn vai của mình và cần phải có một vài sự điều chỉnh.

Vậy nên tôi đã sa thải anh nhân viên Facebook cũ và thuê một anh chàng mới vào. Lúc này, do có kinh nghiệm từ trước, tôi xác định rất rõ mô tả công việc của anh nhân viên mới: giúp tôi giữ được sự hiện diện của mình với những người muốn tìm đến tôi và là một trong những kênh để tôi chia sẻ các bài viết của mình.

Kể từ lúc đó trở đi, không còn những ngày tháng lướt qua newsfeed nữa, cũng chẳng còn phải kiểm tra thông báo mỗi sáng (vì tôi đã chẳng còn quan tâm đến việc ai comment, ai like nữa vì đó không phải mục đích chính của tôi), và cũng chẳng còn phải lo đến việc duy trì update status nữa, rồi rất nhiều thói quen khác đã được xóa bỏ kể từ ngày tôi áp dụng lý thuyết này vào thực tiễn. Một ngày bây giờ có khi tôi lên Facebook chưa đến 5 phút nữa. Và tôi thấy hạnh phúc hơn rất nhiều vì có thêm thời gian đẻ làm được nhiều điều khác hơn.

Vậy nên bạn hãy tự hỏi chính mình: “Mình thuê Facebook làm việc gì cho mình?”

Bạn thuê điện thoại di động của mình để làm gì?

Tôi sử dụng điện thoại di động của mình cho đa phần những việc sau: nhắn tin, gọi điện, làm việc, lướt web, chụp hình và quay phim.

Thật ra đây đã là quá nhiều việc cho một chiếc điện thoại, nhưng tôi hài lòng với mô tả công việc của anh chàng nhân viên này. Tuy nhiên, tôi lại thấy có rất nhiều người thuê điện thoại của họ làm những việc không nằm trong các chức năng chính của nó như: chơi game, chụp ảnh selfie liên tục, check Facebook mọi lúc mọi nơi, đọc tin tức suốt ngày, post hình ảnh và cập nhật status không ngừng nghỉ v.v.

Tôi không nói rằng họ làm điều này là sai. Chỉ là đây có phải là những chức năng chính mà bạn thuê điện thoại của bạn thực hiện công việc cho bạn hay không? Bất kỳ một người nào đủ thông minh cũng đều có thể nói rằng đây chắc chắn không phải là lý do mà điện thoại được phát minh.

Bạn thuê công việc của mình để làm gì?

Để kiếm tiền? Để trả nợ? Để giúp đỡ người khác? Để tạo nên sự khác biệt cho cuộc đời này?

Công việc của bạn có đang thực hiện đúng chức năng mà bạn muốn sử dụng nó hay không? Nó có đang thực hiện đúng mục đích bạn muốn hay không? Làm thế nào để bạn thuê công việc của bạn để tạo nên sự khác biệt lớn hơn đây? Bạn có đang thuê công việc của mình để tạo nên sự khác biệt hay giúp đỡ người khác không?

Làm Chủ Bản Thân Bạn

Nếu bạn là một C.E.O, bạn sẽ không muốn mất quyền kiểm soát nhân viên của mình. Và để làm được điều này, bạn phải thể hiện được năng lực lãnh đạo bản thân mình trước. Bạn không thể lãnh đạo người khác nếu bạn không tự lãnh đạo được chính mình.

Vậy nên mọi thứ phải bắt đầu từ bạn trước. Hãy bắt đầu lãnh đạo mình bằng cách tự hỏi:

  • Mình thuê thân thể, trí óc này của mình để làm việc gì?
  • Mình thuê cái chân, cái tay, cơ thể này để làm điều gì?
  • Mình thuê ước mơ, khát vọng của mình để làm điều gì?
  • Mình thuê thời gian của mình để làm điều gì?
  • Mình thuê quyển sách này để làm điều gì?
  • Mình thuê khóa học này để làm điều gì?
  •  …

Sau đó, hãy nhìn lại tất cả mọi thứ sản phẩm và dịch vụ xung quanh bạn và tự hỏi: “Mình thuê sản phẩm/dịch vụ X này để làm gì cho mình?”

Câu trả lời của bạn sẽ quyết định khả năng bạn làm chủ bản thân mình được đến đâu.

Tóm Lại

  • Lý thuyết việc-cần-phải-hoàn-thành cho rằng mọi sản phẩm/dịch vụ bạn thuê là để nó thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó
  • Hãy tư duy như một C.E.O với những sản phẩm/dịch vụ mà bạn sử dụng
  • Lãnh đạo bản thân mình trước, sau đó bạn mới có thể lãnh đạo những thứ xung quanh bạn

Chúc bạn thành công trong việc làm chủ chính mình.

Hải Đăng