Toàn Tập Về Quản Lý Thời Gian

Quản lý thời gian là một chủ đề không mới nhưng lại có nhiều quan điểm khác nhau về lĩnh vực này qua từng năm tháng. Nếu ở thời đại cách mạng công nghiệp, quản lý thời gian đồng nghĩa với việc làm nhiều hơn và liên tục hơn trong một khoảng thời gian cụ thể; hay đến thời đại Internet bắt đầu bùng nổ thì quản lý thời gian nghĩa là có một danh sách việc phải làm (to-do list) trong một ngày; và đến bây giờ thì quản lý thời gian đồng nghĩa với việc ưu tiên cho những điều quan trọng và mối quan hệ quan trọng nhất của mình.

Bản thân tôi là một người có tính cách thích mọi thứ linh hoạt, không thích vào khuôn khổ và cấu trúc. Chính vì vậy, khi bắt đầu đi làm tôi gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình sao cho có thể cân bằng được giữa công việc và cuộc sống. Trong khoảng hơn ba năm trở lại đây (từ năm 2014), tôi bắt đầu nghiên cứu nhiều về chủ đề này và tích cực áp dụng những gì mà tôi nghiên cứu được. Trong quá trình nghiên cứu, tôi phát hiện ra rằng quản lý thời gian trong thế kỷ hiện nay không chỉ dừng lại ở yếu tố “thời gian” nữa mà còn được mở rộng hơn thế. Suy cho cùng, tại sao ta lại cần quản lý thời gian? Câu trả lời là để có thể làm tốt công việc của mình và hoàn thành các vai trò của mình một cách chu toàn nhất. Nếu hiểu theo góc nhìn này và đặc biệt là với tính chất của xã hội bây giờ thì chỉ quản lý tốt “thời gian” thôi là chưa đủ mà theo tôi còn hai yếu tố nữa đó là “sự tập trung” và “năng lượng” của một người nữa. Giả sử ta có hai người A và B cùng làm việc trong một khoảng thời gian là 1 tiếng đồng hồ thì khả năng hoàn thành công việc của hai người này sẽ ra sao nếu:

  • Người A: Khả năng tập trung 50% + Mức năng lượng 50%
  • Người B: Khả năng tập trung 100% + Mức năng lượng 100%

Câu trả lời đó chính là người B vì anh ta đã tận dụng được tối đa một tiếng đồng hồ mình có được bằng cách tập trung cao độ và duy trì mức năng lượng của mình ở mức tối ưu nhất. Chúng ta giả sử thêm nếu đây không phải là công việc mà là một mối quan hệ nào đó thì ai sẽ có mối quan hệ tốt đẹp hơn? Một lần nữa chắc chắn là người B vì anh ta dành toàn bộ thời gian của mình để tập trung cho người đối diện với tất cả sức lực của mình.

Từ trường hợp này, tôi đề ra một công thức cho bản thân mình như sau:

Chất lượng công việc / mối quan hệ =
Số lượng thời gian x Cường độ tập trung x Mức năng lượng

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi sẽ trình bày theo một logic đi từ tư duy (mindset), kỹ năng (skillset) và cuối cùng là công cụ (toolset) mà tôi sử dụng để quản lý tốt ba yếu tố trên. Cuối cùng, tôi sẽ trình bày một ngày điển hình của mình khi áp dụng những điều tôi đã trình bày ở trên.

I. TƯ DUY (MINDSET):

Với sự bùng nổ của Internet vào đầu thế kỷ 21, và cho đến bây giờ là sự phát triển của A.I. và hàng trăm các phần mềm được ra đời mỗi ngày, thì người lao động trí óc ngày nay đang gặp phải các thách thức lớn sau:

  1. Quá nhiều sự lựa chọn cần phải đưa ra trong một ngày.
  2. Quá nhiều sự xao nhãng khiến họ mất tập trung.
  3. Quá nhiều lần kiệt sức khi phải làm việc trong một thời gian dài.

Sau một thời gian nghiên cứu, tôi cho rằng mô hình The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity của tổ chức FranklinCovey là một mô hình khá toàn diện để giải quyết ba thử thách trên. Mô hình này cho rằng để giải quyết ba thách thức này đòi hỏi một người cần phải có: (1) Khả năng phán đoán tốt để biết đâu là những lựa chọn quan trọng nhất mà mình cần ưu tiên thời gian; (2) Khả năng lên kế hoạch và làm chủ công nghệ để giảm tối đa sự xao nhãng và (3) Khả năng tái tạo năng lượng của mình thay vì làm đến kiệt sức. Cụ thể hơn, họ cần phải đưa ra 5 Lựa Chọn dưới đây mỗi ngày để làm chủ thời gian, sự tập trung và năng lượng của mình.

  1. Lựa chọn 1: Ưu tiên cho điều quan trọng thay vì phản ứng với những việc khẩn cấp.
  2. Lựa chọn 2: Hướng đến sự xuất sắc thay vì chấp nhận sự tầm thường.
  3. Lựa chọn 3: Đặt lịch cho những “hòn đá lớn” thay vì phân loại những hòn sỏi nhỏ.
  4. Lựa chọn 4: Làm chủ công nghệ thay vì để nó làm chủ mình.
  5. Lựa chọn 5: Tái tạo năng lượng thay vì đốt cháy cạn kiệt “nguồn nhiên liệu” của mình.

Biểu đồ này tóm tắt 5 lựa chọn ứng với mỗi thành tố thời gian, sự tập trung và năng lượng:

5 Choices
Mô hình 5 Lựa Chọn Để Đạt Hiệu Suất Vượt Trội

Sau đây, tôi sẽ phân tích cụ thể hơn từng lựa chọn này.

Lựa chọn 1 – Ưu tiên cho điều quan trọng thay vì phản ứng với những việc khẩn cấp:

Lựa chọn này chính là Thói quen số 3 trong mô hình 7 Thói quen hiệu quả của Stephen Covey.

Nền tảng của việc ra quyết định sẽ được dựa trên Ma Trận Quản Trị Thời Gian với sự tương tác giữa hai yếu tố Khẩn cấpQuan trọng.

Ma trận quản lý thời gian
Mô Hình Ma Trận Quản Trị Thời Gian

Theo mô hình này thì hầu hết chúng ta đều vướng vào cái bẫy của việc “nghiện tính khẩn cấp”. Chúng ta có xu hướng liên kết những việc có tính khẩn cấp đồng nghĩa với nó quan trọng và khi ta hoàn thành một việc khẩn cấp nào đó, não bộ lại tiết ra chất dopamine để làm ta cảm thấy sảng khoái. Vòng lặp này cứ lặp đi lặp lại nhiều lần dẫn đến việc ta luôn đi tìm những việc khẩn cấp chỉ để thỏa mãn cơn nghiện này.

Để chứng minh cho việc này, Chris Bailey, tác giả quyển sách The Productivity Project đã thực hiện một thí nghiệm như sau: anh thử nghiệm giữa tuần làm việc 20 giờ và tuần làm việc 90 giờ trong vòng một tháng để xem hiệu quả của mình như thế nào. Kết quả mà anh quan sát được khá bất ngờ, đó là tuần làm việc 90 giờ chỉ mang lại kết quả nhiều hơn một chút so với tuần làm việc 20 giờ. Chris cho biết: “Dù về mặt kết quả thì khối lượng đạt được là gần như nhau, nhưng tôi lại cảm thấy như mình hiệu quả gấp đôi khi làm nhiều giờ hơn.” Lý do mà Chris “cảm thấy như mình hiệu quả gấp đôi” là bởi vì trong tuần làm việc 90 giờ, anh luôn bận rộn giải quyết hết việc này đến việc khác và cứ mỗi lần hoàn thành một việc gì đó, anh cảm thấy rất hài lòng. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ, có rất nhiều việc mà anh hoàn thành lại không hề quan trọng và không hề đóng góp gì cho công việc của anh cả.

Trong một nghiên cứu độc lập của FranklinCovey trong vòng 6 năm với 351,613 phiếu trả lời từ kháp nơi như Châu Phi, Châu Á Thái Bình Dương, Châu Âu, Mỹ Latinh, Trung Đông, và Bắc Mỹ, họ phát hiện ra rằng 60% thời gian mọi người dành cho những việc quan trọng và 40% thời gian dành cho những việc quan trọng. Thoạt nhiên, ta có thể thấy cũng không quá tệ, nhưng khi FranklinCovey chia nhỏ chúng vào các ô trong Ma Trận Quản Trị Thời Gian thì đây là kết quả họ nhận được:

Time %
Thời Gian Dành Cho Từng Góc Phần Tư

Nếu phân tích một cách kĩ lưỡng, ta sẽ thấy rằng vùng Q1 + Q3 = 51.2% cao hơn rất nhiều so với vùng Q2. Như vậy có nghĩa là trên thực tế chúng ta dành tới hơn 50% để làm những việc khẩn cấp và chỉ có khoảng 30% thời gian là để làm những thứ thực sự có ý nghĩa trong công việc và cuộc sống của mình. Như vậy ta thấy rằng để quản lý thời gian hiệu quả, cần phải giảm đi thời gian ở Q1 và Q3 nhiều nhất có thể và tăng thời lượng tập trung vào những việc quan trọng ở Q2 lên.

Tuy nhiên, Lựa chọn 1 chỉ mới cho ta một nhận thức rằng ta cần phải ưu tiên cho điều quan trọng, vấn đề đặt ra đó là làm thế nào để phân định đâu là những lựa chọn quan trọng? Tiêu chí nào để dựa trên đó ta đưa ra quyết định của mình? Lựa chọn 2 sẽ giúp ta giải quyết vấn đề này.

Lựa chọn 2: Hướng đến sự xuất sắc thay vì chấp nhận sự tầm thường.

Khái niệm xuất sắc ở đây được hiểu theo nghĩa đó là xuất sắc trong những vai trò quan trọng hiện tại của mình. Trong cuộc sống, chúng ta thường định nghĩa bản thân mình bằng những vai trò. Khi chúng ta hỏi người khác hoặc được hỏi: “Bạn làm nghề gì?” thì câu trả lời thường là “Tôi là một CEO”, “Tôi là một Marketer”, “Tôi làm mẹ toàn thời gian”, “Tôi là một người thầy giáo”. Chúng ta có rất nhiều vai trò khác nhau trong cuộc sống và trong mỗi vai trò này, chúng ta đều có những mục tiêu và viễn kiến cá nhân của vai trò đó:

  • Một người là CEO sẽ muốn mình phải xây dựng được đội ngũ mạnh, sản phẩm xuất sắc và kiếm được nhiều tiền chẳng hạn.
  • Người làm mẹ toàn thời gian thì muốn cho con cái tình yêu thương và nền giáo dục tốt đẹp nhất.
  • Người thầy giáo thì muốn truyền cho học trò tình yêu học tập và lý do cần phải quan tâm đến học vấn tự thân.

Như vậy để quản lý thời gian tốt đồng nghĩa với việc biết được những mục tiêu mình đang có trong từng vai trò này, viễn kiến (vision) của mình về vai trò đó là gì, và biết được mình có đang làm tốt hay không trong vai trò đó. Lựa chọn 2 này nói cách khác chính là Thói quen 2 của 7 Thói quen hiệu quả.

Để bắt đầu xác định các vai trò và viết nên viễn kiến của mình, chúng ta sẽ làm theo những bước sau (theo hướng dẫn của sách The 5 Choices):

Bước 1: Xác định vai trò quan trọng trong hiện tại

Đầu tiên ta cần biết được những vai trò quan trọng nhất trong cuộc đời của mình ngay ở hiện tại là những vai trò nào. Thường thì ta có khoảng từ 5-7 vai trò như vậy.

Ví dụ như những vai trò quan trọng hiện tại của tôi là:

  • Một người Coach
  • Một người Cha
  • Một người Chồng
  • Một người Học trò trong chương trình IPL
  • Một người với mối quan hệ với chính Bản thân mình

Bước 2: Đánh giá hiệu quả của mỗi vai trò

Ở bước này ta cần tự hỏi mình: “Tôi đang làm tốt những vai trò này đến mức độ nào?”

Chúng ta cần thành thật cho điểm ở mỗi vai trò từ 1-10 với 1 là tệ nhất và 10 là xuất sắc. Chúng ta cũng có thể hỏi xin phản hồi của những người xung quanh để có một cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả của mình.

Bước 3: Đặt lại tên cho vai trò của bạn để mang lại cảm xúc tích cực và động lực

Ngôn từ tích cực có thể tạo nên cảm xúc và động lực cho chúng ta. Cùng một ý nghĩa nhưng cách dùng từ sẽ khơi gợi lên những cảm xúc hoàn toàn khác nhau.

Lấy ví dụ các vai trò của tôi được đặt tên lại như sau:

  • Coach => The Lighthouse
  • Người học trò ==> A Life-long learner

Chúng ta có thể dùng bất cứ ngôn ngữ nào cũng được, miễn là ngôn ngữ đấy khơi gợi cho chúng ta một ý nghĩa đặc biệt với bản thân mà mỗi khi nhắc đến cụm từ đó nó thúc đẩy chúng ta phải nỗ lực cho vai trò của mình.

Bước 4: Viết một tuyên ngôn cho vai trò của bạn

Ở mỗi vai trò chúng ta cần xác định viễn kiến của mình cho vai trò đó, đích đến cuối cùng của mình là gì, điều gì khi mình đạt được sẽ làm cho mình cảm thấy hài lòng rằng mình đã hoàn thành tốt vai trò đó. Công thức viết bản tuyên ngôn vai trò này rất cụ thể và rõ ràng như sau:

Là một (vai trò)… Tôi sẽ (kết quả hướng đến)… Bằng cách (những hoạt động để đạt đến kết quả đó).

Ví dụ với vai trò là A Life-long Learner của tôi, tôi sẽ viết như sau:

Là mộtTôi sẽBằng cách
Life-long Learner (Người học tập suốt đời)Sống với 3 tinh thần “Thực học, Khai phóng, Chuyên sâu” và 3 giá trị “Tự do, Trách nhiệm, Ưu tú” của IPLSống dấn thân và thực học thay vì sống làng nhàng và hư học; luôn tự nhắc nhở mình về những “điểm mù” của bản thân bằng cách phản tỉnh và phản tư chính mình; nỗ lực mở rộng góc nhìn của mình bằng cách liên tục học hỏi từ trong sách vở và trong thực tế; chấp nhận những quan điểm khác biệt của người khác để học hỏi và phát triển.

Bước 5: Đặt mục tiêu cụ thể cho từng vai trò

Sau khi đã xác định vai trò và đích đến mình muốn hướng tới trong từng vai trò, tôi sẽ xác định những mục tiêu cụ thể trong năm nay để giúp tôi tiến gần hơn đến cái đích mà tôi đã chọn. Phương pháp đặt mục tiêu thông dụng nhất sẽ là dùng SMART Goals, hoặc theo như trong The 5 Choices thì là công thức Từ X đến Y vào lúc Z. Ví dụ:

  • Giảm từ 90 cân xuống 70 cân vào 25/12/2018
  • Nâng cao thu nhập từ 15 triệu lên 30 triệu vào 23/4/2018

Ngay cả những thứ khó định lượng như mối quan hệ thì ta cũng có thể đưa nó về được định lượng bằng cách trước tiên xác định từ 1-10 thì điểm số hiện tại là bao nhiêu, sau đó xác định mình muốn hướng đến điểm số bao nhiêu. Ví dụ:

  • Nâng cao mối quan hệ với vợ / chồng từ 4 điểm lên 8 điểm vào 20/10/2018
  • Tăng khả năng thuyết trình từ 6 điểm lên 7 điểm sau một tháng nữa

Tiếp tục lấy ví dụ ở trên, tôi sẽ đặt ra những mục tiêu sau:

Là mộtTôi sẽBằng cáchMục tiêu 2018
Life-long Learner (Người học tập suốt đời)Sống với 3 tinh thần “Thực học, Khai phóng, Chuyên sâu” và 3 giá trị “Tự do, Trách nhiệm, Ưu tú” của IPLSống dấn thân và thực học thay vì sống làng nhàng và hư học; luôn tự nhắc nhở mình về những “điểm mù” của bản thân bằng cách phản tỉnh và phản tư chính mình; nỗ lực mở rộng góc nhìn của mình bằng cách liên tục học hỏi từ trong sách vở và trong thực tế; chấp nhận những quan điểm khác biệt của người khác để học hỏi và phát triển.1. Hoàn thành một năm học tại IPL với điểm số xuất sắc (> 9) bằng tinh thần dấn thân và thực học.

Quy trình này lập lại tương tự như vậy cho các vai trò quan trọng khác. Tuy nhiên, sách khuyến khích mỗi người chỉ nên xác định từ 3-6 vai trò quan trọng nhất trong giai đoạn hiện tại để tránh bị quá tải.

Sau khi đã có được một bản tuyên ngôn vai trò với các mục tiêu cụ thể, lúc này ta đã có được tiêu chí để phân định việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc không quan trọng, việc nào là gấp hay không gấp để sắp xếp chúng vào đúng góc phần tư tương ứng.

Lựa chọn 3: Đặt lịch cho những “hòn đá lớn” thay vì phân loại những hòn sỏi nhỏ.

Ở lựa chọn này câu hỏi quan trọng nhất được đặt ra đó là: “Một đến hai việc quan trọng nhất mà tôi muốn đạt được trong tuần này trong vai trò này là gì?”

Khi đã có danh sách những điều quan trọng, ta sẽ lên lịch thực hiện cho những việc này trước tiên. Sau khi đã lên lịch ưu tiên thì lúc này ta mới bắt đầu sắp xếp cho những việc ít quan trọng khác trong các khung giờ còn trống.

Typical Week

Ở hình trên có một khoảng thời gian từ 8:00 – 9:00 sáng thứ Hai mỗi tuần mà tôi gọi là “Strategic Weekly Planning” (Lập kế hoạch chiến lược tuần). Đây là lúc tôi xem lại toàn bộ một tuần vừa qua và bắt đầu lên kế hoạch cho một tuần sắp tới. Khoảng thời gian này rất quan trọng với tôi và tôi rất hạn chế để cho bất kỳ việc gì xen ngang vào khoảng thời gian này.

Quay lại mô hình tổng quan 5 Lựa Chọn ở đầu bài, ta có thể thấy rằng việc đặt lịch cho những “Hòn đá lớn” này sẽ giúp ta nâng cao khả năng tập trung của mình hơn rất nhiều so với khi ta không có một lịch trình với những việc quan trọng đã được ưu tiên. Để hình dung rõ hơn, tôi muốn dùng hình ảnh của một trận chiến. Trước khi bước ra cuộc chiến, vị tướng lãnh đạo phải luôn có một kế hoạch hành động đã được vạch sẵn từ trước đó để đảm bảo rằng quân đội sẽ tập trung thực hiện theo đúng kế hoạch này nhất có thể. Dĩ nhiên khi cuộc chiến thật sự diễn ra sẽ có sai lệch so với kế hoạch, nhưng lúc này việc điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc không có bất kỳ kế hoạch nào cả.

Lựa chọn 4: Làm chủ công nghệ thay vì để công nghệ làm chủ mình

Tôi sẽ chia sẻ về Lựa chọn này ở phần thứ IV. Một ngày điển hình của tôi bằng video để thể hiện trực quan hơn suy nghĩ của mình.

Lựa chọn 5: Tái tạo năng lượng thay vì đốt cháy cạn kiệt “nguồn nhiên liệu” của mình.

Cơ thể chúng ta cũng giống như một chiếc xe vậy, nếu chúng ta liên tục chạy xe mà không đổ xăng / bảo trì cho xe thì đến một lúc nào đó chiếc xe sẽ không tiếp tục vận hành được nữa. Tương tự, cơ thể nếu chỉ làm việc liên tục mà không có những hoạt động / phương pháp để tái tạo năng lượng thì đến một lúc sẽ không còn khả năng để tiếp tục hoạt động một cách tối ưu nhất.

Về mặt năng lượng, tôi dựa trên ba mô hình năng lượng của “The 5 Choices”, “The Power of Full Engagement” của tác giả Tony Schwartz và Jim Loehr, “Are You Fully Charged?” của Tom Rath rồi sau đó cải biến lại theo suy nghĩ của mình. Qua kinh nghiệm áp dụng cá nhân, tôi cho rằng chúng ta có ba nguồn năng lượng chính đó là: Thể chất (Physical), Cảm xúc (Emotional) Tinh thần (Spiritual).

Về mặt thể chất bao gồm ba điều đó là ăn đúng (ăn các loại thức ăn cung cấp đủ dưỡng chất), ngủ đủ (trung bình 7 tiếng một ngày) và di chuyển nhiều (có ít nhất 30 phút một ngày để tập thể dục). Nếu áp dụng đúng ba điều này sẽ mang lại cho chúng ta nguồn năng lượng thể chất dồi dào. Đây cũng là nguồn năng lượng dễ dàng nâng cao nhất trong ba nguồn năng lượng ở mô hình trên.

Về mặt cảm xúc thì bao gồm mối quan hệ với con người bên trong mìnhmối quan hệ sâu sắc với những người khác. Tiến sĩ Chérie Carter-Scott từng nói rằng: “Mối quan hệ quan trọng nhất mà bạn có trong cuộc đời này là mối quan hệ với chính bản thân bạn.” Mối quan hệ với bản thân mình nghĩa là tôn trọng cảm xúc của mình, mong muốn của mình và dành thời gian cho chính mình. Một vài hoạt động tôi thường làm đó là viết nhật ký, nghe những bản nhạc sâu lắng, dành thời gian đọc sách để chiêm nghiệm v.v. Mối quan hệ với những người khác nghĩa là có một nhóm bạn cùng hệ giá trị và mục đích chung. Có một nghiên cứu kéo dài 75 năm của Robert Waldinger – một giáo sư tại Đại Học Y Harvard – nhằm tìm ra điều gì khiến cho con người hạnh phúc và khỏe mạnh. Trong suốt 75 năm, nhóm nghiên cứu theo dõi 724 người đàn ông từ khi họ còn là thiếu niên cho đến bây giờ (hầu hết người tham dự nay đã ở tuổi 90). Những người này được chia thành hai nhóm, một nhóm là các sinh viên năm nhất tại Đại học Harvard và nhóm thứ hai là một nhóm các chàng trai ở khu vực nghèo khổ nhất của Boston. Các chàng trai này sau đó trưởng thành và gia nhập vào đủ mọi tầng lớp trong cuộc sống. Có người là công nhân nhà máy, người thì là bác sĩ, người thì là luật sư. Một người trong đó thậm chí trở thành Tổng thống Mỹ. Một số bị nghiện rượu. Một số ít khác thì bị tâm thần phân liệt. Rất nhiều người leo lên đỉnh cao của nấc thang thành đạt, trong khi một số khác thì nằm ở dưới đáy xã hội. Tuy nhiên, nghiên cứu phát hiện ra rằng dù là ở địa vị nào đi nữa thì chỉ có một thứ duy nhất khiến con người cảm thấy hạnh phúc, đó chính là: Những mối quan hệ tốt đẹp và sâu sắc. Chính vì vậy, nếu ta muốn có một nguồn năng lượng cảm xúc dồi dào thì chúng ta chắc chắn phải có mối quan hệ tốt đẹp với chính mình và với người khác.

Về mặt tinh thần đó là việc kết nối với sứ mệnh của mình cảm giác phụng sự cho một điều gì đó lớn hơn chính mình. Đây là nguồn năng lượng khó đạt được nhất nhưng cũng là nguồn năng lượng dồi dào nhất nếu có được nó. Nhắc đến nguồn năng lượng này, tôi nhớ ngay đến Giáo sư Stephen Hawking, người vừa qua đời gần đây. Dù thân thể ông không được như người bình thường, nhưng tôi tin rằng ông có nguồn năng lượng to lớn hơn bất cứ người khỏe mạnh nào, bởi một lẽ ông biết được sứ mệnh của mình và tại sao mình phải sống với sứ mệnh đó. Nhờ vậy, ông đã đạt được những kết quả phi thường khiến bao người kính phục.

Mô hình 5 Lựa Chọn này chính là tư duy bao trùm lấy việc quản lý thời gian, tập trung và năng lượng của tôi. Tuy nhiên, nếu chỉ có tư duy thôi thì bức tranh này theo tôi vẫn chưa hoàn chỉnh. Lý do là khi một ngày diễn ra sẽ có rất nhiều điều không theo được dự trù của mình. Chính vì vậy, tôi rèn luyện cho mình kỹ năng để quản lý công việc theo mô hình Getting Things Done (GTD) của David Allen.

II. KỸ NĂNG (SKILLSET)

GTD là một trong những phương pháp để quản lý công việc nổi tiếng nhất được phát minh bởi David Allen.

Nguyên tắc căn bản của GTD đó là “Não bộ không được dùng để chứa ý tưởng, mà là để sáng tạo ý tưởng”“Hầu hết căng thẳng của chúng ta đến từ việc không quản lý tốt những cam kết trong cuộc đời mình”.

Để có thể giải phóng bộ não khỏi việc chứa ý tưởng và để quản lý tốt cam kết của mình, chúng ta cần có:

  • Một hệ thống quản lý công việc mà chúng ta tin tưởng.
  • Một nơi để ta có thể thu thập tất cả mọi thứ đang diễn ra.
  • Năng lực làm rõ và đưa ra quyết định với các hạng mục mình đã thu thập.
  • Một hệ thống gợi nhắc ta hành động.
  • Liên tục cập nhật thường xuyên hệ thống đó để đảm bảo các cam kết được quản lý tốt.

Để làm được điều này, GTD trình bày cho chúng ta năm bước sau:

GTD
Mô Hình 5 Bước GTD – Nguồn: http://www.gettingthingsdone.com
Tạm dịch:

1.     Thu thập những gì khiến bạn lưu tâm: Sử dụng khay hồ sơ, sổ tay, sổ tay điện tử, hoặc một thiết bị ghi ấm để thu thập tất cả những gì khiến bạn lưu tâm. Những việc cần làm, các dự án, vấn đề cần giải quyết, dù lớn hay nhỏ, cá nhân hay trong công việc.

2.     Làm rõ hạng mục này có ý nghĩa gì: Với mọi thứ bạn đã thu thập, hãy tự hỏi: Có hành động được hay không? Nếu không, hãy loại bỏ nó, “ấp” nó, hoặc lưu trữ làm thông tin tham khảo. Nếu hành động được, hãy quyết định hành động tiếp theo là gì. Nếu ít hơn hai phút, hãy làm ngày. Nếu không, hãy ủy thác nếu có thể; hoặc đưa nó vào một danh sách việc phải làm.

3.     Sắp xếp các hạng mục vào đúng chỗ của nó: Đặt các gợi nhắc hành động vào danh sách tương ứng. Ví dụ, tạo các danh sách cho những hạng mục phù hợp – cuộc gọi, việc lặt vặt, emails cần gửi v.v.

4.     Xem lại thường xuyên: Xem lại danh sách của bạn thường xuyên nhất có thể để tin tưởng vào lựa chọn của mình về việc phải làm tiếp theo. Thực hiện một buổi đánh giá hàng tuần để cập nhật hệ thống của mình.

5.     Hành động: Sử dụng hệ thống của bạn để thực hiện hành động với sự tự tin.

 Dưới đây là mô hình luồng làm việc GTD do tôi tự vẽ lại và điều chỉnh cho phù hợp với phong cách làm việc của mình.

GTD Workflow

Về cách thức ứng dụng GTD vào công việc tôi sẽ chia sẻ trong phần IV. Một ngày điển hình để có một cái nhìn trực quan hơn.

Phần tiếp theo, tôi sẽ liệt kê một số công cụ hỗ trợ cho tôi trong quá trình quản lý một ngày của mình.

III. CÔNG CỤ (TOOLSET) / PHƯƠNG PHÁP (TECHNIQUES):

Quản lý thời gian1. Toggl: Đây là công cụ để giúp tôi quản lý xem mình đã sử dụng bao nhiều thời gian cho một việc nào đó. Trước khi bắt đầu làm một việc gì, tôi sẽ khởi động chương trình và đến khi hoàn thành công việc chương trình sẽ cho tôi biết mình đã mất bao nhiêu thời gian. Công cụ này có tích hợp cả phương pháp Pomodoro (làm việc 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút) giúp tập trung hơn trong công việc rất hữu ích.

2. Rescuetime: Công cụ này sẽ theo dõi thời lượng mà tôi sử dụng một phần mềm hay theo dõi một trang web nào đó trong ngày. Ví dụ nếu tôi sử dụng Facebook trong 45 phút thì phần mềm sẽ có nơi thể hiện cho tôi thấy rằng tôi đã dùng Facebook được 45 phút.

3. Google Calendar: Lịch làm việc của tôi và được đồng bộ hóa xuyên suốt các thiết bị điện tử mà tôi sử dụng (smartphone, laptop và tablet). Nhờ vậy tôi có thể truy cập vào lịch này ở bất kỳ đâu mà tôi muốn và thực hiện những điều chỉnh khi cần một cách dễ dàng.

Quản lý sự tập trung / công việc / tài liệu1. Todoist: Todoist là trợ thủ đắc lực nhất của tôi trong việc quản lý các công việc của mình. Tôi sử dụng nó mỗi ngày và áp dụng nguyên lý GTD một cách sát sao khi sử dụng Todoist.

2. Evernote: Evernote là công cụ giúp tôi lưu trữ các loại tài liệu, ý tưởng, văn bản và giúp tôi tra xuất lại chúng một cách nhanh chóng. Rất nhiều người không tổ chức văn bản một cách khoa học, dẫn đến việc mất rất nhiều thời gian để tìm lại một văn bản nào đó. Evernote giúp tôi có thể dùng não bộ của mình để sáng tạo ý tưởng thay vì chứa ý tưởng.

3. Cold Turkey: Phần mềm này giúp tôi chặn những trang web mà tôi chỉ định trong một khoảng thời gian mà tôi mong muốn, từ đó giúp tôi tập trung hơn trong lúc mình làm việc.

4. Pomodoro: Đây là phương pháp được phát minh bởi Francesco Cirillo với mục đích ban đầu là giúp cho ông tập trung hơn trong quá trình còn là sinh viên của mình. Phương pháp này quy định rằng cứ mỗi 1 Pomodoro (25 phút) cực kỳ tập trung không để bất kỳ điều gì khiến mình xao lãng, thì chúng ta sẽ nghỉ ngơi trong vòng 5 phút để thư giãn. Sau 5 phút lại tiếp tục 1 Pomodoro nữa và cứ tiếp tục vòng lặp như vậy cho đến khi hoàn thành xong công việc của mình. Lý tưởng nhất là mỗi ngày có ít nhất 8 Pomodoro hoàn hảo (khoảng 4 tiếng cực kỳ tập trung) là có thể giải quyết một khối lượng lớn công việc của mình.

Quản lý năng lượng1. Thời Gian Vàng Sinh Học (Biological Prime Time): Khái niệm này được giới thiệu trong quyển sách Work the System của Sam Capenter. Đây là khoảng thời gian vàng mà mỗi người tự nhiên có nhiều năng lượng, sự sáng tạo và tập trung hơn các khoảng thời gian khác mà không cần nhờ bất kỳ một chất kích thích nào. Khoảng thời gian vàng này của tôi là vào buổi sáng, từ 8h – 11h và đây sẽ là lúc tôi đặt lịch thực hiện những việc quan trọng nhất của mình trong khoảng thời gian này.

2. Tôi sử dụng thêm vòng đeo tay thông minh để quản lý quá trình tập luyện và ngủ nghỉ của mình. Dựa trên các dữ liệu thu thập được, tôi có thể đưa ra những điều chỉnh để thích ứng với hoàn cảnh hiện tại của mình.

IV. MỘT NGÀY ĐIỂN HÌNH

Đây là video mô tả một ngày điển hình của tôi, có thể xem được online ở đây.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. Cal Newport (2016), Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing.
  2. Chris Bailey (2017), The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy, Crown Business.
  3. David Allen (2015), Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books.
  4. Francesco Cirillo (2018), The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time Management System That Has Transformed How We Work, Currency.
  5. Jim Loehr, Tony Schwartz (2005), The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal, Free Press.
  6. Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne (2016), The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity, Simon & Schuster.
  7. Sam Capenter (2011), Work the System: The Simple Mechanics of Making More and Working Less, Greenleaf Book Group Press.
  8. Stephen R. Covey (2013), The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change (Anniversary Edition), Simon & Schuster.
  9. Tom Rath (2015), Are You Fully Charged? The 3 Keys to Energizing Your Work and Life, Silicon Guild.
  10. Cal Newport, Work Accomplished = Time Spent x Intensity, ngày tiếp cận 16/03/2018, http://calnewport.com/blog/2014/04/08/work-accomplished-time-spent-x-intensity/
  11. Carl R. W. Pullein (2017), Working with Todoist series, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.youtube.com/watch?v=DhP7SJKiQ20&list=PLAzfmm1gS2_UIsnCtmVq52bljDw8Am2VH
  12. Carl R. W. Pullein, Working with Evernote series, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.youtube.com/watch?v=UMayVLAKAvU&list=PLAzfmm1gS2_XNMhxQJoomJLKc-GG-1Ux6
  13. Michael Hyatt, How I Organize Evernote, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://michaelhyatt.com/evernote-tags/
  14. Neil Vidyarthi, A Quick and Easy Guide to Completing Any Project in Todoist, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://blog.doist.com/a-quick-and-easy-guide-to-completing-any-project-in-todoist-a40221971000
  15. Robert Waldinger, What makes a good life? Lessons from the longest study on happiness, ngày tiếp cận 16/03/2018, https://www.ted.com/talks/robert_waldinger_what_makes_a_good_life_lessons_from_the_longest_study_on_happiness

Xác Định Thời Gian Vàng Sinh Học Để Làm Việc Hiệu Quả Hơn

Chào các bạn,

Hôm nay mình chia sẻ thêm với các bạn một phương pháp khác để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, đó là “Xác Định Thời Gian Vàng Sinh Học” của bạn.

Mỗi người chúng ta, về mặt sinh học, sẽ có một thời gian vàng khác nhau. Và trong khoảng thời gian này mọi người sẽ đạt hiệu suất cao nhất, sáng tạo nhất, tập trung nhất, nhiều năng lượng nhất. Và mình nhắc lại, không ai giống ai về mặt thời gian sinh học vàng cả. Để mình ví dụ sự khác biệt cho các bạn thấy:

  • Với bản thân mình thì như sau: Thường thức dậy vào lúc 6h30 sáng. Và thời gian sinh học vàng của mình thường sẽ bắt đầu lúc 8h cho đến tầm 11h trưa. Sau đó thì năng lượng của mình giảm dần và buổi chiều thường là lúc thấp nhất. Đến tầm tối khoảng 8h thì khoảng thời gian vàng này lại xuất hiện và kéo dài đến khoảng 10h tối.
  • Với sếp cũ của mình thì ngược lại: Thường không dậy sớm vào buổi sáng. Sau khi dậy thì lang thang đọc cái này cái kia, cho đến trưa gần 12h mới vào công ty. Ăn uống chém gió các kiểu thì tầm 2h trưa mới tập trung làm việc đến khoảng 7h tối. Sau đó thì đến tối tầm 11h sẽ lại làm việc tới khoảng 1-2h đêm gì đó thì mới đi ngủ.

Bạn thấy đấy, thời gian vàng sinh học cực kỳ khác nhau ở mỗi người. Vậy việc biết được thời gian vàng của mình quan trọng như thế nào? Theo mình có một vài ý sau:

1. Thường khi đọc báo, ta hay thấy những bài viết như “Người thành công dậy sớm làm 5 điều sau vào buổi sáng”; hay “Muốn thành công, hãy dậy sớm và làm những điều sau” v…v… Tuy nhiên, ở ví dụ trên mình đã chỉ ra cho bạn thấy mỗi người rất khác nhau, và cả hai đều có những thành công nhất định. Nếu không muốn nói, sếp mình cực kỳ thành công trong mảng sự nghiệp của anh (mà ảnh đâu có dậy sớm đâu). Nếu bạn không làm việc hiệu quả vào buổi sáng, mắc gì cứ phải dậy sớm để làm khổ mình?

2. Thời gian vàng sinh học là khoảng thời gian hiệu quả nhất của bạn, vậy nên bạn cần phải bảo vệ nó tối đa. Trong khoảng thời gian này chỉ nên tập trung làm những việc quan trọng nhất, thử thách nhất và đòi hỏi đến sự sáng tạo, trí tuệ của mình nhất. Đừng dùng nó vào những việc phí phạm như: trả lời mail, họp hành, làm việc ít giá trị, việc hành chính – giấy tờ, lướt web, facebook v…v…

Có một câu nói của Jim Rohn mà mình rất thích là: “Hãy học cách phân định giữa cái gì là chính, cái gì là phụ. Rất nhiều người không thành công đơn giản vì họ dành thời gian chính cho việc phụ, và dành thời gian phụ cho việc chính.” 

Đừng dùng thời gian vàng của mình vào những việc lặt vặt bạn nhé.

3. Những khoảng thời gian mà năng lượng của bạn thấp hơn, bạn có thể dùng nó để làm những việc ít đòi hỏi tư duy và sáng tạo hơn. Hoặc nếu bạn biết đó là thời gian thấp điểm của mình thì có thể sắp xếp các hoạt động giúp lấy lại năng lượng như tập thể dục thể thao, ăn uống lấy lại sức, ngồi thiền, yoga, giao tiếp với đồng nghiệp (dành cho người hướng ngoại). Như vậy, bạn vừa hiệu quả mà lại tận dụng tối đa thời gian mình có trong một ngày.

Làm Thế Nào Để Xác Định Thời Gian Vàng?

Dễ nhất là tự quan sát bản thân. Bạn hãy thử nghiệm trong một tuần tới như sau:

  • Nếu không có chất kích thích, caffein thì bạn thấy mình có nhiều năng lượng nhất vào khoảng thời gian nào?
  • Hãy đi ngủ và thức dậy một cách tự nhiên nhất, không dùng báo thức, không dùng điện thoại trước khi ngủ để xem mình là người “cú đêm” hay “chim sớm”.

Sau một tuần, bạn sẽ bắt đầu thấy được mô thức tự nhiên của mình thôi. Rất đơn giản.

Còn hai cách khác nữa đó là làm một bài trắc nghiệm và ghi chú vào bảng theo dõi năng lượng. Tuy nhiên, hai cách này mình xin phép không được share vì nó độc quyền dành riêng cho các bạn nào học khóa học “Làm Việc Hiệu Quả Thật Dễ Dàng” mà mình đang tổ chức. Bạn nào muốn biết thêm thì hãy cân nhắc tham gia khóa học nhé.

Chúc các bạn sớm xác định thời gian vàng của mình.

Thân mến,

Đinh Hải Đăng

Làm Thế Nào Để Sống Trọn Vẹn: Năng Lượng Dồi Dào (3/3)

Đinh Hải Đăng

Xin chào các bạn,

Hôm nay tôi sẽ chia sẻ phần cuối cùng của chuỗi bài viết “Cuộc Sống Của Bạn Có Trọn Vẹn Không?” Nếu bạn chưa đọc hai bài viết trước, bạn có thể nhấn vào đường dẫn dưới đây để đọc hai bài này:

Còn ở phần cuối này, tôi sẽ cùng với bạn đi qua một yếu tố vô cùng quan trọng với chúng ta, đó chính là: Năng lượng dồi dào. Nếu ví yếu tố Ý nghĩaMối quan hệ là nhiên liệu cho xe chạy thì Năng lượng chính là động cơ quyết định xe chạy nhanh hay chậm, ổn định hay không ổn định. Chúng ta có thể mơ mộng rất lớn, khát khao làm nhiều thứ trong cuộc đời mình, nhưng nếu chúng ta thiếu đi năng lượng để hoạt động thì chúng ta cũng không thể nào chạy hết công suất được. Sau đây là một số điểm quan trọng để giúp bạn luôn có một nguồn năng lượng cần thiết trong ngày của mình.

1. Đặt sức khỏe làm ưu tiên hàng đầu

“Chính sức khỏe mới là sự giàu có thực sự, không phải vàng và bạc.” – Mahatma Gandhi

Tôi đã bắt đầu đi làm từ thời tôi còn là sinh viên Đại Học và các công ty mà tôi trải qua đều toàn là công ty khởi nghiệp. Thông thường khi ta khởi nghiệp là vì ta có một ý tưởng nào đó, là vì ta muốn phụng sự cho xã hội tốt đẹp hơn. Nhưng có một quan sát mà tôi để ý thấy trong suốt quãng thời gian đi làm của mình tại các công ty khởi nghiệp đó là: Những người cống hiến vì một sứ mệnh nào đó lại có xu hướng bỏ quên đi khía cạnh sức khỏe trong cuộc đời của họ. Họ đặt nhu cầu của người khác lên cao hơn nhu cầu của mình. Chính bản thân tôi cũng đã từng có giai đoạn như vậy khi công việc luôn luôn là ưu tiên hàng đầu của tôi, trên cả những thứ khác như sức khỏe, gia đình, mối quan hệ v…v… Cái tôi muốn nói ở đây là mặc dù đây là một hành động rất đáng khen ngợi khi chúng ta nỗ lực hết sức mình để phụng sự xã hội, để cống hiến nhưng nếu xét về lợi ích lâu dài, tôi e rằng đây không phải là một phương án tối ưu nhất.

Theo một khảo sát ở Mỹ thì có 55% y tá tại nước này bị thừa cân hay béo phì. Khảo sát này cho thấy các y tá ít khi suy nghĩ về sức khỏe của họ. Mối quan tâm của họ hướng về bệnh nhân nhiều hơn. Nhưng cũng chính các y tá này khi được hỏi điều gì sẽ giúp họ hiệu quả hơn, thì họ thừa nhận rằng đó là sự đầu tư vào sức khỏe và năng lượng của bản thân mình.

Trong thế giới kinh doanh, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có một áp lực vô hình phải là người đến văn phòng sớm nhất , là người cuối cùng ra về, và họ cần rất ít thời gian để ngủ. Nhưng theo quan điểm của tôi, bất cứ một công ty thông minh nào cũng phải hiểu rằng thứ cuối cùng mà họ muốn là “ngôi sao” của họ bị kiệt sức vì lao lực. Tác giả Matthew Kelly trong quyển “The Dream Manager” có viết như thế này: Mục đích của doanh nghiệp là trở thành phiên bản tốt nhất của nó. Doanh nghiệp lại được cấu thành nên bởi các thành viên của nó. Vậy mục đích của các thành viên là cần phải trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình. Và để có thể trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình thì bạn cần phải có năng lượng và sức khỏe. Một nghiên cứu của Tom Rath và các cộng sự về lĩnh vực này cho thấy những người có mức năng lượng cao mỗi ngày thì khả năng họ toàn tâm toàn ý cho công việc cao hơn gấp ba lần người khác.

Một ví dụ khác đó là về BJ Radomski – người thầy đã dạy tôi về Life Coaching. Khách hàng của ông đều là C-Level Executive (lãnh đạo cấp cao) trong doanh nghiệp. Khi kí kết hợp đồng coaching với khách hàng, một trong những cam kết mà ông bắt khách hàng phải thỏa thuận là mỗi ngày dành ra ít nhất 15 phút để tập thể dục thể thao. Không cần biết bận rộn như thế nào, khách hàng cần phải cam kết với thỏa thuận này, nếu không thì hợp đồng sẽ bị hủy. Lý luận của BJ đó là: Nếu bạn chết, mọi ước mơ và khát vọng của bạn sẽ chấm hết. Nếu bạn không ưu tiên cho sức khỏe của mình, khả năng bạn chết sẽ nhanh và cao hơn rất nhiều.

Tóm lại, nếu bạn muốn tạo nên sự khác biệt, không chỉ hôm nay, mà cho cả những năm tháng sau này, bạn cần phải đặt sức khỏe và năng lượng của mình lên trên tất cả những thứ khác.

2. Ăn, Ngủ và Đi.

Có ba thứ sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe và năng lượng của bạn đó là: Ăn, NgủĐi. Nếu một trong ba lĩnh vực trên có vấn đề thì nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ những lĩnh vực còn lại.

Một lựa chọn tồi về thức ăn vào buổi sáng có thể khiến cả một buổi sáng của bạn kém hiệu quả. Một đêm ngủ không đủ giấc và ngon giấc sẽ khiến bạn có thể bỏ qua việc tập luyện thể dục để rồi dẫn đến những lựa chọn tồi tệ về thức ăn v…v… Một ngày không di chuyển, vận động sẽ khiến cho bạn không tái tạo năng lượng để tiếp tục vận hành trong ngày.

Tuy nhiên tin tốt là chỉ cần chúng ta bắt đầu làm tốt một trong những lĩnh vực trên thì nó có thể ảnh hưởng đến hai lĩnh vực còn lại. Bây giờ tôi sẽ chia sẻ kỹ hơn một số cách để bạn cải thiện ba lĩnh vực này.

3. Ăn lành và ăn đúng cách

Thức ăn bạn ăn ảnh hưởng trực tiếp đến mức năng lượng xuyên suốt một ngày của bạn. Tuy nhiên tôi phải công nhận là rất khó để phân biệt được thức ăn nào nên ăn và không nên ăn. Nhưng trước tiên bạn cần phải hiểu một điều rằng chỉ số calories không phải là yếu tố quyết định đến chất lượng của thức ăn. Ví dụ: 300 calories cải bó xôi không tương đương với 300 calories bánh quy đường. Vậy nên đừng chăm chăm nhìn vào chỉ số calories để quyết định thực phẩm của mình.

Dĩ nhiên mỗi người sẽ có những khẩu phần ăn và khuynh hướng thực phẩm khác nhau. Việc chỉ rõ ràng từng món thực phẩm cụ thể nên ăn là gì là một chuyện không tưởng, vậy nên tôi chỉ liệt kê ở đây một số nguyên tắc căn bản nhất (tham khảo từ quyển sách Are You Fully Charged?) để từ đó bạn có thể lựa chọn cho riêng mình khẩu phần dinh dưỡng phù hợp với bản thân:

  • Tránh thức ăn chiên dầu càng nhiều càng tốt. Các nghiên cứu cho thấy ăn nhiều thức ăn chiên dầu sẽ khiến bạn mắc các bệnh như: tăng khả năng ung thư tiền liệt tuyến; tăng khả năng ung thư buồng trứng, dạ con; tăng nguy cơ tai biến mạch máu não; dễ gây bệnh tiểu đường cho thai phụ v…v…
  • Ăn ít thức ăn đường bột đã qua tinh luyện.
  • Loại bỏ càng nhiều càng tốt các thức ăn có đường thêm vào (added sugar). Các thức ăn dạng này sẽ dễ khiến bạn mắc phải các bệnh như béo phì, tim mạch, tiểu đường v…v…
  • Xây dựng khẩu phần ăn của mình có nhiều rau củ
  • Ăn trái cây thay cho thức ăn ngọt. Đường trong trái cây tuy ngọt nhưng lại không có những tác dụng hại như đường tinh luyện chúng ta đang sử dụng.
  • Uống nhiều nước, trà thay vì nước ngọt hoặc các nước uống có đường.

Ăn những thức ăn mang lại tâm trạng tích cực

Bạn có biết rằng thức ăn ko chỉ ảnh hưởng mức độ năng lượng mà còn tâm trạng của bạn? Một số thức ăn mang lại tâm trạng tích cực, số khác lại không. Vậy nên những thức ăn bạn nạp vào trong một ngày sẽ quyết định tâm trạng của bạn suốt cả ngày hôm ấy. Chính vì vậy việc có một hiểu biết căn bản về loại thức ăn sẽ giúp bạn thay đổi tâm trạng của mình một cách chủ động.

Lấy ví dụ, nếu bạn ăn quá nhiều đồ ăn có chất béo có thể khiến bạn lờ đờ và và dễ bị tác động cảm xúc. Hoặc một nghiên cứu vào năm 2014 cho rằng những thức ăn đã qua tinh chế có thêm đường (added sugar) có thể là một nhân tố khiến cho bạn lười biếng. Một thí nghiệm khác cho thấy những người ăn thức ăn có chất axit trans-fat nhiều thì sẽ có khuynh hướng hung hăng và dễ cáu bẳn hơn.

Ngược lại, rất nhiều nghiên cứu khác đã kết luận rằng vào những ngày bạn ăn nhiều rau quả và trái cây thì bạn sẽ thấy bình tâm, hạnh phúc và nhiều năng lượng hơn bình thường. Chính vì vậy, mỗi khi bạn quyết định ăn thức ăn gì, hãy nhớ rằng chúng sẽ tạo nên một ngày của bạn và cách bạn tương tác với những người khác.

4. Ngủ đủ

Có lẽ bạn đã từng nghe nói đến cái gọi là “Quy luật 10.000 giờ” đúng không? Quy luật này được phát hiện bởi nhà nghiên cứu K. Anders Ericsson và được phổ biến rộng rãi đến trong quyển sách bán chạy Outliers (Những Kẻ Xuất Chúng) của tác giả Malcolm Gladwell. Quy luật này nói rằng những chuyên gia và vận động viên xuất sắc nhất cần khoảng 10.000 giờ luyện tập có chủ đích để đạt được mức độ đẳng cấp thế giới. Tuy nhiên, nhiều người chỉ tập trung vào con số 10.000 giờ mà quên để ý đến một yếu tố khác phân biệt những người này và phần còn lại của thế giới, đó chính là giấc ngủ. Những vận động viên đẳng cấp nhất ngủ trung bình 8 tiếng 36 phút. Ngược lại, một người Mỹ trung bình thường chỉ ngủ 6 tiếng 51 phút.

Nghiên cứu của Ericsson cũng cho thấy việc nghỉ ngơi thường xuyên sẽ nâng cao thành quả của họ. Những vận động viên đẳng cấp thường nghỉ ngơi thường xuyên để đảm bảo mình không bị kiệt sức và đảm bảo rằng họ được nạp năng lượng đầy đủ. Điều này giúp họ có thể tiếp tục cải thiện và hoàn thiện kỹ năng của họ.

Khi bạn thực hiện một công việc nào đó trong một khoảng thời gian quá lâu, nó sẽ làm giảm hiệu quả của bạn. Để tránh điều này xảy ra, hãy làm việc theo các khoảng thời gian và sau đó nghỉ ngơi giữa giờ, và đảm bảo rằng bạn ngủ đủ giấc.

Theo các nghiên cứu khoa học, lượng thời gian ngủ hợp lý và tối ưu là 7 – 8 tiếng. Nhưng nếu bạn vượt quá thời gian này, nó sẽ gây ra các hiệu ứng tiêu cực lên cơ thể bạn. Tuy nhiên một điều không kém phần quan trọng ngoài thời lượng, đó chính là chất lượng giấc ngủ. Những hoạt động bạn làm trước khi lên giường ngủ có tầm ảnh hưởng đến chất lượng ngủ của bạn.

Theo một nghiên cứu thì 90% người Mỹ sử dụng thiết bị điện tử trước khi họ đi ngủ. Một nghiện cứu năm 2014 cho thấy việc sử dụng điện thoại thông minh có hiệu quả tiêu cực đến công việc của bạn vào ngày hôm sau. Nghiên cứu này nhận thấy rằng sử dụng điện thoại thông minh vào ban đêm không chỉ dẫn đến chất lượng giấc ngủ tồi tệ mà còn gây nên sự mệt mỏi và kém tập trung trong công việc.

Ban đêm sẽ là lúc cơ thể bạn tiết ra một chất gọi là melatonin để giúp điều hòa giấc ngủ. Tuy nhiên ánh sáng từ các thiết bị điện tử có thể làm suy giảm đến 20% mức độ melatonin. Lời khuyên của tôi là bạn nên tìm cách để thay thế việc sử dụng thiết bị điện tử bằng các hoạt động khác như đọc sách, viết nhật ký, suy ngẫm v…v… Hãy hạn chế tối đa việc sử dụng các thiết bị điện tử trước khi ngủ.

Các yếu tố khác như nhiệt độ hoặc tiếng ồn cũng ảnh hưởng đến chất lượng giấc ngủ của bạn. Nếu có điều kiện, hãy giảm nhiệt độ phòng xuống thấp hơn vài độ so với nhiệt độ trung bình ở bên ngoài để giúp cho cơ thể bạn có thể ngủ ngon và không bị thức giấc vào giữa đêm. Đối với tiếng ồn, bạn có thể dùng các phần mềm hay thiết bị tạo tiếng ồn trắng (white-noise) để khiến các tiếng ồn khác không làm bạn thức giấc trong khi ngủ.

Hãy luôn ưu tiên một giấc ngủ chất lượng từ 7 – 8 tiếng. Bạn sẽ hiệu quả hơn, làm việc tốt hơn, và tương tác với mọi người một cách tích cực hơn khi bạn có một giấc ngủ ngon.

5. Di chuyển

Có lẽ không cần phải nói nhiều về ích lợi của việc tập thể dục với bạn nữa. Có quá nhiều nghiên cứu chỉ ra lợi ích của việc tập thể dục và tác hại của một đời sống thiếu vắng thể dục thể thao rồi. Nếu bạn muốn nghiên cứu kỹ hơn thì có thể nghiên cứu thêm qua Google, ở đây tôi sẽ liệt kê những điểm căn bản nhất cho bạn:

  • Hãy đảm bảo trong một ngày bạn có ít nhất 30 phút dành cho việc tập luyện, đi lại. Việc này sẽ giúp nâng cao năng lượng của bạn trong vòng từ 6-12 tiếng tiếp theo. Đặc biệt bạn nên cố gắng tập luyện vào buổi sáng sớm và nên tránh luyện tập vào lúc quá khuya (vì lúc đó bạn sẽ bị khó ngủ do cơ thể đang có quá nhiều năng lượng).
  • Nếu bạn là dân văn phòng và ngồi quá nhiều thì nên tập luyện cho mình thói quen nghỉ giữa giờ. Thông thường bạn nên dành từ 60-90 phút làm việc tập trung, sau đó nghỉ khoảng 15-20 phút. Quan trọng nhất là trong khoảng thời gian này bạn không nên ngồi tại chỗ nghỉ ngơi, giải trí như lướt Facebook, xem Youtube mà nên đứng lên đi lại. Các nghiên cứu cho thấy việc ngồi nhiều rất không tốt cho cơ thể của bạn, đặc biệt là những người làm việc văn phòng.
  • Bạn có quyền lựa chọn bất kỳ loại thể thao nào phù hợp nhất với bản thân, không nhất thiết chỉ có đi bộ hay chạy bộ. Đặc biệt bơi lội là một trong những môn thể thao mang lại lợi ích lớn cho toàn bộ cơ thể.
  • Nếu bạn có điều kiện, hãy mua các thiết bị theo dõi sức khỏe như Fitbit, Misfit, Samsung Gear, Microsoft Band để đo đạc chỉ số của bản thân. Người ta nói cái gì đo lường được thì mới cải thiện được. Các loại thiết bị này đều có tính năng đo bước chân cả. Và theo một nghiên cứu cho thấy, bạn cần đạt khoảng 8.000 – 10.000 bước mỗi ngày để đảm bảo lợi ích tốt nhất.

Kết lại

Ăn, ngủ, và đi chính là cách để giúp bạn ngăn ngừa các nguy cơ stress tiềm ẩn. Nên nhớ rằng phòng bệnh hơn chữa bệnh. Nếu bạn xây dựng được cho mình một lối sống lành mạnh theo những gì tôi chia sẻ ở trên, bạn sẽ tăng khả năng miễn nhiễm với stress hơn những người khác. Và nhờ đó bạn sẽ có một cuộc sống “trọn vẹn” hơn rất nhiều.

Quản Lý Năng Lượng Để Nâng Cao Hiệu Suất Bản Thân (Phần 1)

Chào các bạn,

Đã lâu rồi tôi không có thời gian viết bài mới trên blog. Lý do là vì tôi vừa mới đảm nhận công việc Product Manager cho UBrand một công ty công nghệ khởi nghiệp về đào tạo trực tuyến. Chính vì vậy nên thời gian qua tôi phải dồn sự tập trung và tâm trí cho nhiệm vụ mới nên chỉ có thể duy trì website hoạt động chứ không cập nhật thêm nội dung mới. Tuy nhiên, với bất kỳ bạn nào muốn thực hiện life coaching/career coaching với tôi thì bạn vẫn cứ đăng ký buổi đầu tiên nhé.

Quay lại chủ đề, hôm nay tôi muốn chia sẻ với các bạn trong gần nửa năm qua những gì tôi đã học được về gia tăng hiệu suất trong công việc. Chắc chắn rất nhiều người trong chúng ta gặp khó khăn với việc hoàn thành những công việc mình đề ra trong một ngày. Thậm chí chúng ta còn hay ước rằng mình có hơn 24 giờ một ngày để hoàn thành nhiều hơn. Nhưng thật ra bạn không cần phải ước điều đó, vì tất cả mỗi người đều có 24 giờ như nhau nhưng bạn có bao giờ tự hỏi tại sao những người thành công lại hoàn thành được nhiều hơn bạn? Đó là điều mà chúng ta sẽ đi tìm hiểu trong bài viết hôm nay.

Hiệu suất công việc: Ba thành tố quan trọng

Qua một quá trình tìm hiểu, tôi nhận ra rằng để gia tăng hiệu suất công việc, có ba thành tố mà chúng ta cần phải cải thiện, bao gồm:

  1. Năng lượng
  2. Sự tập trung
  3. Thời gian

Thiếu mất đi một trong ba điều này thì hiệu suất của chúng ta sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều.

  • Bạn có thể lên lịch làm việc rất chi tiết, nhưng nếu bạn không đủ năng lượng và sự tập trung để hoàn thành công việc trong khoảng thời gian mình định ra thì hiệu suất của bạn không thể cao được
  • Hoặc bạn có thể có năng lượng rất dồi dào, nhưng do không biết sắp xếp công việc của mình cũng như thiếu đi sự tập trung, bạn thậm chí sẽ bị rơi vào trường hợp tỏa năng lượng đi khắp nơi mà chẳng thu lại được lợi lộc gì
  • Hoặc cũng có thể bạn có khả năng tập trung vào một việc rất tốt, nhưng bạn không thể duy trì lâu dài được bởi vì thiếu đi nguồn năng lượng cần thiết cho điều đó

Chính vì vậy gia tăng hiệu suất đồng nghĩa với việc quản lý thật tốt cả ba thành tố trên. Thiếu vắng một trong số chúng đều sẽ có sự tác động rất lớn đến hiệu suất của bạn.

Ở bài này, tôi sẽ dành thời gian để nói về thành tố đầu tiên – Năng Lượng. Ở các bài sau tôi sẽ chia sẻ cụ thể hơn về Thời Gian và Sự Tập Trung.

Thành Tố Đầu Tiên: Năng Lượng

Đây là thành tố đầu tiên và cũng là thành tố nền tảng nhất để làm việc hiệu quả. Nếu không có năng lượng, rất khó để bạn thực hiện chỉnh chu bất cứ một điều gì. Hãy tưởng tượng bạn đã sắp xếp cho một tuần làm việc một cách hoàn hảo và chi tiết, bạn biết lúc nào thì mình nên làm gì, duy chỉ có một điều rằng bạn đang thiếu ngủ trong suốt 2 ngày trước đó, ngoài ra bạn ăn uống không đều đặn và hay dùng thức ăn nhanh để chữa cháy, bên cạnh đó bạn ít khi nào vận động cơ thể của mình. Bạn nghĩ xem liệu mình có thể thực hiện theo kế hoạch bạn đã đề ra hay không? Nhiều khả năng là không thể do mức năng lượng của bạn lúc này đang ở trong tình trạng rất thấp.

Những gì tôi vừa nói ở trên chỉ là một phần của năng lượng mà thôi, hay nói rõ hơn thì đó là năng lượng thể chất. Tuy nhiên, theo quyển sách Sức Mạnh Của Sự Toàn Tâm Toàn Ý (Tony Schwartz – Jim Loehr) thì còn ba loại năng lượng khác nữa mà bạn cần phải cải thiện, cụ thể như sau:

  • Năng Lượng Thể Chất (sức khỏe) – Là nền tảng của các khía cạnh năng lượng khác. Năng lượng thể chất bao gồm ngủ đủ giấc, cơ thể khỏe mạnh, dinh dưỡng, nghỉ ngơi xen kẽ để hồi phục sức lực.
  • Năng Lượng Cảm Xúc (hạnh phúc) – Năng lượng cảm xúc là khả năng học cách khai thác những cảm xúc cụ thể có ảnh hưởng đến hiệu suất, bởi vì cảm xúc của chúng ta có ảnh hưởng rất lớn đến năng lực làm việc của chúng ta.
  • Năng Lượng Tâm Trí (sự tập trung) – Năng lượng tâm trí là khả năng học cách tập trung vào công việc của mình và quản lý những sự xao nhãng ở môi trường xung quanh.
  • Năng Lượng Tinh Thần (mục đích sống) – Năng lượng tinh thần đến từ việc biết ý nghĩa mục đích sống của mình và những giá trị cá nhân cao nhất của bản thân.

Bạn thấy đấy, năng lượng của chúng ta thật sự rất quan trọng. Nếu không có năng lượng, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn để chạy đường dài đấy.

10 Cách Để Quản Lý Năng Lượng Bản Thân

Dưới đây là các cách đơn giản nhất để giúp bạn quản lý bốn khía cạnh năng lượng trên.

1. Tập thể dục, thể thao đều đặn. Bên cạnh đó đảm bảo một thực đơn với nhiều chất dinh dưỡng.

2. Ngủ đủ giấc, từ 7-8 tiếng một ngày.

3. Uống 2 lít nước mỗi ngày.

4. Bạn nên rèn luyện thói quen thiền/yoga để quản lý cảm xúc tốt hơn.

5. Thực tập viết nhật ký biết ơn để rèn luyện cho não bộ luôn nhìn thấy những điều tích cực, để từ đó bạn có những cảm xúc tích cực.

6. Đừng làm nhiều việc cùng một lúc, vì nghiên cứu cho thấy bạn không thể tập trung 100% vào một việc nào đó nếu như bạn đang làm nhiều việc cùng lúc. Bên cạnh đó, bạn sẽ mất 25 phút để quay lại tập trung vào công việc hiện tại nếu như bạn bị xao nhãng.

7. Hãy thiết lập môi trường làm việc của mình để đảm bảo rằng bạn hạn chế tối đa những thứ có thể làm phiền bạn.

  • Để điện thoại ở chế độ im lặng và cất vào cặp nếu cần thiết
  • Hạn chế các thiết bị điện tử trên bàn làm việc
  • Định sẵn khoảng thời gian kiểm tra email để tránh việc liên tục kiểm tra email trong lúc làm việc
  • Đeo tai nghe để báo hiệu cho đồng nghiệp rằng bạn đang làm việc

8. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro (làm việc 90 phút – nghỉ 15 phút) để giúp cho bộ não tập trung hoàn toàn vào công việc mà bạn đang làm.

Tôi cũng xin nói thêm rằng kỹ thuật này là để tận dụng tốt nhất một nhịp điệu gọi là nhịp điệu Ultradian. Nếu mà nói dài dòng thì trên internet đã có rất nhiều nghiên cứu nói về điều này rồi, nên tôi sẽ nói ngắn gọn đó là con người hoạt động tối ưu trong khoảng thời gian từ 90-120 phút (tùy mỗi người). Sau khoảng thời gian đó, bạn phải cho não bộ thật sự nghỉ ngơi từ 15-20 phút trước khi bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo. Đó chính là lý do vì sao kỹ thuật Pomodoro rất hiệu quả để gia tăng hiệu suất làm việc.

Nhịp điệu Ultradian

9. Xác định khoảng thời gian mà bạn làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Mỗi người sẽ có khoảng thời gian rất đa dạng (ví dụ như tôi là từ 8h – 10h30 sáng). Khi đã xác định được khoảng thời gian này, hãy sắp xếp làm công việc khó nhất trong ngày ở khoảng này.

10. Xác định giá trị cá nhân của bản thân để biết được mục đích mình làm những điều mình đang làm. Tốt hơn nữa là xác định sự nghiệp mà mình muốn theo đuổi. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc này, career coaching sẽ giúp bạn xác định giá trị và công việc mơ ước của bản thân.

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn và đầy đủ hơn, tôi khuyến khích bạn mua quyển sách Sức Mạnh Của Sự Toàn Tâm Toàn Ý mà tôi đã nói ở trên.

Chưa nói đến hai thành tố còn lại, chỉ cần bạn làm tốt được những điều tôi chia sẻ trên đây thì bạn đã có thể thấy được sự tiến bộ vượt bậc trong hiệu suất của mình rồi. Ở phần sau tôi sẽ chia sẻ với bạn kỹ hơn về thành tố Thời GianSự Tập Trung. Hẹn gặp lại bạn.

Chúc bạn luôn dồi dào năng lượng, bạn nhé!

Hải Đăng